Guía de aprendizaje 10

SENA REGIONAL BOGOTA – CUNDINAMARCA

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

GUIA DE APRENDIZAJE 9AJUSTES

Esta guía lo ayudará y orientará en el proceso auto-formativo que le permitirá conocer e incrementar sus conocimientos respecto a los ajustes. Es por eso que se ha desarrollado un resumen para que el aprendiz estudie el tema, pero donde él también debe poner de su empeño por medio de la investigación para conocer a fondo del mismo.Recuerde que todo método de enseñanza-aprendizaje requiere de técnicas y métodos de estudio, además de dedicación, disciplina y responsabilidad.

Objetivos: Identificar el concepto de ajustes. Identificar y conocer la importancia de los ajustes para la presentación de

informes en la empresa. Identificar los tipos de ajustes Explicación de los ajustes con ejemplos Realizar ejercicios con la ayuda de la teoría-practica.

Fuentes: Enciclopedia virtual wikipedia Gerencie.com Monografías Contabilidad plus ed. Mc Graw Hill

Guia elaborada por: DEYANIRA RUIZ, JUAN CARLOS GARZON, DIEGO BUSTOS, GLORIA MARTINEZ, PAOLA PEÑA



QUE SON AJUSTES:

Así lo contempla el decreto 2649 de 1993 en su artículo 58:

Ajustes. Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.

Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa, además de cumplir con los principios de contabilidad.

Durante el ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores.

Algunos hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando ya se tiene la información completa.

Es importante que todos los ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados financieros, se hace más difícil el proceso de corrección y ajuste.

CLASES DE AJUSTES.

Ajustes ordinarios

Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:

Caja Bancos Provisiones y deudas de difícil cobro Inventario de mercancías Depreciación acumulada




Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos Ingresos recibidos por anticipado Provisiones para obligaciones laborales

AJUSTES ORDINARIOS

1. CAJA.

Ocasionados por arqueo, al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un control, se debe comparar su valor con el saldo en libros-.Al efectuar esta comparación se pueden presentar los siguientes casos:

El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el que se tiene en libros: En este caso se presenta un faltante por la diferencia, el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando Caja y debitando la cuenta que corresponda, según el concepto que ocasiono el faltante así:

Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.

Ejemplo: El cajero pagó servicios públicos por $40.000 y no los registró, hay un faltante por ese valor.

5135

1105SERVICIOS PUBLICOS CAJA GENERAL

DEBE HABER DEBE HABER$40.000 $40.000




Asiento de ajuste: Ejemplo 2: El cajero consignó $100.000 y no los registró. Se presenta un faltante por ese valor.

1110 1105BANCOS CAJA GENERAL


Faltante Por Dineros Dispuestos por el Cajero o pagados de mas.

El cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de Caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores , cabe anotar que un faltante no justificado puede llegar a ser causante de despido del empleado o según este contemplado en el reglamento de trabajo.

Ejemplo: En el arqueo se presenta un faltante injustificado de $8.500

1365 1105CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES CAJA GENERAL





El saldo del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo de libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y para llevar a el saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante, así:

Ingresos Recibidos Por El Cajero y No Registrados.

Ejemplo: El señor (cliente) DIEGO BUSTOS, paga un saldo de $180.000, valor no registrado por el cajero, ocasionando un sobrante en Caja.

1105 1305

CAJA GENERALCLIENTES (DIEGO BUSTOS)

DEBE HABER DEBE HABER180.000 $180.000

2. BANCOS.

Ocasionados por conciliación bancaria

Para realizar este ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el saldo del libro de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario (enviado por el Banco).

Extracto bancario: Es el documento que elaboran mensualmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depósitos, giros de cheques, retiros, notas debito o crédito y los saldos.Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias más frecuentes pueden ser:

Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad bancaria Guia elaborada por: DEYANIRA RUIZ, JUAN CARLOS GARZON, DIEGO BUSTOS, GLORIA MARTINEZ, PAOLA PEÑA



Por valores que aparecen en el extracto que aun no se han registrado en la empresa.

En estos casos en la empresa realizamos ajustes así:

Nota debito:

El banco nos envía notas debito por conceptos de: cheques devueltos, chequeras, comisión de remesas, intereses por sobregiros, intereses por préstamos y otros servicios bancarios (valores que el banco cobra por algún concepto). Estos disminuyen el saldo de la cuenta de Bancos, por lo tanto la acreditamos, y se debita la cuenta que corresponda según el caso, cuando la empresa no ha recibido las notas débito por cualquier concepto, al recibir el extracto debe realizar el ajuste.

Ejemplo: Tenemos cuenta en BANCOLOMBIA, nos envía el extracto correspondiente al mes de abril de 2010, en este aparece un valor pendiente por contabilizar por la empresa (nota debito), por valor de 35.000, correspondiente a una remesa

5195 1110

DIVERSOSBANCOS (BANCOLOMBIA)


Por notas crédito.

El Banco envía notas crédito (abonos a cuenta corriente o cuenta de ahorros hecha por parte del Banco) por concepto de préstamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas de ahorro. Si la empresa no las ha contabilizado, al recibir el extracto, debe elaborar ajustes que aumentan el saldo de Bancos, por lo cual se debita; y se acredita la cuenta que corresponda, según el caso.

Ejemplo: En el extracto de BANCOLOMBIA aparece nota crédito (Abonos por cualquiera de los conceptos anteriores) por valor de $135.000, correspondiente a la consignación del cliente DEYANIRA RUIZ, no contabilizada por la empresa.




1305 1110CLIENTES (DEYANIRA RUIZ) BANCOS

DEBE HABER DEBE HABER 135.000 $135.000

3. PROVISION DE CARTERA O CASTIGO DE CARTERA

El valor de cartera está constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera y en el Balance General, en la sección de activos presentar el valor bruto de Clientes.

Cuándo se habla de castigar la cartera, en realidad se está hablando de provisión de cartera, es el procedimiento contable y/o fiscal mediante el cual se reconoce en el gasto la cartera que se considera imposible de recuperar

Cuando se hace una venta a crédito y con el tiempo el cliente no la paga, y la empresa razonablemente considera que nunca la pagara, se procede a “castigar” esa cartera contra el gasto, es decir, que esa pérdida de la cartera se trata como un gasto para la empresa.

Así las cosas, cada determinado tiempo la empresa hace un análisis de su cartera, identifica y clasifica aquella cartera [cuentas por cobrar a clientes] según los tiempos de vencimiento, es esto es, según el tiempo que ha transcurrido desde cuando el cliente debió pagar.

Para castigar la cartera, se recurren a dos métodos reconocidos por la ley colombiana: provisión general y provisión individual.

En la provisión general, por ejemplo, al final del periodo se determinan los vencimientos de la cartera y se clasifican en aquellas cuentas que tienen:




Entre 3 y 6 meses de vencidas Entre 6 y 12 meses de vencidas

Más de 12 meses de vencidas

Supongamos ahora que la empresa tiene los siguientes valores de cartera vencida:

Entre 3 y 6 meses $10.000.000 Entre 6 y 12 meses $6.000.000

Más de 12 meses $4.000.000

Entonces la provisión será:

10.000.000*5% = 500.000

6.000.000*10% = 600.000

4.000.000*15% =600.000

Total provisión 1.700.000

El valor que se determine como provisión, es el que se lleva a un gasto, acreditando previamente la cuenta de clientes en el activo, puesto que esta cuenta se debe disminuir ya que el cliente no pagará.

Si en la cuenta 130505 tenemos un saldo de $20.000.000 y aplicando la provisión general da un monto de $1.700.00

519910 139905PROVISIONES (DEUDORES)

PROVISION (CLIENTES)

DEBE HABER DEBE HABER

$1.700.000 $1.700.000

Aquí hemos castigado la cartera por $1.700.000, de modo que en la cuenta del activo sólo quedará la suma de $18.300.000.




Ejemplo:

Supongamos que nuestro cliente DEYANIRA RUIZ, tuvo una insolvencia y adeudaba $80.000, a la fecha de presentar balance debemos hacer el ajuste necesario para presentar la cuenta de clientes real

519905 1399PROVISION CARTERA

PROVISION CARTERA


1305 1390

DEYANIRA RUIZCUENTAS DE DIFICIL COBRO


1399 1390

PROVISIONCUENTAS DE DIFICIL COBRO


4. Ajuste Por Inventario de Mercancías en Las Empresas con sistema de Inventario Permanente:

Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos:




Inventario Físico Mayor que El valor en Libros de la cuenta de Mercancías: en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta costo de ventas; porque esto ocurre, generalmente por malos registros en los libros.

Ejemplo: al comparar el inventario físico con el valor en libros de la cuenta de mercancías se presenta un sobrante de $50.000

1435 6135M/CIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA COSTO DE VENTA


Perdida de Mercancías Por Irresponsabilidad: En este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado.

Ejemplo: el inventario físico se presenta un faltante de $200.000, ocasionado por descuido del almacenista.

1365 1435CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES

M/CIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA





5. POR DEPRECIACION DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (ACTIVOS FIJOS)

La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que ese activo a sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso.

Al utilizar un activo, este con el tiempo se hace necesario reemplazarlo, y reemplazarlo genera un derogación, la que no puede ser cargada a los ingresos del periodo en que se reemplace el activo, puesto que ese activo genero ingresos y significo un gasto en mas de un periodo, por lo que mediante la depreciación se distribuye en varios periodos el gasto inherente al uso del activo, de esta forma sol se imputan a los ingresos los gastos en que efectivamente se incurrieron para generarlo en sus respectivos periodos.

Otra connotación que tiene la depreciación, vista desde el punto de vista financiero y económico, consiste en que, al reconocer el desgaste del activo por su uso, se va creando una especie de provisión o de reserva que al final permite ser reemplazado sin afectar la liquidez y el capital de trabajo de la empresa.

De Acuerdo con la legislación colombiana, el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecido para efectos de la depreciación anual, son los siguientes:

ACTIVO DEPRECIABLE VIDA UTIL% DEPRECIACION ANUAL

CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 2O años 5%

MAQUINARIA Y EQUIPO 10 años 10%

EQUIPO DE OFICINA 10 años 10%




EQUIPO DE COMPUTACION 5 años 20%

FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 5 años 20%

Ejemplo 1: el primero de marzo de 2002 se compra un edificio por 120.000.000 de los cuales 24.000.000 corresponden al valor del terreno. La depreciación acumulada el 13 de junio del mismo año será

Valor que se registra en Edificios $120.000.000-24.000.000=96.000.00096.000.000* 10 meses, los $24.000.000 se restan porque es el valor del terreno, valor que no deprecia, ya que los terrenos se avalúan. (Incremento de su valor)

DEPRECIACION EDIFICIO= $96.000.000 * 5% = $4.800.000

$4.800.000 VALOR DEPRECIACION ANUAL

DIVIDIMOS LOS $4.800.000 EN TRE 12 PARA SABER CUANDO ES LA DEPRECIACION EN LOS 10 MES QUE PIDEN SABER

$4.800.000/12 =400.000 ESTO MULTIPLICADO POR 10 MESES ES

400.000*10= $4.000.000

Depreciación del edificio en 10 meses: ----------------------------------- = 4.000.000

Ejemplo 3: el 16 de abril de 2002 se compra un vehículo por $60.000.000 se calcula la depreciación anual, mensual y al 30 de abril del mismo año, así

Depreciación anual =--------------------- = $12.000.000

Depreciación mensual = ------------------------= 1.000.000

Depreciación al 30 de abril------------------------= 500.000




Para obtener este ultimo valor se divide el $1.000.000 que es el valor mensual en 30 y se multiplica por 15

6. POR AMORTIZACION ACITIVOS DIFIERIDOS

Los gastos diferidos representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados en la forma anticipada , contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado. Ejemplos: papelería, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros y otros. En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organización, instalación, montaje y puesta en marcha, además de los gastos de inversión y estudio de proyectos.

Ejemplo: del 16 de junio de 2010 BANCOLOMBIA concede un préstamo a la empresa y descuenta $300.000, por intereses anticipados de un trimestre. El ajuste de amortización a 30 de junio será:

Interés del trimestre $300.000, interés mensual $100.000

Tiempo de amortización:Lapso entre el 16 y el 30 de junio: 15 díasValor de la amortización en 15 días: $50.000

5305 1705GASTOS NO OPERACIONALES FINANCIEROS

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

DEBE HABER DEBE HABER $50.000 $50.000

7.POR AMORTIZACION DE PASIVOS DIFERIDOS




Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Así como una empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros.

Ejemplo: el 1 de julio de 2002 reciben $1.500.000 por concepto del arrendamiento por los meses de julio, agosto y septiembre., se realiza ajuste a 13 de junio de2002Valor de ingresos recibidos: $1.500.000 correspondiente a tres meses de arrendamiento de una oficina.Arrendamiento mensual: $500.000 = valor del ajuste

4220 2705

ARRENDAMIENTOS

INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO


8.POR OBLIGACIONES LABORALES

Con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales a cargo de la empresa, al finalizar el periodo contable deben hacerse los cálculos y asientos de ajustes por este concepto.

Se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajador, se compara con el valor total de la liquidación de las prestaciones sociales con el valor registrado en libros (Valor que mensualmente se provisiona)




Se elabora el ajuste por el valor de la diferencia, acreditando o debitando la cuenta para obligaciones laborales, según aumente o disminuya la provisión, utilizando como partida la cuenta de gastos.

Ejemplo: el 13 de junio se realiza la liquidación de prestaciones sociales del personal de la empresa y se compara con el saldo en libros para elaborar los ajustes correspondientes así

:

Prestaciones Sociales Valor LiquidaciónValor Libros

Valor Ajuste

a. Cesantías 1384720 1118470 266250

b. Intereses Sobre cesantías 166166 112890 53276

c. Vacaciones 120840 130700 -9860

261010 510530PARA

OBLIGACIONES LABORALES-CESANTIAS

GASTOS PERSONAL CESANTIAS





4220 2705

ARRENDAMIENTOS



4220 2705

ARRENDAMIENTOS



TALLER AJUSTES




1. Que son ajustes ordinarios

2. Como se realiza el ajuste de los ingresos recibidos por anticipado (su amortización) con un ejemplo explique

3. En que consiste la provisión general de cartera, y cuales son sus vencimientos según la ley colombiana

4. -Como resultado del arqueo de caja general efectuado por la Revisoría Fiscal a Jun. 13 de 2010, se comprobó un faltante de $5.600.000, correspondiente al recibo de caja No 02166 del cliente QUÍMICOS DEL NORTE LTDA, quien canceló la factura No 5770 en efectivo, el 10 de Junio de 2010.

5. El banco remitió a la Revisoría Fiscal copia de la nota débito por $6.000.000, por concepto de intereses sobre préstamo y nota crédito por el valor de la obligación contraída por la compañía por la suma de $150.000.000 la cual se encontraba vigente a junio 13 de 2010. Estos documentos no figuran contabilizados, por lo tanto se requiere efectuar los ajustes.

6. -El almacenista le envió a la Revisoría Fiscal la factura No 1313 de junio 2 de 2010 del almacén EL CEDRO, por muebles de oficina adquiridos en ésta fecha por la suma de $ 15.000.000 más el 16% de I.V.A., la cual se encontraba en su poder y por error no la remitió en su debida oportunidad al departamento de contabilidad. Dicha factura tiene vencimiento junio 13 de 2010.

7. -De acuerdo con el inventario físico de activos fijos practicado a junio 13, aparece una maquina dobladora la cual no se encuentra registrada contablemente. Se obtuvo fotocopia de la factura a través del proveedor




MAQUINARIA PESADA LTDA y ésta tiene fecha 1 de mayo de 2010 por la suma de $ 20.000.000 más el 16 % de I.V.A.

8. -Una vez practicado el inventario físico de mercancías a junio 13 de 2010 se encontró un sobrante de 1000 unidades del producto Ken-Mack. Al efectuar el seguimiento se comprobó que la factura correspondiente a ésta mercancía no se había contabilizado, se obtuvo el original y su información es la siguiente:

Factura No 5026 de mayo 15 de 2010, precio total $ 45.000.000 Impuesto a las ventas 16% $ 7.200.000

Para un total de $ 52.200.000

9. Aparece un saldo de gastos pagados por anticipado por seguro de automóviles por $ 3.000.000 sin amortizar, toda vez que la póliza ya cumplió su vigencia.

10. -El cliente REFORESTACIONES LTDA, que se encuentra en liquidación obligatoria por parte de la Superintendencia de Sociedades, informó que no cuenta con recursos económicos para cancelar la factura No 2010 de enero 16 de 2010 por valor de $ 1.200.000

1399 1390

PROVISIONCUENTAS DE DIFICIL COBRO

DEBE HABER DEBE HABER$1.200.000 $1.200.000

TALLER AJUSTES

1. Que son ajustes ordinarios




2. Como se realiza el ajuste de los ingresos diferidos (su amortización) con un ejemplo explique

3. Cuando se realiza el ajuste en cartera (ejemplo)

4. Cuando se realiza el ajuste a la provisión de obligaciones laborales

5. -Como resultado del arqueo de caja general efectuado por la Revisoría Fiscal a Jun. 13 de 2010, se comprobó un faltante de $ 5.600.000, correspondiente al recibo de caja No 02166 del cliente QUÍMICOS DEL NORTE LTDA, quien canceló la factura No 5770 en efectivo, el 20 de mayo de 2010

6. -El banco remitió a la Revisoría Fiscal copia de la nota débito por $ 6.000.000, por concepto de intereses sobre préstamo y nota crédito por el valor de la obligación contraída por la compañía por la suma de $ 150.000.000 la cual se encontraba vigente a junio 13 de 2010. Estos documentos no figuran contabilizados, por lo tanto se requiere efectuar los ajustes.

7. -El almacenista le envió a la Revisoría Fiscal la factura No 1313 de junio 2 de 2010 del almacén EL CEDRO, por muebles de oficina adquiridos en ésta fecha por la suma de $ 15.000.000 más el 16% de I.V.A., la cual se encontraba en su poder y por error no la remitió en su debida oportunidad al departamento de contabilidad. Junio ha factura tiene vencimiento junio 13 de 2010.

8. -De acuerdo con el inventario físico de activos fijos practicado a junio 13, aparece una maquina dobladora la cual no se encuentra registrada contablemente. Se obtuvo fotocopia de la factura a través del proveedor MAQUINARIA PESADA LTDA y ésta tiene fecha 1 de mayo de 2010 por la suma de $ 20.000.000 más el 16 % de I.V.A.

9. -Una vez practicado el inventario físico de mercancías a junio 13 de 2010 se encontró un sobrante de 1000 unidades del producto Ken-Mack. Al efectuar el seguimiento se comprobó que la factura correspondiente a ésta mercancía no se había contabilizado, se obtuvo el original y su información es la siguiente:

Factura No 5026 de mayo 15 de 2010, precio total $ 45.000.000 Impuesto a las ventas 16% $ 7.200.000




Para un total de $ 52.200.000

10. -Aparece un saldo de gastos pagados por anticipado por seguro de automóviles por $ 3.000.000 sin amortizar, toda vez que la póliza ya cumplió su vigencia.

11. -El cliente REFORESTACIONES LTDA, que se encuentra en liquidación obligatoria por parte de la Superintendencia de Sociedades, informó que no cuenta con recursos económicos para cancelar la factura No 2010 de enero 16 de 2010 por valor de $ 1.200.000


Documents

Guía de aprendizaje 10