El proceso administrativo

MBA Fidelina Corado

Administracin

Proceso Gerencial /

Administrativo

Administracin es:

El proceso de trabajar con las personas y

con los recursos para cumplir con los

objetivos organizacionales.

Proceso Administrativo

/ Gerencial

4 funciones / etapas:

Planeacin: Dar valor estratgico

Organizacin: Formar e integrar una organizacin dinmica

Direccin: Movilizar a las personas

Control: Aprendizaje y cambio

El administrador Debe hacer y dominar todas las funciones?

Proceso Gerencial

Administracin

Ambiente externo y Cultura

Toma de decisiones gerenciales

Planeacin y administracin estratgica

tica y Responsabilidad corporativa

Administracin internacional

Espiritu emprendedor

Implementacin de la estrategia

Estructura de la organizacin Liderazgo control gerencial

Agilidad organizacional Motivacin para el desempeo Administracin tecnologa e innovacin

Administracin de recursos humanos Trabajo en equipo Creacin y administracin del cambio

Administracin fuerza de trabajo diversa Comunicacin

CONTROL: Aprendizaje y cambio

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN

DIRECCIN: Movilizacin del personal

ORGANIZACIN: Integrar una

organizacin dinmica

PLANEACIN: Proporcionar valor

estratgico

Planeacin estratgica

Concepto

Es el proceso conciente y sistemtico de toma de decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, un grupo, una unidad de trabajo o una organizacin perseguirn en el futuro.

Concepto

Es el proceso que se sigue para determinar las metas de una organizacin y las estrategias que permitirn alcanzarlas y desde esa perspectiva, la planificacin estratgica fija los lmites dentro de los cuales tiene lugar el control y evaluacin de gestin (Anthony, 1998). Citado por Cepal.

Es un enfoque integral que refleja la funcin, fuerza y debilidad presente y futuro para la organizacin.

Concepto y caractersticas

Caractersticas: No es una respuesta informal o riesgosa ante una

crisis

Es iniciativa concientemente dirigida y controlada por los directores

A menudo basada en el conocimiento y la experiencia que tienen los que laboran en la organizacin.

Ofrece una visin clara y flexible para orientar las actividades futuras.

Permite definir el conjunto de acciones para lograr la adaptacin al medio (en el segmento del medio en donde acta la organizacin)

Sigue un proceso de decisin

Concepto y caractersticas

Ofrece un proceso que permite identificar puntos de vista diversos, debatir, clarificar y resolver, y guan la accin que requiere ser tomada.

Tiene dos connotaciones relativamente diferentes:

Realizar un mapa de las probables decisiones futuras en una organizacin

Disear una ruta de accin personal para el futuro.

Cundo realizar planeacin

estratgica?

Cuando se requiere desarrollar, aclarar o consolidar el marco estratgico en el que trabaja la organizacin.

Para aumentar el entendimiento del medio externo y la propia capacidad, fuerzas y debilidades.

Una vez cada tres aos

En algunos momentos del ciclo de la vida de la organizacin.

Se est en capacidad de tiempo y recursos para llevar a cabo un proceso de planificacin estratgica riguroso.

Niveles de Planeacin

Tipos de Administradores:

Administradores estratgicos

Administradores tcticos

Administradores operativos

Niveles de Planeacin:

Estratgica

Tctica

Operativa

Planeacin Estratgica

Estrategia es un patrn de acciones y recursos diseados para alcanzar las metas de la organizacin.

Da respuesta a 5 preguntas sobre la forma en que la organizacin podr alcanzar los objetivos: Dnde ser ms activos? Cmo llegar all? Cmo ganar mercado? Cmo moverse ms rpido y en qu

secuencia realizar los cambios?

Cmo obtener resultados financieros?

Planeacin Estratgica

Caractersticas: Largo plazo Fuerte orientacin externa Abarca grandes porciones de la organizacin Requiere ejecutivos experimentados Metas estratgicas: Son grandes objetivos relacionados con la

supervivencia, los valores y el crecimiento de largo plazo. Reflejan eficacia y eficiencia.

Ej. De metas tpicas:

Crecimiento, Mayor participacin de mercado, mayor rentabilidad, crecimiento del ROI, fomento de calidad, incremento de productividad, mejora en el servicio al cliente y contribuciones a la sociedad

Planeacin Tctica y Operativa

Tctica: Traduce las metas y los grandes planes estratgicos

en metas y planes especficos que son importantes para lograrlos

Caractersticas: Definen una porcin de la organizacin: Una divisin y/o rea

funcional.

Se enfocan en las acciones ms importantes que una unidad debe cumplir dentro del plan estratgico

Operativa: Identifica los procesos y procedimientos

especficos requeridos en los niveles inferiores de la organizacin.

Se enfoca en tareas rutinarias

Alineacin de las planeaciones

Alineacin entre las 3 planeaciones, es: Coherentes Apoyarse recprocamente Estar enfocadas en alcanzar un propsito y

direccin comunes

Alineacin de las planeaciones

Metodologa para alinear: Mapa estratgico Herramienta para comunicar metas y para su

entendimiento, por parte de todos

Ilustra 4 perspectivas conductoras (o balanced scorecards) del xito de largo plazo:

Habilidades de su gente y capacidad para crecer y aprender Eficiencia de sus procesos internos Capacidad de entregar valor a los clientes Habilidad para acrecentar sus activos financieros

Quin debe participar?

El proceso de planificacin estratgica ayuda a una organizacin a aclarar, consolidar y establecer su marco estratgico, es decir su visin y valores.

Es importante que toda la organizacin participe en, al menos, parte del proceso. Se recomienda lo siguiente:

Fase de planificacin del proceso: Debe participar el equipo de administracin del proyecto

u organizacin.

Fase de entendimiento del contexto: Todos los miembros del personal y de la junta directiva:

el personal administrativo debera participar si es importante para ellos entender los asuntos de la organizacin y los problemas.

Quin debe participar?

Formulacin de visin, valores y misin: Todos los miembros del personal y de la junta directiva

Revisin de los puntos fuertes y dbiles, de las oportunidades y de las amenazas: Personal profesional o del programa de todo el proceso;

incluye al personal administrativo en las discusiones sobre los puntos fuertes y dbiles internos.

Discusin de opciones estratgicas y objetivos: Miembros del personal y de la junta directiva.

Estructura de la organizacin: El equipo de administracin con aportaciones del resto

del personal.

Proceso de planeacin

Fases de Toma de decisin y

Planeacin Etapas generales de la toma de

decisiones

Identificacin y diagnstico del

problema

Generacin de soluciones

alternativas

Evaluacin de las alternativas

Seleccin

Implementacin

Evaluacin

Pasos especficos y formales

de la planeacin

Anlisis Situacional

Metas y Planes alternativos

Evaluacin de la meta y del

plan

Seleccin de la meta y del plan

Implementacin

Monitoreo y control

Dolan, Valle y col. 2007 (p.34)

Proceso de Planeacin

Estratgica

Pasos de la planeacin

estratgica

Anlisis de

fortalezas y

debilidades

Establecimiento de

misin, visin y

metas

Anlisis FODA y

formulacin de la

estrategia

Implementacin de

la estrategiaControl estratgico

Analisis de

oportunidades y

amenazas

Exploracin y anlisis del entorno: Las dos dimensiones que deberan atenderse

son: los aspectos distintivos del macroambiente (econmico, poltico, sindical, etc.) y del microambiente (clientes, proveedores, distribuidores y competidores)

Exploracin y anlisis interno: El contexto organizativo de la gestin de los

recursos (situacin econmica, financiera, tecnolgica,) y los propios procesos de gestin de los recursos humanos

Exploracin y Anlisis

Exploracin y anlisis del entorno

Otros conceptos

Anlisis estratgico

El anlisis estratgico est conformado por la formulacin (o reformulacin) de la misin, el

diagnstico institucional y el establecimiento de los

objetivos estratgicos, siendo ste el punto

culminante.

Implementacin estratgica:

La implementacin estratgica toma como punto de partida a los objetivos y avanza hasta comprender las

polticas y cursos de accin e, incluso, el sistema de

monitoreo y evaluacin del plan.

Definicin de un marco estratgico

El marco estratgico incluye:

Visin

Valores

Misin articulada en una declaracin de misin.

Objetivos:

Objetivo general de la organizacin.

Objetivo inmediato de la organizacin.

Las reas resultantes clave (KPI) en el que se quiere centrar la organizacin.

El entendimiento de los vacos entre la organizacin y lo que se necesita hacer para lograr los objetivos y las

fuerzas que lo ayuden y dificulten

Misin

Es la razn de ser de una persona, equipo y empresa, con lo que le permite existir, lograr

su sostenibilidad o rentabilidad.

Misin

La declaracin de Misin describe el propsito general de la organizacin. La Misin es lo que es

la organizacin: HOY, es el propsito central

para el que se crea un ente.

La Misin proyecta la singularidad de tu organizacin, sin importar el tamao. Idealmente la

Declaracin de la Misin debe constar de 3 partes:

Quines somos?

Qu hacemos?

Porqu lo hacemos?

Misin y lemas

No debe confundirse la Misin con el "Lema" de la empresa.

Un lema puede enunciar un principio, mas no proyecta lo que la misin, como algo permanente y duradero.

Podra tenerse una "Misin" y un "Lema" simultneamente? Si

Los lemas han sido muy utilizados. Es probable que de la Misin se derive el lema y lleve su esencia, pero no deben confundirse.

La Misin, Visin y Valores, deben ser vigentes y reflejar la realidad actual. Pueden DESACTUALIZARSE, reflejar que NADIE las VIVE.

Visin

La Visin es una declaracin acerca de lo que su organizacin quiere llegar a ser.

Es la imagen que la empresa tiene de s misma y del futuro.

Es una imagen del futuro deseado que buscamos crear con nuestros esfuerzos y

acciones.

Visin

Es la brjula que guiar a lderes y colaboradores.

Es lo que permitir que todas las cosas que hagamos, tengan sentido y coherencia. Es la

organizacin en el FUTURO.

Responde a la pregunta Qu es lo que realmente queremos? Dnde queremos

estar en X tiempo?

Visin

La visin debe: Ser factible alcanzarla, no debe ser una fantasa.

Motivar e inspirar.

Ser compartida.

Ser clara y sencilla, de fcil comunicacin.

Tener resonancia con todos los miembros de la organizacin y permitirles sentirse orgullosos, emocionados, y ser parte de algo mucho ms grande que ellos mismos.

Potenciar las capacidades de la organizacin y la imagen de s misma.

Dar forma y direccin al futuro de la organizacin.

Valores

Un valor es una creencia sobre lo que se puede hacer o no, lo que es o no

importante.

Constituyen las creencias y actitudes que ayudan a determinar el comportamiento

individual y grupal

Objetivos estratgicos

Ante la necesidad de hacer un plan, debemos preguntarnos:

Cules son nuestros objetivos?

Para qu queremos hacer algo

Preguntas para elaborar los objetivos y definir el QUE:

Dnde queremos llegar?

Para qu deseamos desarrollar el programa?

Qu necesidades sociales, comunitarias, econmicas, etc., pretendemos satisfacer?

Objetivos estratgicos

Los objetivos son de:

Corto plazo : 6 meses a 1 ao

Mediano plazo: 3 menos de 5 aos

Largo plazo: 5 a 10 aos en adelante.

Los objetivos de largo plazo son llamados Objetivos estratgicos.

reas clave y KPIs

Identificar estndares de medicin que permita controlar y monitorear el logro de

los resultados y posteriormente evaluar el

grado de cumplimiento y retroalimentar

para la toma de decisiones en los distintos

niveles organizacionales.

Enfoque de la planeacin:

Metas y planes

Metas: Propsito o fines que se quieren alcanzar.

Cualidades SMART: Especficas

Medibles

Alcanzables

Relevantes

Temporalmente determinadas

Enfoque de la planeacin:

Metas y planes

Planes: Acciones o medios que se desean utilizar para alcanzar las metas.

Tipos de planes:

Planes de un solo uso: varias metas que no se repiten

Planes permanentes: continuos, preservan metas

Planes de contingencia o por si acaso: ante cambios no previstos

Tarea

Elabore:

La visin para Ud. Y su familia

Un plan para lograrla.