Helping People Change │ Un pas vers le changement

ANNUAL REPORT

RAPPORT ANNUEL

2019-2020

310 Olmstead Ottawa, ON K1L 7K3 613-233-8478 www.cfsottawa.ca

Counselling and Family Service Ottawa │ Service familial et counseling Ottawa

Mission Statement

Counselling and Family Service Ottawa is a non-profit charitable

organization, offering a range of social services in English and French

to all residents of Ottawa. These services are provided by professional

qualified staff through a variety of programs designed to strengthen

and empower individuals and families.

Énoncé de mission

Le Service familial et counseling Ottawa est un organisme de

bienfaisance offrant une gamme de services sociaux, en anglais et en

français, aux gens de la région d'Ottawa. Ces services sont assurés

par un personnel professionnel compétent dans le cadre de

programmes divers visant à renforcer et à appuyer les individus et les

familles dans leur propre développement.

Board of Directors

Conseil d’administration

Isabelle Massip, President/Présidente Arlette Dufour, Vice-President/Vice-présidente

and Acting Secretary/Secrétaire par intérim Catherine Galligan/Treasurer/Trésorier

Geoffrey Charlebois Louise Labrosse Anne Finlayson

MANAGEMENT/GESTION

Franca DiDiomete, Executive Director/Directrice générale

Ann Carson Tempier, Clinical Supervisor/Superviseure clinique

Claudette Charbonneau, Admin Assistant-Supervisor/Adjointe administrative-superviseure

Ariel Ramirez – Accountant/Comptable

President’s Report / Rapport de la présidente

We are meeting today under these extraordinary circumstances with which we have now become familiar and which mandate that this Annual General Assembly take place via video-conference. I will therefore be brief – I do not wish to test the limits of the technology – and focus my remark on those issues that you have been primarily interested in: that is how your Agency has managed under the new conditions created by the COVID 19 pandemic and delivered its services to the Community. Before I focus on the Agency response to the pandemic, let me say briefly that the Board has been working on a succession plan to replace our Executive Director who will be retiring at the end of the fiscal year. A committee was established and a consultant engaged to assist us with the process. Board members met with staff to get their input on the skills and experience needed by the future Executive Director, and this along with input from Board and the current Executive Director informed the development of the job description for the new Executive Director. The plan is to begin the recruitment process in the fall of 2020. Now back to the response to the pandemic. Immediately after confinement had been instated in mid-March, the Agency took measures to continue dispensing its programs without putting its employees at risk. As groups and in person appointments with clients were canceled, they were replaced with telephone interviews. A program of regular phone checks with isolated and vulnerable clients was put in place. Additional phones were obtained along with phone plans through the generosity of United Way. The acquisition by the Agency of additional cell phones was made necessary as staff could not use their personal phone if their private information were to be protected and the provisions of the Agency’s insurance contract respected. A skeleton staff remained on the premises for administrative purposes, but no clients were allowed in the building. Reports and paperwork were done from home. The approach described above enabled the Agency to continue to deliver all its programs. In early July, CFS started gradually re-opening its doors to clients, a process which should be completed by the end of the month. This has obviously required the implementation of the kind of strict health and safety measures and procedures that we have all become accustomed to: a Plexiglas barrier at the reception, regular cleaning and disinfection of surfaces –an additional cleaner has been hired –personal protection equipment, redesign of space to ensure physical distancing etc. As normal activity resumes, and the number of clients returns to earlier levels, we will be better able to assess the full impact of the COVID crisis on the Agency, its programs and its staff. We are of course hoping that normal life can resume as quickly as possible and that we can envisage implementation of new programs as required. Throughout the confinement period, the Board was kept informed of developments by email and met via either tele or videoconference.

Turning now very briefly to areas that had preoccupied the Board before confinement, I wish to note that the Agency was able to negotiate a renewed three-year contract with CUPE and that we had launched a process to identify an operations manager to assist our ED and facilitate the transition. This is an initiative that will have to be pursued in the fall. One last area where we have failed to make progress is the updating of our rules of procedure. As you will remember for our last General Assembly, we had hoped to have new ones, closely modeled on the provisions of the 2010 Ontario Not-for-Profit Corporations Act and the default organizational by laws provided by the ministry. The disruption to the operations of the Board, combined with the lack of real urgency stemming from the fact that the legislation is not yet in force has delayed our efforts, but we will return to the task. Thank you.

*************************** Nous nous rencontrons aujourd’hui dans des circonstances exceptionnelles qui nous sont devenues familières et qui dictent de tenir la présente assemblée générale annuelle par vidéoconférence. Je serai donc bref, car je ne tiens pas à tester les limites de la technologie. Je focaliserai mes commentaires sur les questions qui vous ont intéressés au premier chef, à savoir : comment notre organisation a composé avec les nouvelles conditions engendrées par la pandémie de COVID-19 et comment elle a livré ses services à la communauté. Avant d’aborder la réponse du SFC à la pandémie, je veux prendre un instant pour vous dire que le Conseil d’administration a travaillé à établir un plan de relève en vue du remplacement de notre directrice générale qui prendra sa retraite à la fin de l’exercice financier. Un comité a été mis sur pied et un consultant engagé afin de nous aider dans ce processus. Les membres du Conseil ont rencontré le personnel pour connaître son avis sur les compétences et l’expérience que devrait posséder la personne qui prendra la relève à la direction générale. Cette démarche ainsi que les observations du Conseil et de la directrice générale actuelle ont servi de base à l’élaboration de la description de poste de la future direction générale. On compte entreprendre le processus de recrutement à l’automne 2020. Maintenant, revenons aux adaptations dictées par la pandémie. Immédiatement après le début du confinement, à la mi-mars, le SFC a pris des mesures pour maintenir ses programmes en activité sans mettre à risque son personnel. Les rencontres de groupe et individuelles ont été annulées et remplacées par des entretiens téléphoniques. On a mis en place un programme d’appels téléphoniques réguliers de suivi auprès des personnes isolées et vulnérables. Des téléphones supplémentaires et les forfaits téléphoniques nécessaires ont été obtenus grâce à la générosité de Centraide. Le SFC a dû acheter des cellulaires supplémentaires, car le personnel ne pouvait pas utiliser ses appareils personnels pour des raisons de protection de leurs renseignements personnels et de respect du contrat d’assurance de l’organisme. On a maintenu sur place un effectif réduit, pour des besoins administratifs, mais aucun client n’était

autorisé à entrer dans l’immeuble. La préparation des rapports et des documents s’est faite à la maison. Toutes ces mesures ont permis au SFC de continuer à offrir tous ses programmes. Au début de juillet, le SFC a commencé progressivement à rouvrir ses portes à la clientèle, un processus qui devrait s’achever d’ici la fin du mois. Cela a évidemment nécessité de mettre en œuvre le genre de mesures et de procédures strictes d’hygiène et de sécurité auxquelles nous nous sommes tous et toutes habitués : écran protecteur en Plexiglass à la réception, nettoyage et désinfection régulière des surfaces –embauche d’une personne additionnelle pour le nettoyage – équipement de protection personnelle, réaménagement de l’espace pour assurer la distanciation physique, etc. À mesure que l’activité revient à la normale et que le nombre de clients remonte aux niveaux habituels, nous serons mieux à même d’évaluer le plein impact de la crise du COVID sur le SFC, ses programmes et son personnel. Bien sûr, nous espérons que la vie normale pourra reprendre son cours le plus vite possible et pouvoir envisager d’implanter de nouveaux programmes selon les besoins. Tout au long de la période de confinement, le Conseil a été tenu au courant de l’évolution de la situation au moyen de courriels et il s’est réuni par conférence téléphonique ou vidéo. Passons maintenant, très brièvement, aux sujets de préoccupation du Conseil avant le confinement. Je tiens à souligner que le SFC a négocié le renouvellement de la convention collective avec le SCFP pour une durée de trois ans et que nous avions aussi lancé le processus pour trouver un gestionnaire des opérations pour épauler notre DG et faciliter la transition. Il faudra reprendre cette démarche à l’automne. En dernier lieu, un domaine dans lequel nous n’avons pas progressé est la mise à jour de nos règles de procédure pour les adapter plus étroitement aux dispositions de la Loi de 2010 de l’Ontario sur les organisations sans but lucratif et aux règlements administratifs d’organisation standard établis par le Ministère. Vous vous souviendrez que nous avions espéré en avoir de nouvelles au moment de notre dernière assemblée générale. La perturbation des activités du Conseil, combinée à l’absence d’une réelle urgence, la loi n’étant pas encore en vigueur, a retardé nos efforts en ce sens, mais nous nous remettrons à la tâche. Je vous remercie de votre attention. Isabelle Massip, President/Présidente

Treasurer’s Report / Rapport de la trésorière

This year ended with net assets of $1,387,907 (included is $732,074 of capital assets) compared to $1,361,129 in the last fiscal year. CFS/SFC Ottawa continues to be in a healthy financial position despite the many challenges it faces. Because of our healthy financial position, we were once again able to cover some small deficits in programs via a transfer from revenue generated from the building. The Agency has a number of administrative funds, each designated for various purposes, which also act as our reserves. This ensures long term viability, and reduces risk. The Covid 19 pandemic, coming close to the end of the fiscal year, did not have a significant impact on our finances and operations for the year. The financial impact came in the early months of 2020-21 fiscal year and will be reported on in detail next year. With contributions from some funders and the federal CEWS (Canada Emergency Wage Subsidy) we remain in a good financial position despite the reduction in income from client fees in our Counselling Program and our New Directions Program. This year revenues were $2,191,975 with expenses of $2,131,436. The surplus in the Program for Male Survivors of Sexual abuse (SSMSSA) of $46,914 will be returned to the Ministry of the Attorney General as per our contractual agreement. I would like to acknowledge the work of the Management staff in keeping CFS/SFC Ottawa on sound financial ground. I would also like to thank Geoffrey Charlebois for his assistance on the finance committee, and the members of the Board for their support. Respectfully submitted,

************************* L’année financière s’est clôturée avec un actif net de 1 387 907 $ (comprenant 732 074 $ d’immobilisations) comparativement à 1 361 129 $ en 2018-2019. Le CFS/SFC Ottawa conserve une situation financière saine malgré les nombreux défis à relever. Cette situation favorable a permis de combler de légers déficits dans les programmes grâce à un transfert à partir des revenus générés par l’immeuble. Le SFC a un nombre de fonds administratifs désignés à des fins diverses, qui servent aussi en tant que réserves. Ceci assure la viabilité à long terme et minimise le risque. La pandémie de Covid 19, qui est survenue vers la fin de l’exercice, n’a pas eu

d’incidence importante sur nos finances et nos opérations pour l’année. L’impact

financier est survenu au cours des premiers mois de l’exercice 2020-2021 et fera l’objet

d’un rapport détaillé l’an prochain. Grâce aux contributions de certains bailleurs de

fonds et de la SSUC (Subvention salariale d’urgence du Canada), nous demeurons

dans une bonne situation financière, malgré la réduction du revenu provenant des frais

de clients dans le cadre de notre programme de counseling et de notre programme

New Directions.

Cette année les revenus s'établissent à 2 191 975 $. Les dépenses s’élèvent à 2 131 436 $. L’excédent de 46 914 $ du Programme de soutien pour hommes ayants subi des agressions à caractère sexuels sera retourné au ministère du Procureur général conformément à notre entente contractuelle. Je tiens à souligner le remarquable travail du personnel de direction qui réussit à maintenir la santé financière du CFS/SFC Ottawa. Je veux aussi remercier Geoffrey Charlebois, pour son aide au comité des finances, et les membres du conseil d’administration pour leur appui. Je soumets ce rapport avec tous mes respects,

Catherine Galligan, Treasurer / Trésorière

Rapport du Comité des services en français / French Language Services Committee

En cette année de pandémie le Service familial et counseling Ottawa poursuit toujours ses efforts à desservir la communauté dans les deux langues officielles. En dépit des limites imposées dans la façon de fournir ses services depuis le mois de mars et des réductions de financement provenant de Centraide, le SFC Ottawa continue à accorder toute l’importance qui est due à la prestation de services de qualité en français. Suite aux changements imposés par le projet de loi 74, la Loi de 2019 sur les soins de santé de la population, les exigences requises par le Gouvernement de l’Ontario en ce qui concerne la désignation bilingue des programmes offerts ont été dûment respectées par l’Agence et la demande est toujours en cours pour la désignation de notre programme financé par le ministère de la Santé. En conclusion les membres du Conseil d’administration tiennent à remercier tous les membres du personnel et tous les intervenants pour leur énorme contribution à assurer l’évolution du caractère francophone de l’organisme que ce soit sur le plan des communications, des services ou de la participation des comités.

*************************

In this pandemic year, Counselling and Family Service Ottawa continues its efforts to serve the community in both official languages. Despite the limitations imposed on the way it has been delivering its services since March and the funding reductions from United Way, CFS Ottawa continues to give full weight to the provision of quality services in French. As a result of the changes imposed by Bill 74, The People’s Health Care Act, 2019, the requirements of the Government of Ontario for the bilingual designation of the programs offered have been duly met by the Agency and the application is still pending for the designation of our Ministry of Health funded program.. In conclusion, the members of the Board of Directors would like to thank all the staff and stakeholders for their enormous contribution to ensuring the evolution of the organization’s Francophone character in terms of communications, services or committee participation. Louise Labrosse Comité des services en français French Language Services Committee

Programs and Services Services et programmes

Mental Health Counselling Program

To strengthen and empower individuals, couples, families in crisis and/or in need of mental health support through the provision of counselling services

To enhance client’s ability to respond positively to adversity and become more resilient

Individual, couple and family counselling

Therapeutic groups, education and problem solving groups

Workshops

Programme Counseling et santé mentale

Renforcement et appui aux individus, couples, familles en crises et/ou qui ont besoin de soutien en santé mentale Accroître la capacité des individus à mieux répondre aux adversités et à devenir plus résilients(es).

Counseling aux individus, couples et familles

Groupes thérapeutiques, groupes éducationnels et de résolution de problèmes

Ateliers

Funding provided by City of Ottawa and United Way Ottawa Financé par la Ville d’Ottawa et par Centraide

797 people participated in individual, couple and family

counselling / 797 individus ont participé à des sessions de

counselling individuelles, de couples ou familiales

We provided short term/crisis services in person (16) and via

telephone to 197 individuals / 213 individus ont reçus des

services de crise ou à court terme en personne 16) ou par

téléphone

19% of our clients are francophone and receive services in

French / 19% de nos clients sont des francophones et ils

recoivent des services en français

Programs for Victims of Sexual Abuse Program for Francophone women who have been victims of sexual abuse

Individual counselling and therapeutic groups for Francophone women who have been victims of sexual abuse

Programme de soutien aux femmes ayant subi des agressions à caractère sexuel

• Counselling individuel et groupes thérapeutiques pour femmes d’expression française ayant vécu des agressions à caractère sexuel

Financé par le gouvernment de l’Ontario – Ministère de la Santé et RLISS Champlain Funded by Government of Ontario - MOH and Champlain LHIN

Program for men who have experienced sexual abuse

Individual and group counselling for men who have experienced sexual abuse

Lead agency for the coordination and delivery of support services for male victims of sexual abuse for Eastern Ontario

Counseling individuel et groupes de soutien pour hommes ayant vécu de l’abus sexuel

Organisme responsable de la coordination et la prestation des Services de soutien pour les hommes ayant vécu de l’abus sexuel, pour la Région est de l’Ontario

Funded by Government of Ontario - Ministry of the Attorney General / Financé par le gouvernement de l’Ontario – Ministère du Procureur général

31 women received individual counselling / 45 femmes ont reçu des services de counseling individuel

38 women participated in groups / 38 femmes ont participé en groupes

60 women attended workshops

Program funding: $99,375

CFS/SFC provided services to 41 men

CFS/SFC a fourni des services à 41 hommes

Programmes pour victimes de violence familiale

Programs for Victims of Family Violence

Programme pour femmes victimes de violence d’un partenaire (VFF)

Counseling individuel pour femmes victimes de violence conjugale

Groupes de soutien

Groupes pour femmes 50+

Program for francophone women who have experienced partner abuse (VAW)

Individual Counselling and Groups for women victims of intimate partner abuse

Groups for women of all ages including groups for women 50+

Programme pour enfants témoins/victimes de violence familial

Interventions individuelles et de groupe afin d'aider les enfants à composer avec les conséquences d’être exposés à la violence conjugale

Interventions individuelles et de groupe pour les mères des enfants

Program for francophone children affected by partner abuse

Individual and group counselling for children who have witnessed/experienced family violence

Individual and group counselling for mothers of these children (victims of partner abuse)

114 femmes francophones ont reçu des services de counseling

individuel et/ou de groupe / 114 women participated in

individual and/or group counselling

Financement : 142 421 $

38 mères ont participé dans le programme / 38 mothers

participated in the program

42 enfants ont participé / 42 children participated

Transitional & Housing Support Program Programme d’appui transitoire et de logement

The TSP worker supports women to live free from violence by helping them identify and access necessary community supports such as housing, legal services, educational, job training, parenting, safety planning and health and wellness services. We partner with La Présence to help women move from the shelter into longer term housing.

Aide les femmes à bâtir une vie sans violence et à déterminer et obtenir le genre de soutien communautaire dont elles ont besoin, tels que : logement, services juridiques, éducation, aide à l'emploi, habiletés parentales, plan de sécurité et de soutien en matière de santé et de bien-être. Nous travaillons en partenariat avec la maison d’hébergement La Présence.

Financement pour tous nos programmes VFF provient du gouvernement de l’Ontario,

Ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires

Funding for all of our VAW Programs from Government of Ontario, Ministry of Children, Community and Social Services

44 women received services / 44 femmes ont reçu des services

20 femmes francophones / 20 francophone women

24 anglophone women / 24 femmes anglophones

Funding / financement: $ 65,429

New Directions Program (Partner Assault Program)

Groups for men (and women) who have used abusive behaviour in their intimate relationships and who have been referred by the criminal justice system

Partner Contact: outreach/support for partners of New Directions clients

Programme ‘New Directions’ (PIPV)

Groupes pour individus ayant eu des comportements abusifs envers leurs partenaires intimes référé par le système de justice criminelle

Soutien pour les partenaires des clients de New Directions

2019-20 – Domestic Violence Court

Men/hommes Women/femmes

Referrals / Cas référés 419 50

Intakes / Évaluations 385 48

Starts / Commencé 436 36

Completions/Complété 375 26

Partner Outreach

Partners contacted for the first time / Partenaires contactés pour la première fois

214

Total number of contacts / Nombre total de contacts

634

Funding provided by Government of Ontario Ministry of the Attorney General Financé par le gouvernement de l’Ontario, ministère du Procureur général

Child and Youth Witness Support Program

To support children and youth, both victims and witnesses, (and their families) who are required to provide testimony in court

Preparing children for court (information about court procedures, roles, etc.)

Accompanying children to court & providing support to families

Helping with victim impact statements and other applications

*typically it takes 2-3 years for a case to go from charges to resolution and we support children and their families through that whole process

Programme de soutien pour enfants et adolescents témoins Apporter un soutien aux enfants et adolescents victimes et témoins (et à leurs familles), qui sont appelés à témoigner en cour.

Préparation des enfants/ados au procès (information sur la procédure de la cour, les rôles, etc.)

Accompagnement et soutien en cour (enfants et parents et/ou tuteurs des jeunes)

Assistance à la préparation de la Déclaration de la victime et autres formulaires

en général, il faut de deux à trois ans pour qu’un dossier passe des accusations au règlement, et nous soutenons les enfants et leurs familles tout au long du processus.

Funding provided by Government of Ontario, Ministry of the Attorney General Financé par le gouvernement de l’Ontario, ministère du Procureur général

77 new referrals / 77 nouveaux références

220 files carried over from previous year*

91 new clients received services / 91 nouveaux clients ont

reçu des services

Funding / Financement: $165,000

Child and Youth Advocacy Program

To support children and youth who have been abused or maltreated (and their families) through the criminal investigation and beyond.

• Information and Support to children and youth who have been abused or have experienced maltreatment (and their families)

• Referrals to needed and appropriate services

46 files referred and opened / 46 nouveaux références

68 children (and their families) served / 68 enfant et leurs familles ont

recus des services

Programme d’appui aux enfants et ados

• Soutien aux enfants et adolescents victimes de mal traitement (et leurs familles) • Références à des services selon le besoin

• Groupe de soutien pour parents

Partnership with CAS, Ottawa Police Service and CHEO

Partenariat avec SAE, le Service de Police d’Ottawa et CHEO

Start-up Funding provided by Justice Canada Financement de démarrage fournit par Justice Canada

Advocacy/Outreach Program

To empower and strengthen vulnerable and marginalized individuals and groups who face barriers in accessing services:

Practical assistance with applications for housing, financial assistance, completing forms of different types

Advocating on behalf of vulnerable clients

Accompaniment & referrals

Programme Intercession

Outiller et donner confiance en soi aux personnes et aux groupes marginalisés qui se heurtent à des obstacles pour accéder aux services

Assistance pratique à la préparation de demandes tels que pour le logement, l’assistance financière, et autres

Intercession auprès des clients vulnérables

Accompagnement et aiguillage

Walk-In Counselling Clinic

No cost, single session counselling offered on first come basis

Thursdays noon to 8:00 pm and Fridays noon to 5:00 pm

Offered in English & in French

Partnership with Jewish Family Services (lead agency), Family Services Ottawa and several other providers

La Clinique de counseling sans rendez-vous

Services de counseling gratuits selon le principe du premier arrivé, premier servi

Les jeudis de midi à 20 h 00 et les vendredis de midi à 17 h 00

Offerts en français et en anglais

Partenariat avec JFS Ottawa (agence responsable), Family Services Ottawa et autres agences

Clinique financée par le Réseau local d’intégration des services de santé de Champlain

Clinic funded by the Champlain Local Health Integration Network through JFS

Capacity Building/Resilience Program

Psycho-educational groups to enhance the ability of children and adults to respond positively to adversity and become more resilient. Groups offered this fiscal year

Group for children who have experienced sexual abuse postponed because of low enrollment

Programme visant à augmenter la capacité et la résilience Groupes psycho-éducationnels pour augmenter la capacité des enfants et adultes à mieux répondre aux adversités et devenir plus résilients(es). Groupes offerts :

Groupe pour enfants qui ont subi des abus sexuels reporté en raison du faible taux d’inscription

• 545 sessions of counselling / 545 séances de

counseling

Caring Dads Program

Caring Dads is devoted to ensuring the safety and well-being of children through working with fathers who have abused and neglected their children or exposed them to abuse of their mothers. This program is offered in partnership with Children’s Aid Society of Ottawa.

Programme Papas bienveillants

Offert en partenariat avec la Société de l’aide à l’enfance d’Ottawa, ce programme veut assurer la sécurité et le bien-être des enfants en travaillant avec les pères ayant abusé ou négligé, ou ayant exposé leur enfant à être témoin de l’abus de leur mère.

Groupes d’habiletés parentales

Groupe des habiletés parentales de base afin de pouvoir s’occuper des enfants

de tous les âges, de la naissance à 16 ans (offert en français)

Modules sur les limites et frontières, la sécurité, la négligence et la maltraitance,

la discipline, le développement de l’enfant, l’estime de soi et la favorisation d’une

participation positive par l’enfant

Parenting Groups

Parenting Groups, offered in French only, for parents who have had some

involvement with CAS

Acknowledgements

We wish to acknowledge and express our gratitude to the many individuals, groups and organizations who have contributed to our success in the past year: • all of the staff of CFS Ottawa for their commitment to their work and their

dedication to providing our clients with the best possible service

• funders and donors (individuals, groups and corporations) whose financial

contributions enable us to provide quality professional services to individuals and

families

• our partner agencies for their contribution to the well-being of our community

• Board members who have contributed their talents, time and energy to the

Agency

• our volunteers who put in many hours, keeping our grounds looking good, fixing

things, painting, organizing

• students who have done placements with CFS Ottawa over the past year

Thank you

Remerciements

Nous désirons reconnaitre et remercier les nombreuses personnes, les groupes et les organismes qui ont contribué à notre succès au cours de l’année :

• tout le personnel du SFC Ottawa pour son engagement et dévouement afin de

fournir à nos clients le meilleur service possible

• nos bailleurs de fonds et les donateurs (individus, groupes et corporations) qui

par leurs contributions financières nous permettent d’offrir des services

professionnels de qualité aux individus et aux familles

• nos partenaires dans la prestation de services, pour leur contribution au bien-être

de la collectivité

• les membres du Conseil d’administration, qui par leur expertise, leur temps et

leur énergie ont contribué au bien-être de l’agence

• nos bénévoles qui travaillent d’innombrables heures à l’entretien du terrain, à la

peinture des lieux et à l’organisation

• Les étudiantes qui ont fait un stage au SFC Ottawa au cours de l’année

Merci