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GESTIN Y CALIDAD
LA GESTION DE EQUIPOLOS RECURSOS HUMANOS
Si puedo coger tu producto y hacerlo ms barato;si los recursos
naturales pueden comprarse aprecios asequibles y en todo el
mundo,si nos pueden prestar capital; y si la tecnologa puede
copiarse, qu te queda?...Gente Capaz
(Lester Thurow)
Las empresas del futuro, tendrn en el conocimiento su principal
recurso, pasando aser organizaciones compuestas fundamentalmente
por especialistas quetrabajaran de acuerdo a las informaciones que
reciban.En cualquier caso, esto no eximir al director o coordinador
de tener queenfrentarse al reparto de tareas y adscripcin de las
mismas a los miembros de la organizacin.
Por tanto, podemos decir que la Gestin de los Recursos Humanos
es una de las funciones de la Gestin del Proyecto que ms puede
influir para bien o para mal en la evolucin del mismo, tanto por
sus propias circunstancias como por su influencia en otras
funciones.
La asignacin de recursos consiste en asociar a cada una de las
tareas del proyecto, las personas, equipos y materiales necesarios
para que stas se puedan realizar. Esta es una labor complicada y
fundamental en la planificacin de todo proyecto. A continuacin se
presenta una metodologa en la que se identifican los pasos
principales en toda Gestin de Recursos:
1.Planificacin organizativaIdentificar, documentar y asignar los
papeles, responsabilidades y relaciones de dependencia y de
informacin en el proyecto. 2.Contratacinde recursosConseguir que
los recursos humanos necesarios se asignen y trabajen en el
proyecto. 3.Desarrollo del equipo-Desarrollar las habilidades
individuales y de grupo para mejorar el rendimiento del equipo.
A continuacin iremos abordando en ms detalle cada uno de los
pasos:
1.PLANIFICACION ORGANIZATIVALa planificacin organizativa implica
la identificacin, del equipo de proyecto, organigrama y diagramas
del proyecto, asignacin de los papeles, responsabilidades y
relaciones de dependencia y de informacin en el proyecto.
Salidas de la fase de Planificacin Organizativa-Asignacin de
papeles y responsabilidades. La asignacin de papeles (Quin hace
esto?) y de responsabilidades (Qu haces t?) tiene que ser
compatible con el nivel de autoridad (Quin decide qu?). Papeles,
responsabilidades y autoridades debe de estar muy ligado con el
alcance y a ser posible, aclarado con matrices de asignacin de
responsabilidades (Responsibility Assignment Matrix RAM) diagrama
RASCI.
El equipo de proyectoestar compuesto por las personas a quienes
se le asigne papeles y responsabilidades en la conclusin del
proyecto. Es importante resear que, una participacin temprana de
todos los miembros del equipo en el proyectoaporta conocimiento y
fortalece su compromiso con el proyecto. A medida que avanza el
proyecto, la cantidad, el tipo y responsabilidades de los miembros
del equipo a
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menudo suele cambiar y en el caso que no sea efecti va, debera
cambiarse para adaptarse a las circunstancias del momento.
-Plan de Gesti n del Personal. Este plan describe cundo y cmo
entrarn y saldrn los recursos del proyecto, los criterios para
liberarlos y/o reti rarlos del proyecto, la identi fi cacin
de necesidades de formacin, planes de recompensas y
reconocimiento. Puede realizarse formalmente o informalmente, muy
detallado o solo en esbozo, dependiendo del ti po de proyecto. Para
facilitar su estudio se suele presentar en forma de cronograma o de
histograma (horizontal o verti cal). Como ejemplo de esta planifi
cacin:
A la hora de realizar este plan deber ponerse tanto cuidado en
el momento de la incorporacin como en el de la salida del recurso.
Siempre que un recurso, salga en el momento adecuado se reducen
costes y la persona en cuesti n suele haber rendido ms y mejor al
tener un horizonte temporal de referencia fi jo, reduciendo su
incerti dumbre.
-Organigrama. Es la representacin grfi ca de los miembros del
equipo del proyecto,
Las relaciones jerrquicas y de informacin de un proyecto. Su
nivel de ofi cialidad depende del proyecto.
Normalmente en las ofertas que realizan las empresas previa
solicitud, incluyen el organigrama propuesto para el proyecto, al
que se le debe dar toda la importancia que merece. Tambin se llama
OBS (Organizati on Breakdown Structure).
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Generalmente tambin se incluyen en este apartado, descripciones
de puestos muy detalladas que se redactan y se especifican por
escrito que aportan en forma resumen informacin sobre las
responsabilidades, autoridad, competencias y calificacin requerida
para una determinada actividad o especfica de un puesto de trabajo.
Estas descripciones son autnticas plantillas para proyectos
futuros.
2.- CONTRATACION DE RECURSOSTrata de conseguir que los recursos
humanos necesarios (individuales o grupos) para ejecutar y
completar el proyecto. Lo cierto es que no siempre estn disponibles
los mejores recursos, as que es necesario cerciorarse de que los
que estn disponibles cubren las necesidades mnimas del
proyecto.
Entradas de la fase de Contratacin de Recursos:-Plan de Gestin
del Personal. Descrito anteriormente. -Descripcin del personal del
equipo. Si el GP puede seleccionar a los miembros del equipo, lo
normal es que tenga en consideracin algunos elementos adicionales
al perfil que requiere, como por ejemplo: Experiencia previa,
Intereses personales, Caractersticas personales,
Disponibilidad-Contratacin o reclutamiento. Son las polticas, guas
o procedimientosque rigen la asignacin del personal. Se tienen que
tener en cuenta sobre todo las restricciones que tengan. Estos
procedimientos se utilizan cuando la organizacin no tiene los
suficientes recursos internos para llevar a cabo el proyecto.
Si quieres ir rpido avanza slo.Si quieres ir lejos ve con
otros.
Salidas de la Fase de Contratacin de Recursos:-Equipo asignado.
El equipo del proyecto est asignado, es decir, estar disponible en
las fases necesarias del proyecto. Su participacin podr ser a
tiempo completo, parcial o variable en funcin de las necesidades
del proyecto.
-Directorio del equipo. El directorio lista todos los miembros
del equipo y a los implicados clave (stakeholders) con un conjunto
de informacin adicional, como su extensin telefnica, su direccin,
su e-mail, etc. Resulta muy til a la hora de poder contactar con
cualquiera de ellos.
3.- DESARROLLO DEL EQUIPO.Para ello deberemos, desarrollar tanto
las habilidades de los implicados para que contribuyan
adecuadamente al proyecto como las de los miembros del equipo para
que funcionen de como un equipo conjuntado. El desarrollo del
equipo deber mantenerse y vigilarse a lo largo del proyecto.
Herramientas y Tcnicas para el Desarrollo de Equipo -Actividades
de Team-building (hacer equipo).-Habilidades generales de gestin.
-Sistemas de incentivos y compensaciones -Ubicacin del equipo en un
mismo lugar.-Formacin.
Salidas de la Fase del Desarrollo de Equipo Mejora del
rendimiento. Estas mejoras pueden cristalizar en: -Mejoras de
habilidades individuales, de tal forma que esa persona realiza
mejor su labor particular. -Mejoras del comportamiento del equipo
(sobrellevar un conflicto) que permitan que el equipo vuelque su
esfuerzo en unas tareas tcnicas y no en otras. -Mejoras de ambos,
que pueden permitir que se identifiquen mejoras en la forma de
llevar el proyecto.
Informacin para la evaluacin del desempeo. Los miembros del
equipo pueden ser valorados y evaluados a lo largo y al final del
proyecto, as como las interacciones con otros miembros del
equipo.
4.- CONCLUSIONES: -Hacer equipo es una herramienta muy potente
para el GP. Un equipo bien integrado, coherente, bien estructurado
y bien dispuesto puede solventar ms fcilmente los problemas que
aparecen en los proyectos, que otro equipo desintegrado y con mala
relacin.
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Pasos claves para Consti tuir el Equipo -Establecer un objeti vo
comn. -Defi nir la misin del equipo. -Defi nir tareas, metas y
roles. -Establecer las reglas bsicas sobre los comportamientos
aceptables e inaceptables. -Acordar un proceso bien defi nido de
toma de decisiones.
Hbitos efi caces como Gestor de Proyecto. -Ser proacti vo.
-Empezar con el fi nal en mente. -Ponga primeros las cosas que son
primero. -Pensar en modo win/win (yo gano, tu ganas) -Procurar
primero comprender y luego ser comprendido. Escuchaempti ca. -Uti
lizar la sinergia.
Consejos generales para la Gesti n de Equipos. -Focalizarse en
conseguir los objeti vos del proyecto y producir resultados positi
vos. -Arreglar los problemas en lugar de culpar a las personas.
-Reconocer los logros individuales y del grupo. -Establecer
reuniones regulares, efi caces. -Animar a que los miembros del
equipo se ayuden unos a otros.En estos momentos la adquisicin de
los mejores recursos, en el momento deseado y con la permanencia en
el proyecto
requerida, es una de las mayores difi cultades con las que se
encuentran los GP.
La composicin de la organizacin no suele crear difi cultades,
sin embargo si no es correcta debe cambiarse tantas veces como sea
necesario durante el proyecto. La rotacin de recursos, la insufi
ciencia tcnica de alguno de ellos o su falta de experiencia suelen
lastrar los proyectos en los momentos en que ya estn lanzados (es
dif cil evaluarlo con antelacin).
En cualquier caso, y sobre todo, cuando se dispone de un equipo
adecuado, debe procurarse su desarrollo, ya que ello redundar con
toda seguridad en la calidad del proyecto actual y de los
subsiguientes.
Arq. Fti ma Lage. Especialidades de Edifi cacin y Urbanismo por
la Universidad Politcnica de Madrid (ETSAM). Especialista PMP
Project Management Professional (PMI). Mster en Direccin Integrada
de proyectos de edifi cacin en la ETSAM. PDD en Direccin Estratgica
de Proyectos por el Insti tuto de Empresa IE.Socio fundador de
ARQingenia Gesti n Integral.
Arq.Fti ma Lage PrezProject &Constructi on Area
Managerfati [email protected]
www.arqingenia.com
