HR Guide nr. 4 2013

... om HR-systemertema

Mange muligheder i et uigennemsigtigt marked

side 6

produktblad I udgivet af Dansk HR

42013

Et HR-systemer skal passe til virksomhedens behov side 10

Emply Recruitment er meget brugervenligt og giver mulighed for at rekruttere de rig-tige folk hurtigt.Beata Stramska, Flügger

Med en løsning i verdensklasse, har vi løftet barren for, hvad du kan forvente af dit rekrutteringssystem i forhold til fleksibilitet, brugervenlighed og innovation. NYT: Rekruttering og annoncedistribution i ét system – vælg mellem flere hundrede medier i Ofir jobunivers og indryk din jobannonce med ét klik.

Emply Recruitment understøtter et profes-sionelt rekrutteringsforløb og sparer mange ressourcer.Helle Mølleskov, Høje-Taastrup Kommune

Sjælland: Gladsaxe Møllevej 28 2860 Søborg Tlf: 3957 7800 E-mail: [email protected]

Jylland: Roms Hule 8, 3.sal 7100 Vejle Tlf: 3957 7800 E-mail: [email protected]

EMPLY RECRUITMENT

SÆTTER NYE STANDARDER– REKRUTTERING OG ANNONCEDISTRIBUTIONI ÉT SYSTEM

Læs mere: www.ofir.dk/emply Emply Recruitment forhandles af Ofir.dk

3 www.danskhr.dk I Nr. 4 December 2013 | HR guide

...om HR-systemer

LEDER

...om HR systemer

De fleste virksomheder har konstant fokus på at optimere og effektivisere arbejdsgange og processer. Dette er ikke blevet mindre centralt som følge af den nye virkelighed, vi befinder os i efter krisens indtog.

Med et HR-system har HR-afdelingen mulighed for at afskaffe manuelle og tidskrævende processer og i stedet optimere planlægning, processer, arbejdsgange og ressourcebrug. Dermed bliver der frigjort ressourcer, som kan bruges på andre aktiviteter og udviklings- opgaver, som skaber værdi for hele organisationen.

HR-systemer har til formål at understøtte HR-afdelingens arbejdsgange, og systemerne kan være til styring af løn, kompetencer, sygefravær, rekruttering, medarbejderdata eller andet.

Ser man for eksempel på rekruttering, er der meget at spare ved at sætte processen i system og automatisere ved hjælp af et HR-system.

Et HR-system er ikke blot en nødvendighed for de fleste men også et strategisk valg, der gør det muligt at hånd-tere omfattende datamængder på en systematisk måde. Med et HR-system har HR-afdelingen også mulighed for at generere data og ledelsesrapportering, der kan være med til at danne et solidt beslutningsgrundlag for både HR-afdelingen og den øvrige virksomhedsledelse.

Som følge af den teknologiske udvikling de seneste år er der også sket meget på fronten for HR-systemer, og vi ser flere og flere systemer, der er baseret på cloud-løsninger. På denne måde behøver virksomheden ikke installere software på computeren, da hele HR-systemet er i ”skyen”.

I denne HR guide sætter vi fokus på HR-systemer. Først får du et indblik i de mange muligheder, der er i marke-det for HR-systemer. Derefter kan du læse om Bank-data, der som leverandør af it-systemer til bankverdenen ved, hvor meget det betyder at have et system, der passer til de behov, der efterspørges i virksomheden, når de ser på deres eget HR-system.

Foruden den generelle information om HR-systemer indeholder HR guiden også information om udbydere af HR-systemer.

Rigtig god læselyst.

Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA, DANSK HR

Optimer og effektiviser arbejdsgangene

HR guide er udgivet af DANSK HR

DANSK HR er Danmarks største forening og faglige netværk for HR-direktører, HR-chefer, HR Business Partners, HR-ansvarlige og HR-konsulenter..

Vi udgiver erhvervsmagasinerne HR-chefen, ’Ledelse i Udvikling’ og ’Uddannelse & Udvikling’. Som medlem får du endvidere fri adgang til

HR-portalen, ’Jobududvikleren’, deltagelse i erfa-grupper og netværksmøder og mulighed for både juridisk, erhvervspsykologisk og HR-rådgivning.

4

TRYK Arco Grafisk A/S Gemsevej 4 7800 Skive Tlf.: 9616 5200ISSN: 1904-5638

INDHOLD

TEMA: ... HR-systemer

3 Leder

6 Artikel: HR-systemer – mange muligheder i et ugennemsigtigt marked

10 Artikel: Et HR-system skal passe til virksomhedens behov

14 PBJ: Det kan svare sig at lægge energi i valg og

implementering af nyt HR-system

18 LESSOR: Skrot de manuelle rutiner

22 Emply Recruitment: Løsningen, der begejstrer

26 SUPERSystems.dk: Hos Dansk Retursystem er HR-systemet med

til at styrke ledelsens arbejde og spare tid i HR-afdelingen

30 HR Manager Talent Solutions: Vækst og kundeportefølje fortæller alt

34 Randstad: Inhouse Services – få sat system i dine vikarløsninger med dit eget rekrutteringsfirma

38 Real Data A/S: Få styr på Workforce Management – og få både

en lean-organisation og glade medarbejdere

42 HR-skyen: Overblikket ligger i Skyen

47 Leverandør & produktguiden

HR guiden udsendes som en del af medlem-

skabet af DANSK HR fire gange årligt.

HR guiden kan også købes særskilt til kr. 99

ekskl. moms i DANSK HR’s webshop på

www.danskhrshop.dk

Ansvarshavende redaktør

CEO og Chairman

Kim Stack Nielsen, MBA, BA

[email protected]

REDAKTION

Marie Korsgaard

Communikation Manager

[email protected]

ANNONCE- OG ARTIKELSALG

Pernille P. Mønsted

Sales Manager

[email protected]

GRAFISK DESIGN

Dorethe Nielsen

[email protected]

UDGIVER

DANSK HR

Brunbjergvej 10A, 8240 Risskov

Tlf. 8621 6111

4. årgang

E: [email protected]

W: www.danskhr.dk

...om HR-systemer

HR Guiden er et produktblad, hvor leverandører

af produkter, services og ydelser har mulighed

for at annoncere gennem artikler og annoncer

SilkRoad er en markedsledende global leverandør af cloud baseret HR teknologi

Vi arbejder med mindre, mellemstore og store virksomheder såsom eBay, Accenture, L’Oréal, McAfee, Manpower, Citrix, Morgan Stanley og Singapore Airlines

Analyse virksomheden IDC skriver om SilkRoad’s markedsledende applikation RedCarpet:

"SilkRoad’s flagship onboarding offering is… the benchmark in the industry”

Ring eller skriv for mere inspiration!

SilkRoad

Hans Edvard Teglers Vej 3 2920 Charlottenlund Tlf.: +45 3841 6889

E-‐mail: [email protected]

Talent Management Easy to Deploy -‐ Easy to Use -‐ Affordable

Rekruttering -‐ Introduktion -‐ Udstationering -‐ Performance -‐ Læring -‐ Fratræden

6 HR guide | Nr. 4 December 2013 | www.danskhr.dk

...om HR-systemer

Et HR-system sætter strøm på administrative og styringsmæs-sige processer, der vedrører de menneskelige ressourcer. Der er over de senere år sket en spæn-dende udvikling inden for området, hvilket har medført, at systemerne i dag på mange områder vil kunne understøtte både de personalead-ministrative og de kompetence- og udviklingsmæssige processer og styringsbehov i såvel private som offentlige organisationer. Samtidig er muligheden for at få adgang til systemerne ”via et stik i væggen” også blevet forbedret, men der er stadig et behov for, at man tænker sig godt om, inden man vælger.

HR-systemerne giver også mulighed for at standardisere og konsolidere personale stamdata, som i en lang række organisationer findes i mange forskellige it-systemer. Der ses derfor ofte vigtige integrationer til eksempelvis lønsystemer, tidsregi-streringssystemer og økonomi- og ERP-systemer.

Baseret på rådgivningsopgaver og kontakter til mange virksomheder har vi konstateret, at efterspørgs-len efter HR-systemer i Danmark er pænt stigende. Fra at være noget man har talt om, ser vi flere og flere, som konkret gør noget aktivt ved det og får sat strøm på HR-processerne. Det ønskede strategiske fokus og muligheden for bedre servicering af medarbejderne, bedre styr på HR-data og en mere strømlinet håndtering af processer,

der traditionelt er omkostningstunge udgør ofte en stor del af business casen.

Den stigende efterspørgsel har også medført, at antallet af leverandører af HR-systemer på det danske mar-ked er vokset inden for de senere år, hvor der udbydes ca. 25 for-skellige HR-systemer i det danske marked, og flere nye såvel danske som udenlandske leverandører viser fortsat interesse for at tilbyde deres løsninger til danske virksomheder. Inden for de sidste 12 måneder har eksempelvis et par nye leverandører etableret sig i Danmark.

Forskelligt fokusDe fleste leverandører på det dan-ske marked er de såkaldte “Best-of-Breed-leverandører”. Det vil sige leverandører, som udelukkende leverer et HR-system og har strate-gisk fokus på dette. Man ser dog et marked med en del forskelligheder, og hvor leverandørerne har forskel-lige måder at takle virksomhedernes behov på.

Leverandørerne kan typisk kategori-seres i seks typer.

1. ”ERP-leverandørerne” er de store internationale spillere, som tilbyder et HR-system (og i nogle tilfælde endvidere løn), enten som en stand-alone-løsning eller som en del af en bredere ERP-suite. Det er karakteristisk, at for disse leve-randører er HR ikke et strategisk

fokusområde. Disse løsninger har en meget dyb og også re-lativ bred funktionalitet, men de kan mange gange være præget af en ”økonomisystem”-filosofi. Ligeledes ser man sjældent den samme fleksibilitet og intuitive brugergrænseflade som i syste-mer, der er lavet udelukkende til HR-opgaven.

2. ”HCM-leverandørerne” er specifikke leverandører af HR-systemer, hvor leverandøren ikke udbyder andre produkter. HR er således deres hovedfor-retning. Det systemmæssige fokus har fra starten været lagt på den strategiske og udvik-lingsmæssige del af HR-proces-serne. Der er primært tale om mindre og mellemstore inter-nationale spillere samt mindre danske leverandører.

3. ”Løn-leverandørerne” kommer oprindeligt fra løn-verdenen og tilbyder således også systemer inden for dette område. De har som en naturlig forlængelse typisk stor fokus på de administrative HR-processer og i mindre grad på de udvik-lingsorienterede områder, som netop er karakteristisk for HCM-leverandørerne. Udover HR og løn tilbyder en række af disse leverandører også understøtning på tidsregistrering og i nogle tilfælde vagtplanlægning. Der er primært tale om mindre og mel-lemstore danske leverandører.

HR-systemerMange muligheder i et uigennemsigtigt marked

Af Herbert Nathan, rådgivningsvirksomheden HerbertNathan & Co.


...om HR-systemer

4. ”Outsourcing-leverandørerne” kommer ligeledes fra lønver-denen, men leverer udeluk-kende deres løn og HR-løsning hosted. Leverandørerne er primært mellemstore nordiske virksomheder. Outsourcing-leverandørerne er dog ikke er de eneste, som kan levere en cloudløsning, idet dette også er muligt hos flere af de andre leverandørtyper.

5. ”Konsulent-leverandørerne” har typisk deres udspring fra en HR- eller IT-konsulentforretning, og de har fra oprindeligt at tilbyde konsulentydelser udviklet systemer som løftestang for deres konsulentydelser, hvor flere af dem har gennemgået en transformation til en egentlig

HR-software-leverandør. Der er her tale om udelukkende dan-ske løsninger.

6. Herudover findes en lang række ”niche-leverandører”, som kun dækker en mindre del af HR-værdikæden – typisk en enkelt HR-proces (f.eks. rekrut-tering, e-learning etc.).

HR-systemerne understøtter såle-des i dag den overvejende del af processerne inden for strategisk HR, rekruttering, personaleudvikling, ressourcestyring, kompensation, præsentationsmåling, afvikling af medarbejdere, personaleadministra-tion og rapportering. Der er dog en del forskelle mellem, hvor godt de enkelte systemer understøtter de enkelte processer på både bredden

og dybden, i forhold til hvorledes de enkelte systemer understøtter en given proces. Størstedelen af leve-randørerne har et relativt bredt pro-duktudbud og vil i mange tilfælde kunne understøtte de væsentligste processer hos de kunder, de hen-vender sig til. Det er dog karakteri-stisk, at kun de helt store systemer fra ERP-verdenen kan tilbyde fuld understøttelse af alle HR-processer. Områder som leverandørerne over en bred kam især har udviklet på er eksempelvis målstyring og lønre-views samt tværgående områder som brugergrænseflade, rapporte-ring og integrationsmuligheder.

På teknologiområdet er HR-syste-mer inden for de seneste ti år blevet voldsomt præget af de nyudviklin-ger, som sker på den IT-teknologi-ske front. Disse har muliggjort nye forretningsformer og -forbedringer, som kan udnyttes inden for HR. I løbet af de sidste par år er især cloud computing og Software as a Service (SaaS) blevet aktuelt inden for HR-system-området. Denne type løsninger adskiller sig fra traditio-nelle in-house-løsninger ved, at man i stedet lejer brugen af software og hardware hos leverandøren. Dette giver mulighed for, at man mere enkelt kan ”skrue op og ned” for løsningen.

Fastlæg de forretningsmæssige målNår virksomheder vælger at igang-sætte et HR-system-projekt, er det fortsat vigtigt at fastlægge de forretningsmæssige mål, som pro-jektet løbende styres efter. Selvom HR-området oftest omfatter de bløde områder, vil det stadig være muligt at foretage en kvantificering af mulige benefits, som kan gå hånd i hånd med de mere bløde og strategiske parametre. I forbindelse med HR-projekter ser man således potentialer inden for alle fire hoved-typer, dvs. omkostningsbesparelser, proceseffektivisering, strategiske benefits og beslutningsstøtte.

Det er ofte en omfattende og vigtig proces at finde frem til det helt rette

Herbert Nathan, rådgivningsvirksomheden HerbertNathan & Co.


...om HR-systemer

system. For at kunne nå frem til en beslutning omkring valg af system og leverandør er det vigtigt at opstille et veldokumenteret og objektivt beslut-ningsgrundlag. Man skal have opstillet de forretningsmæssige behov og sørge for at få vendt de sten som er nød-vendige – hverken mere eller mindre – for at nå frem til det rigtige for ens virksomhed. Det er endvidere vigtigt at gøre opmærksom på, at der ikke er en ”onesize-fits-all”-løsning. Det, der kan være rigtigt for én virksomhed, er ikke nødvendigvis det rigtige for naboen.

Når en virksomhed står over for valget af system, vil man ofte skulle vælge imellem en HR-Best-of-Breed-løsning og HR-modulet fra virksomhedens ERP-leverandør. Det mest hensigts-mæssige valg vil kræve en nærmere vurdering fra virksomhed til virksomhed. Det vil dog altid være relevant at vur-dere ERP-leverandørens løsning som et af alternativerne, og hvor overvejelserne omkring den funktionelle opfyldelse i forhold til integrationsproblemerne vil være væsentlige elementer i overvejel-serne. Såfremt de funktionelle behov ikke vil kunne opfyldes tilstrækkeligt i ERP-leverandørens HR-løsning, vil man ofte være bedre tjent med at vælge en løsning fra en Best-of-Breed-HR-leve-randør. Det er endvidere vores vurde-ring, at Best-of-Breed-systemerne ofte er mere fleksible, nemmere at arbejde med i det daglige samt ofte hurtigere og lettere at implementere.

Kigger man ud i fremtiden forventes efterspørgslen efter HR-systemer at stige i de kommende år, bl.a. også fordi finanskrisen har sat en del projekter på hold som formodentligt genoptages. Vi forventer dog, at projekterne bliver mere kortvarige og i noget mindre i omfang.

Herbert Nathan har 25 års erfaring med rådgivning om anskaffelse af HR-syste-mer. Herbert Nathan leder HerbertNa-than & Co, som er den førende uvildige rådgivningsvirksomhed i Skandinavien inden for ERP, HR, Løn, CRM og BI. Udover at fungere som rådgiver for mange virksomheder udarbejder virksomheden analyser af markedet, herunder inden for HR og løn.

• Erkend, at anskaffelse af HR-systemer er en forretningsbeslutning, som kræver involvering af ledelsen

• Tag udgangspunkt i HR-strategien og udarbejd en businesscase og brug den til at følge op på de forretningsmæssige mål

• Overvej nøje fordele og ulemper ved at anvende et selvstændigt HR-system i stedet for et ERP-integreret HR-system

• Vurder Best-of-Breed-leverandørerne på lige fod med ERP- leverandørerne, da de oftest har en mere faglig indgang til

HR-behovene• Vurdér nøje leverandørens overlevelsesmuligheder og fremtiden for

det HR-system, man vælger• Anvend systemernes standard og undgå at lave tilretninger til

løsningen• Anvend en uvildig rådgiver til at støtte i processen omkring

anskaffelse og implementering af system

Gode råd

Hvorfor vælger virksomhederne at investere i et HR-system?

Få bedre styr på HR-data

Forbedre HR-servicen overfor organisationene

Effektivisering af HR-forretningsprocesser

Understøttelse af strategiske HR-initiativer(f.eks. performance management, efterfølgerplanlægnng)

Konsolidering af HR-systemer og -databaser

Opnå direkte HR relaterede omkostningsreduktioner

Erstatning for forældet teknologi

Intet HR-system i dag

Forbedre medarbejdertilfredshed

Andet

Reducere IT-omkostninger

Hvilke forretningsprocesser omfatter HR-projekterne typisk?

Figuren angiver hvor stor %-del af projekterne der omfatter den pågældende proces

Kompetenceudvikling og træning

Personale udvikling

Personale administration

Rekruttering

Performance Management

E-HR (medarbejder og leder selfservice)

Ferie- og fraværshåndtering

Fleksible personlegoder

On-boarding/Off-boarding

Løn review og regulering

Tidsregistrering

HR

pro

cess

er

Thomas International er verdens største udbyder af personlighedstestVores omfattende program af persontest og udviklingsværktøjer hjælper ledere, HR ansvarlige og virksomhedskonsulenter med at rekruttere, fastholde, udvikle og lede de rigtige medarbejdere.

Filosofien hos Thomas International er enkel - det skal være nemt og sikkert at anvende testprogrammerne fra Thomas International.

Kontakt os for en uforpligtende præsentation af mulighederne i et samarbejde med Thomas International.

www.thomasinternational.net

Tlf: 4449 1017

Email: [email protected]


...om HR-systemer

Bankdata leverer it-systemer til bankverdenen og er i dag en af Danmarks førende virksomheder inden for it-løsninger. Virksomheden blev stiftet i 1967 og bestod på da-værende tidspunkt af fire personer. I dag er virksomheden vokset til 650 medarbejdere, hvoraf største-delen arbejder på hovedkontoret i Fredericia.De mange medarbejdere giver et naturligt behov for et system, der kan indsamle den enkelte medarbej-ders data – herunder uddannelses-baggrund, faglige kvalifikationer og så videre.

”Vi har i dag et meget velfungerende system, som samler alle medarbej-dernes stamdata. Vi har haft det i en årrække, og alle afdelingsledere, chefer, direktører og naturligvis HR har adgang til systemet. Som kon-

sulenthus skal vi altid sammensætte det bedste team til den enkelte opgave, og det hjælper vores it-værktøjer os med. De respektive ledere kan blandt andet søge på faglige kvalifikationer og øvrig erfaring og dermed sammensætte teamet til opgaven,” siger Annette Smith, underdirektør og HR-ansvarlig i Bankdata.

Opfylder behovHR-systemet, som Bankdata anvender i dag, er startet op i en DOS-version, blev sidenhen en Windows-version og er i dag webbasseret. Og inden for en over-skuelig fremtid går Bankdata over til en ny version, hvor det blandt andet vil være muligt for brugerne at indtaste data direkte uden at skulle konsultere HR først. Men ifølge Annette Smith skal man kunne kravle, før man kan gå, når det gælder it-systemer.

”Vi er selv inden for it-verdenen og ved, hvor meget det betyder at få implementeret et system på den rigtige måde – samt at have et system, der passer til de behov, som efterspørges af brugerne/medarbejderne i virksomheden. Tvinger man et system ned over hovedet på medarbejderne, tager de i værste fald afstand fra

Et HR-system skal passe til

virksomhedens behov

Som leverandør af it-systemer til bankverdenen ved Bankdata,

hvor meget det betyder at have et system, der passer

til de behov, der efterspørges i virksomheden, når

de ser på deres eget HR-system.

Af Nikolaj Henum, VirkKom


...om HR-systemer

det, og så kan det være vanskeligt at komme igen med en ny løsning – også selv om det i næste forsøg er langt bedre. At implementere et system i en organisation handler i høj grad om tillid og om at lytte til medarbejdernes behov – og med udgangspunkt i det udarbejde en kravspecifikation,” fortæller Annette Smith.

HR og teknik går hånd i håndI takt med den stigende digitalise-ring har it – og ikke mindst forskel-lige systemer – fået større og større betydning for virksomhedernes daglige drift, og Bankdata er ikke nogen undtagelse. Vi kender det alle sammen: Er it-systemet nede, lammes hele organisationen, og arbejdspladsen bliver lynhurtigt affolket.

”Som alle andre virksomheder har vi mange it-systemer integreret, men langt størsteparten kører uafhængigt af hinanden, hvilket vi finder mest hensigtsmæssigt for vores situation. Virksomhederne er naturligvis blevet langt mere afhængige af teknikken i dag sammenlig-net med for 20 år siden, hvor vi implementerede vores første HR-system, og det stiller naturligvis også krav til nutidens ledere. De skal være godt rustet med en god portion teknisk forståelse. It og forskellige systemer er efterhånden blevet et område, der berører alle niveauer og faggrupper i en organisation,” siger Annette Smith og tilføjer:

”Jeg har selv i hele min karriere bevæget mig meget i spændingsfeltet mellem mennesker og teknik, og de erfaringer, jeg her har hentet, gør jeg dagligt brug af.”

Store gevinster at hente ved at investere i HR-systemerFor mange virksomheder kan det virke som en stor mundfuld at skulle investere i it-systemer, men ifølge brancheforeningen IT-Branchen kan der være store gevinster at hente ved investeringer i HR-systemer.

Bankdatas kontor i Fredericia


...om HR-systemer

”Virksomhederne får en mere effektiv og systematisk tilgang til både persona-lehåndtering og med-arbejderudvikling ved at investere i et HR-system. Der findes en lang række forskellige løsnin-ger, som kan løse behovene for både store og små virksomheder,” siger chef-konsulent Bjørn Borre, IT-Branchen.

HR-systemer i hastig vækstHos Dansk Erhverv fornemmer man tydeligt, at der i de senere år er sket en kolossal udvikling inden for HR-systemer.

”Det er interessant at se, hvor stor en betydning HR-systemer har fået i virk-somhederne. Hvor HR-systemer før var forbeholdt større virksomheder, er de i dag i høj grad integreret i mange små og mellemstore virksomheder. Der er naturligvis mange forskellige forklaringer herpå, men en af dem er, at det i højere grad er blevet legitimt at indsamle data om medarbejderne – noget andet er det rent praktiske. I de seneste fire-fem år har der generelt været mange ansø-gere til en given stilling. De mange ansøgninger, virksomhederne modta-ger, tager tid at håndtere, og der opstår ofte fejl, når en proces håndteres ma-nuelt. Ved at automatisere processen kan man i mange tilfælde undgå fejl,” siger Bente Wennerberg, chefkonsulent i HR & Ledelse hos Dansk Erhverv. Er altid i markedetIfølge Annette Smith er it-verdenen i konstant forandring, og som indkøber og beslutningstager er det vigtigt, at man afsætter lidt tid af til at mødes med relevante potentielle udbydere af HR-systemer, når man bliver kontaktet.

”Jeg forsøger så vidt muligt at kende forskellige relevante udbydere af HR-systemer. Det er sjældent, at vi egent-lig aftager nogle produkter, men det er utrolig vigtigt, at vi i HR ved, hvad der findes i markedet,” siger Annette Smith.

IT-Branchen giver følgende syv råd, hvis du er i markedet for et HR-system

• Afklar dit forretningsbehov, og hvad du er villig til at investere

• Sonder markedet, og gå i dialog med udvalgte leverandører

• Stil funktionelle frem for tekniske krav. For mange tekniske krav begrænser leverandørens mulighed for fleksibelt at imødekomme dine behov.

• Vær åben for at omprioritere dine krav undervejs ved udvikling eller tilretning af systemer. Alle kan blive klogere undervejs

• Brug standardkontrakter anerkendt af både kunder og leverandører

• Vær i tæt dialog med din leverandør. Det er sådan de bedste løsninger skabes og samarbejder vedligeholdes

• Tro ikke, at gevinster opnås alene ved indkøb af it. Det er ofte nødvendigt at tilpasse virksomhedens arbejdsgange for at udnytte teknologien optimalt.

Bente Wennerberg, chefkonsulent i HR & Ledelse hos Dansk Erhverv

Få den sprogundervisning, dine medarbejdere har brug for:Business EnglishWirtschaftsdeutschEspañol para negocios

Português para negócios商务中文Forretningsdansk

BUSINESS UDEN BRØLEREKommunikerer din organisation på niveau med jeres internationale samarbejdspartnere?

Skræddersyet sprogundervisning til erhvervslivet – også på Skype

www.studieskolen.dk/[email protected] 7985

Vi underviser i 35 sprog på alle niveauer.

...om HR-systemer

Annonce / Produktinformation

Det kan svare sig at lægge energi i valg og implementering af nyt HR-system

Med en ambitiøs vækststrategi havde TREFOR for et år siden

brug for et nyt HR-system. Det skulle til fulde understøtte HR-

arbejdet, og et ufravigeligt krav var, at både HR, ledere

og medarbejdere kunne tilgå systemet.

Af journalist Elisabeth von Staffeldt

”Jeg tror på, at vi på sigt kan se en klar målbar effekt af vores valg af HR-system,” fortæller HR-chef hos TREFOR Marianne Quistgaard Iversen.


...om HR-systemer


TREFOR er en vækstorienteret energikoncern med flere forretningsområder, hvoraf nogle bevæger sig inden for stram lovgivning. Andre er rene kommercielle forret-ningsområder, og koncernen har ambitiøse vækstmål.

”Vi har en ambitiøs strategi om vækst. Vi vokser og har gjort det gennem en del år. I HR skal vi understøtte den overordnede vækststrategi og være med til at sikre, at kompetencer, struktur og måden at arbejde med data på hele tiden understøtter denne strategi,” fortæller Mari-anne Quistgaard Iversen, der er HR-chef hos TREFOR

Ny struktur på data og processerFor et år siden måtte virksomheden sande, at der med cirka 550 medarbejdere måtte en ny struktur på HR-data og -processer. Lønsystemet alene var ikke nok, og forskellige supplerende systemer i blandt andet Excel-ark måtte erstattes af ét samlet system, der var skabt til formålet.

”Vores overordnede mål med et nyt HR-system var og er at få professionaliseret HR – i processerne og dokumentationen – så vi har styr på os selv i forhold til nuværende og nye projekter. Vi skal hele tiden vide, om vi har de nødvendige kompetencer i huset, eller om vi skal løfte niveauet et sted, enten ved uddannelse eller rekruttering,” fortæller Marianne Quistgaard Iversen.

Dokumentationsbehovet ligger hos TREFOR i flere lag fra driftsmæssigt til ledelsesmæssigt plan. I en del af driften er der behov for at kunne dokumentere, at medarbejde-re har de rette kompetencer, for eksempel elektrikerne. Der er store krav til dokumentationen af deres kompe-tencer og ikke mindst til opdaterede certificeringer.

Tilgængelighed afgørendeDer er også mange interne processer, hvor virksomhed-en har brug for at kunne dokumentere, og hvor det er vigtigt, at alle har adgang til den relevante information. Når der kommer en ny leder for en afdeling, har han eller hun brug for indblik og dokumentation. Marianne Quist-gaard Iversen uddyber:

”Et af de afgørende punkter var, at systemet skulle være tilgængeligt for alle. At alle ledere og medarbejdere skal kunne tilgå oplysningerne. For eksempel skal en ny leder kunne få adgang til relevante data om sine medarbej-dere vedrørende stillingsbeskrivelser, kompetencer, udviklingsplaner, løn, anciennitet, tillidsposter osv.”

Tidligere var det kun HR, der kunne tilgå medarbejderop-lysningerne i de adskilte systemer i blandt andet Excel og et dokumenthåndteringssystem. ”Det var vigtigt, at det var en let tilgængelig løsning både i implementerin-gen og i brugerfladen, og brugervenligheden var vigtig. Det har været nemt at designe løsningen, så det er nemt for alle at bruge den,” uddyber Marianne Quist-gaard Iversen og fortsætter: ”En af gevinsterne er, at vi kan rapportere på data, vi ikke har kunnet før. Nu kan vi analysere på for eksempel personaleomsætningen og årsagen hertil. Tidligere skulle vi manuelt fintælle, så det er meget mere valide data, vi har nu.”

HR-systemet arbejder fint sammen med virksomhedens lønsystem. Den enkelte medarbejder ”fødes” i lønsyste-met, og data overføres til HR-systemet. I HR-systemet suppleres så med andre relevante oplysninger om den pågældende medarbejder.

Udvælgelsen”Da vi havde erkendt, at vi måtte se os om efter et HR-system, vurderede vi tre forskellige løsninger, inden vi traf et valg. Vi lavede en kravspecifikation med, hvad vi havde brug for på den korte og den lange bane. Valget faldt på Epos fra PBJ A/S, fordi de bedst opfyldte vores kriterier,” fortæller Marianne Quistgaard Iversen og fortsætter: ”Det vigtigste var, at det understøttede vores HR-processer i forhold til at have overblik over og styre kvalifikationer, medarbejdersamtaler, certificeringer osv., så det ikke skulle styres manuelt.”

Vores overordnede mål med et nyt HR-system var og er at få

professionaliseret HR – i processerne og dokumentationen –

så vi har styr på os selv i forhold til nuværende og nye pro-

jekter. Vi skal hele tiden vide, om vi har de nødvendige kom-

petencer i huset, eller om vi skal løfte niveauet et sted, enten

ved uddannelse eller rekrutteringMarianne Quistgaard Iversen, HR-chef TREFOR


...om HR-systemer


TREFORs nye HR-system er ikke fuldt ud lanceret endnu, men der er gennemført pilottests, hvor HR-afde-lingen har fået gode tilbagemeldinger om, at det er godt at arbejde i, og at det er en god understøttelse til det aktuelle strategi- og ledelsesarbejde i virksomheden.

Kun relevante dataHR-afdelingen i TREFOR tæller ud over Marianne Quistgaard syv medarbejdere. Hun møder både i HR-afdelingen og blandt lederne flere holdninger til, hvilke oplysninger, HR-systemet skal indeholde:

”I implementeringen har det været vigtigt at have en kritisk tilgang til, hvad systemet skal bruges til, og hvad det ikke skal bruges til. Jeg er tilhænger af at begrænse omfanget af data. Det er Need to Know og ikke Nice to Know. Der skal kun lægges de data ind, som er rele-vante for TREFOR at have viden omkring. Godt nok er det også et medarbejdersystem, men kun for så vidt, at de skal kunne tilgå deres data. Primært er det et HR- og ledelsessystem, så det er på ledelsesplan, at vi vurde-rer, hvilke data vi har behov for.”

TREFOR arbejder sig hen imod en stærkere performan-cekultur, hvor mål brydes ned på den enkelte medarbej-der. Marianne Quistgaard Iversen fortæller afsluttende: ”Jeg tror på, at vi på sigt kan se en klar målbar effekt af vores valg af HR-system. Det er vores medarbejdere, der skaber resultaterne. Derfor skal vi have dygtige medarbejdere på de rigtige pladser. Det understøt-ter systemet. Nedbrydningen af målene på de enkelte medarbejdere er med til at forbedre den enkeltes perfor-mance og i sidste ende vores samlede målopfyldelse og bundlinjeresultat.”

Om TREFOR

Ydelser: TREFOR er et energiselskab

med nationale og internationale

aktiviteter.

Med base i Kolding leverer TREFOR

el, fjernvarme, fibernet og rent drikke-

vand til Trekantområdet og Fyn.

TREFOR er aktiv i udviklingen af fremti-

dens klimavenlige energiteknologier og

tilbyder innovative og konkurrencedyg-

tige energi- og serviceløsninger samt

automatik, klimastyring og køleteknik til

erhvervsliv og private over hele landet.

TREFOR projekterer, bygger og driver

vindmølleparker i ind- og udland.

Størrelse:

TREFOR omsætter for ca. 2,5 mia.

kr. om året, har et solidt økonomisk

grundlag og investeringer i egne

Forretninger og er med mere end 560

medarbejdere en af Trekantsområdets

største arbejdspladser.

HR-løsning: Epos HR fra PBJ A/S.

HR-afdelingen arbejder meget sammen med lederne, men har også meget kontakt med medarbejderne. Det nye HR-system er ifølge Marianne Quistgaard Iversen med til at gøre koncernens HR-data og -processer nærværende og effektive for alle.

Tidsregistrering alle kan finde ud af

TimeMap er den mest brugervenlige web baseret tids- og fraværsregistreringdu kan forestille dig og så til priser, hvor alle kan være med!

Prøv TimeMap gratis via www.timemap.dk eller ring til os på 70207108, så vi kan finde den løsning, der passer bedst til dig.

Fra 1.000,-pr. måned

Gratis oprettelse


...om HR-systemer

Skrot de manuelle rutiner

Med et effektivt HR-system kan I afskaffe en række manuelle,

tidskrævende arbejdsprocesser. Dermed frigør I ressourcer,

som i stedet kan bruges på andre opgaver, der skaber værdi.

Det giver gevinster på både den korte og den lange bane.

Af Louise Enghave, marketingspecialist, LESSOR

I en HR-afdeling er der typisk en lang række manuelle processer at holde styr på. Manuelle processer, som kan være både tunge og tids-krævende. Processerne kan fx handle om:

• Rekruttering• Prøveperiodesamtaler• Fødselsdage• Jubilæer • Seniorsamtaler• Personaleomsætning• Anciennitetsstatistik• Alder- og kønsstatistik• Fratrædelsessamtaler• Lister for julegaver• Kursusforløb• Registrering af IT-udstyr

Hos LESSOR oplever vi, at mange virksomheder har et stort ønske om at reducere de manuelle rutiner og i stedet frigøre ressourcerne til andre opgaver, som skaber værdi. Derfor har vi fokus på at udvikle systemer, som kan understøtte HR-funktionens arbejdsgange og hjælpe med at strukturere de mange oplysninger, som typisk håndteres af HR.

Vores løsninger bliver udviklet med fokus på at kunne imødekomme både nutidige og fremtidige behov – og med fokus på brugervenlighed, fleksi-bilitet og effektivitet.

Hvad kan man bruge et HR-system til?Med et HR-system er det slut med at registrere i regneark og lede efter oplysninger i forskellige mapper og systemer. I kan samle alt om jeres medarbejdere på et og samme sted; alt fra oplysninger om medarbejderes pårørende over udleveret udstyr til gennemførte uddannelser. Systemet gør det nemt både at registrere oplysningerne, holde dem ved lige og finde frem til lige netop de oplysninger, I står og skal bruge.

En lang række processer og rutiner kan automatiseres, og dermed frigøres både tid og ressourcer til mere udviklings-orienterede opgaver, der skaber værdi for den samlede organisation. Samtidig kan et velfungerende HR-system være understøttende værktøj i netop organisationsudvik-ling – og generere rapporter og statistikker til brug for både HR-afdelingen og forskellige ledelsesniveauer.

Med en HR-løsning fra LESSOR får I et

brugervenligt og fleksibelt værktøj til at

understøtte en lang række opgaver og

processer – fra håndtering af medar-

bejderoplysninger over rekruttering og

kompetenceplanlægning til styring af tid

og udbetaling af løn. Vi sammensætter

en løsning, der matcher jeres behov.

Fakta



...om HR-systemer

På den korte bane vil I med et HR-system hurtigt kunne mærke, at I sparer tid på manuel admini-stration og dermed får frigjort ressourcer til andre opgaver. På længere sigt vil fordelene vise sig i form af en styrket HR-funktion med fokus på ud-vikling af medarbejdere, ledere og organisation.

Lad medarbejderne gøre en del af arbejdetDer kan være store tidsbesparelser at hente ved at lade medarbejderne selv stå for en del af det ad-ministrativt tunge registreringsarbejde. Hvorfor ikke lade medarbejderne selv vedligeholde deres data som fx stamoplysninger og bankkontonummer? Det gør det samtidig muligt for medarbejderne selv at finde svar på en lang række spørgsmål, som el-lers optager tid og ressourcer i HR-afdelingen – fx om feriesaldi og kørselsregnskaber.

Rollebaseret adgang til oplysningerI stedet for at besvare spørgsmål fra ledere om medarbejdere, kan I give dem adgang til syste-met, hvor de kan se/redigere oplysninger om egne medarbejdere. I kan selv definere sikker-hedsroller og dermed styre, hvilke oplysninger lederne har rettigheder til at se og/eller redigere. Det sparer tid – både for HR-funktionen og lederne, der selv nemt kan finde frem til de oplys-ninger, de skal bruge.

Sæt rutinerne på autopilotEt HR-system kan holde styr på en lang række processer. Bliv fri for post-its og huskelister og lad systemet gøre arbejdet for jer. Det mindsker afhængigheden af enkeltpersoner og sparer tid.

En lang række virksomheder har stor glæde af deres LESSOR HR-system i dagligdagen. Chefkonsulent John Holmstrøm fra LESSOR har kontakt til mange af dem og oplever, at kunderne især sætter pris på muligheden for at få notifikationer, når der er noget de skal huske. ”Man kan sætte HR-systemet op til at sende en e-mail ved en lang række vigtige hændelser – fx ved nyansættelser, medar-bejdersamtaler, jubilæer osv. Udover HR-afdelingen kan systemet også sende e-mails til relevante ledere, fx hvis en medarbejder har rund fødselsdag, eller IT-afdelingen skal huske at klargøre en pc til den nye medarbejder,” fortæller John Holmstrøm.

Få synliggjort værdien af HR i organisationenMed et HR-system bliver det nemt at lave ledelsesrap-portering. Fx kræver et overblik over medarbejdernes sygefravær eller lønniveau fordelt på afdelinger kun få klik i systemet, og dermed er det nemt at sørge for relevant ledelsesinformation uden at skulle bruge en masse tid på at sætte rapporter op og hente oplysninger. Det frigiver tid til de mere udviklingsorienterede HR-opgaver, og det giver gode muligheder for at synliggøre HR-afdelingens viden og opgaver i den øvrige organisation.

Effektiv rekruttering af de rette kandidaterEn af de processer, hvor der virkelig er tidsbesparelser at hente, er rekruttering. Mange virksomheder modtager rigtig mange ansøgninger til hver enkelt ledig stilling, og det kan være en tidskrævende opgave at få dem sorteret, sende afslag, indkalde til samtaler og kommunikere med kandida-ter i det videre forløb.

Et overskueligt og brugervenligt HR-system letter administrationen.



...om HR-systemer

Med et rekrutteringssystem får I styr på proces-sen fra start til slut og slipper for de manuelle rutiner. I kan lade kandidater søge ledige stillinger direkte via jeres hjemmeside og sikre, at I får de oplysninger, I skal bruge. Systemet gør det nemt for jer at frasortere kandidater, der ikke opfylder kravene til den aktuelle stilling – og I kan koncen-trere jer om dem, der er kvalificerede. Når I har fundet den rette kandidat, kan I nemt overføre vedkommendes oplysninger til HR-systemet, så I ikke skal bruge tid på manuel indtastning.

Et system skaber plads til udviklingNår alle medarbejderoplysninger er struktureret i et overskueligt og brugervenligt system – og når de manuelle processer er automatiseret og kører uproblematisk, bliver der meget mere tid til at fokusere på at udvikle medarbejdere og organisation. Og også i den forbindelse kan der være god hjælp at hente med systemmæssig understøttelse. ”Med et LESSOR HR-system er det nemt at få et overblik over en virksomheds organisationsstruktur, simulere kompetencegap og følge virksomhedens kompetenceudvikling – samlet set og på afdelingsniveau. Det gør det muligt at iværksætte medarbejderudviklingstiltag de rette steder på rette tid og følge op,” beretter John Holmstrøm.

Gør det nemt hele vejen igennemHos LESSOR ønsker vi at lette dagligdagen for vores kunder og gøre administrative processer så enkle som muligt. ”Når vi udvikler vores løsninger, tænker vi altid i, at de skal kunne spille sammen med kundernes øvrige systemer. Gode integra-tionsmuligheder er med til at lette dagligdagen i virksomhederne og spare tid, fordi data kan opbevares, vedligeholdes og bruges på tværs. Sammen med et vedvarende fokus på effektivitet, fleksibilitet og brugervenlighed er det med til at skabe løsninger, der giver værdi for vores kun-der,” fortæller Henrik Fich, direktør i LESSOR.

• HR-systemer, som samler alle jeres

medarbejderoplysninger og gør det

muligt at automatisere en lang række

arbejdsgange

• Medarbejderportal, hvor jeres

medarbejdere selv kan registrere og

vedligeholde relevante data

• Rekrutteringsløsning, der gør det nemt

at holde styr på jobansøgere og

automatisere kommunikationen

i et rekrutteringsforløb

LESSOR tilbyder blandt andet:

Med et HR-system frigøres ressourcer til medarbejder- og organisationsudvikling.

Få mere at vide om LESSOR og vores løsninger på lessor.dk

Med et effektivt HR-system kan I nemt og effektivt løse de administrative per-sonaleopgaver. Struktur og overblik er med til at optimere jeres processer og synliggøre værdien af HR-arbejdet.Med et HR-system fra LESSOR får I et fremtidssikret system, der giver jer mulighed for at automatisere de ma-nuelle processer og samle alle med-arbejderoplysninger ét sted.

Fakta


- fra rekruttering til fratrædelse

Rekruttering | Indkøring | CV | MUS | Kompetencestyring | Medarbejderundersøgelser | og meget mere….

Fleksible løsninger til HR Med en stærk kombination af kompetencer indenfor HR og softwareudvikling leverer vi HR-løsninger, der hjælper virksomheder med at optimere og professionalisere deres HR-processer på helt nye måder.

Løsningen er webbaseret og kræver ingen installation.


...om trivsel

- fra rekruttering til fratrædelse

Rekruttering | Indkøring | CV | MUS | Kompetencestyring | Medarbejderundersøgelser | og meget mere….

Fleksible løsninger til HR Med en stærk kombination af kompetencer indenfor HR og softwareudvikling leverer vi HR-løsninger, der hjælper virksomheder med at optimere og professionalisere deres HR-processer på helt nye måder.

Løsningen er webbaseret og kræver ingen installation.


...om HR-systemer


Løsningen, der begejstrerPå bare lidt over et år er e-rekrutteringsløsningen Emply Recruitment gået fra at

være en lille iværksættervirksomheds ukendte produkt til at være store interna-

tionale virksomheders foretrukne værktøj til rekruttering af nye medarbejdere.

Formlen bag den overvældende succes er et gennemtænkt system i verdens-

klasse med fokus på fleksibilitet, kvalitet, enkelhed og en høj grad af brugerven-

lighed – samt ikke mindst en personlig og kompetent kundesupport.

Af Jeanette Hänel, kommunikationskonsulent, Ofir.dk

Verdens bedste rekrutteringssystem. Det kan synes som en lidt urealistisk vision, men det er ikke desto mindre visionen for Emply Recruitment – og det har det været lige fra dengang, løsningen blot var en idé. I dag, efter knap 1½ år på markedet, tæller virksomheden bag løs-ningen allerede en lang række store og velrenommerede internationale virksomheder blandt deres kunder.

Historien om Emply Recruitment er samtidig historien om et par dedikerede entreprenører, der efter en grundig analyse af markedet for rekrutteringssystemer konklu-derede, at der manglede et intuitivt rekrutteringssystem med fokus på fleksibilitet, enkelthed og brugervenlighed. Det blev startskuddet for Emply Recruitment.

Fra starten var det også vigtigt, at kunderne skulle opleve en høj standard af service og support, hvilket var en af årsagerne til, at Emply ApS i sommers indgik sam-arbejde med Ofir A/S om eneforhandling af Emply Recruitment i Danmark. Ofir havde i forvejen en dedi-keret og professionel salgs- og serviceorganisation på plads og kunne være med til at sikre det høje serviceni-veau i takt med kundetilvæksten.

Kunderne som ambassadørerAllerede fra det første kundebesøg blev det klart for Emply, at deres intuitive fornemmelse var rigtig. De stod med et produkt med et kæmpe potentiale, hvilket den eksplosive tilgang af nye kunder det seneste halve år også vidner om. Ofir har netop afsluttet spændende implementeringer hos bl.a. Oticon og Haldor Topsøe, lige-som Bang & Olufsen er ved at blive færdigimplementeret.

Jan Lundsgaard, Salgsdirektør hos Ofir


...om HR-systemer


Hos Ofir er man meget glade for det nye produkt i por-teføljen og for den begejstring, de oplever hos kunderne både ved præsentation af systemet og ved den opføl-gende dialog efter implementering. Og når kunderne endda uopfordret agerer som ambassadører for produk-tet, kan man næsten ikke ønske sig mere.

Det var den oplevelse Jan Lundsgaard, Salgsdirektør hos Ofir, fik, da virksomheden for nylig deltog på den årlige HR-messe i Øksnehallen: ”Man bliver glad og stolt over et produkt, når man kan mærke, at kunderne er tilfredse og har lyst til at anbefale det. På HR-messen oplevede vi flere gange, at eksisterende kunder tog nogle kontakter i deres netværk med over at se løsnin-gen på standen og nærmest overtog demoen fra vores sælgere,” fortæller Jan Lundsgaard.

Fremtidens rekrutteringsløsningEmply Recruitment-løsningen rammer tilsyneladende et uopfyldt behov i markedet, og det er der flere årsager til. Helt grundlæggende skyldes succesen teamet bag løsningen, som kan mønstre det helt optimale kompe-tencemix. De to grundlæggere har flere års erfaring med udvikling af internetbaserede løsninger med udgangs-punkt i kompetencer indenfor systemarkitektur, design og funktionalitet. Når man dertil lægger kompetencer indenfor HR-ledelse og professionel rekruttering, går tingene op i en højere enhed, som det er tilfældet med Emply Recruitment.

Med et produkt, der har alle forudsætninger for at blive markedsleder, har grundlæggerne da heller ikke grund til at være beskedne, når talen falder på fremtiden: ”For os var det en blåstempling, da Maersk Supply Service og Semco Maritime valgte Emply Recruitment som rekrut-teringsløsning, og det gav os tillid til at rulle produktet ud over landets grænser. Vi er godt i gang med interna-tionaliseringen og er p.t. ved at etablere datterselskaber i flere lande – men vi er stadig opmærksomme på, at væksten skal ske kontrolleret og organisk, som det hele tiden har været vores strategi,” fortæller grundlægger og adm. direktør Gert Abildskov.

Gert Abildskov grundlægger og adm. direktør, Emply Recruitment

Emply Recruitment er udviklet af Emply ApS, der

blev stiftet i 2010 af Gert Abildskov og Michael Ahl-

strøm. Selskabets mål har fra dag ét været at lave

det bedste rekrutteringssystem i verden med fokus

på innovation, fleksibilitet og brugervenlighed.

I sommeren 2013 indgik Emply ApS samarbejde

med Ofir A/S, som blev eneforhandler af Emply Re-

cruitment i Danmark og varetager salg, implemen-

tering og service af løsningen. Ofir står bag Ofir.dk,

som er et af Danmarks førende jobsites til private

og offentlige virksomheder, og har desuden udviklet

Ofir jobunivers, som omfatter flere hundrede medier

til jobannoncering. Ofir har forhandlet avancerede

e-rekrutteringssystemer i mere end 10 år og er en

foretrukken leverandør for virksomheder, der ønsker

en full service leverandør til løsning af deres rekrut-

teringsudfordringer.

Om Ofir.dk/EmplyRecruitment

Kontaktinfo:Ofir Sjælland Ofir Jylland Tlf. 3957 7800

Gladsaxe Møllevej 28 Roms Hule 8, 3. sal E-mail: [email protected]

2860 Søborg 7100 Vejle


...om HR-systemer


Overblik, struktur og markant tidsbesparelse i rekrutteringsprocessen hos Semco MaritimeDa Semco Maritime for godt et år siden besluttede sig for at investere i et e-rekrut-

teringssystem, var deres eneste betænkning ved at vælge Emply Recruitment, at

det var et ret nyt system. Men ellers var de ikke i tvivl om, at det var det system, de

skulle have – og de har ikke fortrudt beslutningen et øjeblik siden.

Med over 200 rekrutteringer årligt og omkring 100 uopfordrede ansøgninger om ugen stod det for et års tid siden klart, at Semco Maritimes håndtering af rekrutte-ringsprocessen skulle effektiviseres. Beslutningen om et decideret rekrutteringssystem pressede sig på – over-vejende med henblik på at spare tid og ressourcer, men også for at få en mere helhedsorientereret løsning af opgaverne omkring rekruttering, samt at få overblik over hele processen.

Så da beslutningen om, at der skulle investeres i et rekrutteringssystem, blev taget, var forventningerne til det nye system tårnhøje, og markedet blev afsøgt for en professionel og kompetent leverandør. ”Da vi skulle vælge rekrutteringssystem, kom Emply Recruitment med i opløbet i 11. time, hvor vi næsten havde taget beslut-ningen om et andet system. Men Emplys præsentation af løsningen var så overbevisende, at vi valgte at gå i tættere dialog og endte med at vælge dem,” fortæl-ler Jacob Gehlert, Senior Manager i HR hos Semco Maritime.

Vi bliver både hørt og udfordretDialogen med Emply gav indtryk af et system, der var gennemtænkt helt inde i kernen og med en funktionali-tet, der ville kunne løse Semco Maritimes aktuelle rekrut-teringsudfordringer og opfylde deres behov for fleksibili-tet og brugervenlighed i rekrutteringsprocessen.

”Et af vores vigtigste kriterier, da vi skulle vælge rekrut-teringssystem, var fleksibilitet – både i forhold til hvad vi selv skulle kunne i systemet, og hvor hurtigt Emply

skulle kunne udvikle ny funktionalitet for os. De har i høj grad levet op til det, de lovede, og leveret hurtigt og effektivt hver gang – samtidig med at de har givet os sparring omkring det aktuelle behov. Vi føler, at vi bliver hørt – og udfordret, der hvor vi skal udfordres,” fortæller Jacob Gehlert.

Semco Maritimes specialiserer sig i løsninger og projekter til offshore boreplatforme, herunder en Manpower afdeling, som udlejer arbejdskraft til boreplatformene. Afdelingen har p.t. omkring 700 mand gående offshore.


...om HR-systemer


Fleksibiliteten i systemet hænger tæt sammen med den høje grad af brugervenlighed, der gør det muligt for Semco Maritime selv at udvikle og skræddersy løsningen på en masse områder uden brug af ekstern konsulentassistance. Sågar undervisning ude i afdelin-gerne har Semco Maritime selv kunnet stå for efter en indledende oplæring til enkelte superbrugere.

Funktionalitet med international rækkeviddeMed i investeringen af Emply Recruitment hørte også en masse viden omkring best practice indenfor rekruttering, hvilket Semco Maritime har haft stor glæde af, blandt andet når de har haft ønsker til udvikling af ny funktiona-litet til systemet

En af Semco Maritimes største rekrutteringsudfordringer er, at de som international virksomhed har kontorer i en lang række lande og dermed en decentraliseret rekrut-tering, som det tidligere har været vanskeligt at kvalitets-sikre og ensrette. Det er nu muligt med Emply Recruit-ment, og ifølge Jacob Gehlert skyldes det, at systemet er så enkelt og intuitivt, og at de har mulighed for at få lavet ny funktionalitet, der løser virksomhedens særlige udfordringer omkring global tilstedeværelse.

”Vi har f.eks. fået udviklet en sprogversionering af jobopslag, som betyder, at et jobopslag kan vises på forskellige sprog blot ved tryk på en knap. Det smarte er, at alle kandidater ryger i den samme pulje – hvor vi tidligere opererede med én pulje per sprogversion, hvilket var meget tidskrævende. Emply Recruitment har givet struktur og overblik over rekrutteringsprocessen, samtidig med at det har lettet det administrative arbejde markant,” slutter Jacob Gehlert.

Jacob Gehlert, Senior Manager i HR hos Semco Maritime, var med til at udvælge Emply Recruitment som Semco Maritimes nye e-rekrutteringsløsning.

Virksomheder, der bruger Emply Recruitment

Siden august 2013 har Ofir

implementeret Emply Recruitment

hos over 30 nye kunder.

Kunderne omfatter internationale

virksomheder, humanitære

organisationer, kommuner og andre

offentlige institutioner, bl.a.:


...om HR-systemer

Hos Dansk Retursystem er HR-systemet med til at styrke ledelsens arbejde og spare tid i HR-afdelingen

Af journalist, cand.polit. Christian Barnholdt

Sidste år indsamlede og viderebe-handlede man mere end 850 millio-ner pantbelagte emballager i plastik, glas og aluminium til genbrug, så det er en stor virksomhed med 420 ansatte og med et hårdt fysisk arbejdsmiljø for de mange timeløn-nede medarbejdere.

Derfor kunne man tro, at det er svært at tiltrække arbejdskraft, men det er det ikke. For hos Dansk Retursystem arbejder man målbe-vidst på at opbygge et image som en fremadstræbende virksomhed med en moderne personalepolitik, der inkluderer alle medarbejdere.

Det er en personalepolitik, der bygger på mange søjler, og én af dem er et avanceret og netbase-ret rekrutteringssystem, fortæller HR-konsulent Lars Antonisen fra virksomhedens HR-afdeling:

Dansk Retursystem er en privatejet non-profit-virksomhed med

eneret til at drive det danske pant- og retursystem.



...om HR-systemer

”Hos os sker al rekruttering over nettet uden brug af jobcentrene og med et rekrutteringsmodul, der er webbaseret, og som er en integreret del af vores store HR-system HRM-Easy fra SUPERSystems.dk. Med dette modul lægger vi alle stillings-beskrivelser og ansøgningsskemaer ud på vores website, og hele an-sættelsesprocessen foregår derefter via nettet og per mail og sms.”

På denne måde sker al rekruttering hurtigt og effektivt og uden brug af papir og, i kraft af virksomhedens gode omdømme, altid med mange ansøgere.

Alle arbejdsgange håndteres hurtigt og effektivtMen dette rekrutteringsmodul er kun en del af Dansk Retursystems samlede HR-løsning, som er HRMEasy fra SUPERSystems.dk, og som man har brugt siden begyndel-sen af 2012.

Det indeholder alle de HR-funktioner, som en stor virksomhed som Dansk Retursystem har brug for, forklarer HR-assistent Noomi Channette Igel og nævner blandt andet følgende funktioner som nogle af de vigtigste:

• Alle arbejdsgange i forbindelse med personaleadministration, MUS mv.

• Fuld integration til Word, Excel og Outlook.

• Rettighedsbaseret brugsret for alle relevante medarbejdere – også udenfor HR-afdelingen.

• Database med registrering og søgning af de faglige kompe-tencer hos alle virksomhedens medarbejdere.

• Omfattende historik med data om alle medarbejdere.

• Bedre informationsniveau til alle, der arbejder med HR-sager.

• Faste Word-skabeloner til alle standardopgaver.

Helt ud til alle lederneIndførelsen i 2012 af HRMEasy har således påvirket det daglige arbejde i HR-afdelingen på mangfoldige måder. Men hvis Noomi Channette Igel skal nævne nogle af de mest ’revolutionerende’, så giver hun disse to eksempler:

At alle virksomhedens cirka 30 ledere med personaleansvar nu har fået adgang til de for dem relevante dele af systemet og til alle nødven-dige data, så f.eks. hele den interne beslutningsproces i forbindelse med medarbejderhåndtering er blevet langt mere strømlinet, effektiv og papirløs. Alle har fået et væsentligt bedre beslutningsgrundlag i perso-nalesagerne.

At alle HR-data og alle HR-funktio-ner nu er blevet samlet i én integre-ret it-løsning i modsætning til Dansk Retursystems gamle HRM-løsning, så alt ’klippe-klistre-arbejdet’ mel-lem forskellige it-systemer nu er afskaffet.

Mere brugervenligt og bedre overblikAlle parter, der arbejder med per-sonalesager er meget glade for det nye HR-system, understreger Noomi Channette Igel:

”Vores gamle HR-system var kun beregnet til kernefunktionerne i en HR-afdeling, medens HRMEasy er et lang bredere produkt, som altså også rækker ud til lederne i hele virksomheden. Så det har ikke kun betydet, at vi sparer tid på de enkelte arbejdsopgaver, alt arbejdet med HR-sagerne bliver nu også ud-ført med færre fejl og i det hele taget mere professionelt og dermed mere tilfredsstillende for os alle sammen.”

Dertil kommer, at det også er klart nemmere at bruge end det tidligere HR-system, tilføjer hun:

”Selvom vores gamle HR-system havde langt færre funktioner end HRMEasy, så var det mere besvær-ligt og tidskrævende at bruge. HRMEasy er nærmest selvfor-klarende, og der er langt mindre

tastearbejde med de enkelte arbejdsopgaver. Og de steder, hvor vi har haft nogle specialønsker, som standardversionen ikke dækkede, har SUPERSystems.dk været rigtigt gode til at udbygge det, så det også opfylder disse krav.”

En IT-teknisk god løsningSet med it-briller er HRMEasy også et solidt og velfungerende system, fortæller Lars Antonisen, som også har været med til at vurdere HRM-Easy set med it-briller sammen med virksomhedens it-afdeling:

”Det har været et afgørende krav for valget af HRM-system, at det skal være fuldt integreret med MS Office, et andet vigtigt krav var, at det skulle være nemt at tilrette til de special-krav, som vi har, og for det tredje, at det opfylder de ret skrappe krav til datasikkerhed, som vi har her i virksomheden.”

Disse tre vigtige krav opfylder HRMEasy, og derfor gav it-afde-lingen uden tøven grønt lys for at indføre det, forklarer Lars Antonisen.

Aftalen med SUPERSystems.dk omfatter også en traditionel support-aftale på 8-17-basis. Men den bliver ikke brugt ret meget, fortæller Lars Antonisen:

”Vi har ikke haft én eneste akutsi-tuation, hvor vi havde brug for hjælp med det samme. Så vores kontakt med SUPERSystems.dk er mere uformel, hvor vi til enhver tid kan


HR-konsulent Lars Antonisen: ”Med HRMEasy foregår al rekruttering over nettet”


...om HR-systemer

ringe til dem, og hvor vi med det samme får hjælp, hvis vi har et problem, vi ikke selv kan løse, uden at skulle speku-lere på, om det hører med til vores supportaftale eller ej.”

En overbevisende demonstrationValget af HRMEasy fandt i øvrigt sted efter et besøg på HR-messen i 2011, fortæller Noomi Channette Igel til slut:

”Vi havde besluttet, at vi ville have et nyt HR-system, og havde derfor lavet en kort kravspecifikation, som vi tog med til HR-messen i Øksnehallen. Her stødte vi på SUPER-Systems.dk’s stand, hvor vi fik en demonstration af HRM-Easy. Det var en overbevisende oplevelse, ikke kun af systemet, men også af SUPERSystems.dk folk, der med det samme forstod de udfordringer, vi stod med, og som kunne vise på skærmen, præcist hvordan HRMEasy kunne løse dem. Samtidig med at de virkede usædvanligt imødekom-mende og var gode til at lytte og uden at de brugte alle de tekniske buzzwords, som it-folk ellers strøer om sig med.”

Dansk Retursystem A/S er en privatejet non-profit-virksomhed, der har eneretten til at drive det danske pant- og retursystem.

Hos Dansk Retursystem indsamler man tomme, men pantbelagte flasker og dåser og viderebehandler dem til nye emballager.

Det sker i tæt samarbejde med produ-center, importører og mellemhandlere af pantbelagte drikkevarer, butikker, konto-rer, restauranter, foreninger med mere, som sælger eller overdrager pantbelagte drikkevarer til forbrugeren. Og selvfølgelig borgerne, som afleverer de tomme dåser og flasker igen.

I 2012 indsamlede og viderebehandlede Dansk Retursystem 825 millioner pantbe-lagte glasflasker, plastikflasker og alumini-umsdåser fra mere end 16.000 returmod-tagere over hele Danmark. Afhentningen er gratis, landsdækkende og foregår med 65 lastbiler.

Dansk Retursystem havde i 2012 en om-sætning på 1,438 milliarder kroner og 420 medarbejdere, hvoraf de 60 % er timeløn-nede.

Dansk Retursystem har hovedkontor og produktion i Hedehusene mellem Ros-kilde og København og to jyske afdelinger i Løsning mellem Horsens og Vejle samt Svenstrup syd for Aalborg

HRMEasy – Det brugervenlige, fleksible og professionelle HR-system

HRMEasy passer til både store, mellemstore og min-dre virksomheders budget og kan leveres til kundens egen serverplatform – eller som en hosted service-løsning.

HRMEasy omfatter værktøjer til bl.a.:• E-rekruttering og ansøgerhåndtering• Effektiv personaleadministration• Håndtering af HR-aktiviteter og on-boarding/

off-boarding• Fraværsregistrering og ferieplanlægning• Kørsel- og rejseafregning• Tidsregistrering – elektroniske uge-/måneds-

sedler• Undersøgelser og trivselsanalyser• Kursusadministration• Kompetencemåling/-kortlægning• Statistik og rapportering• Arkivering af breve og e-mails

HRMEasy er et dansk udviklet HR-system, der anvendes af en lang række virksomheder i Skandina-vien og Europa. HRMEasy fås i flere sprogversioner og udvikles af SUPERSystems.dk, der er etableret i 1998. Den løbende udvikling af systemets mange funktioner foretages i samarbejde med de mange kunder, der anvender systemet. HRMEasy anvendes bl.a. af: AS3 Companies, Colas A/S, Dansk Re-tursystem A/S, Den Blå Planet, Dovista A/S, Dräger A/S, Dyrup A/S, E-Nettet A/S, Femern A/S, Folketingets Ombudsmand, Ingeniører-nes a-kasse, Jørgen Kruuse A/S, Krüger A/S, Nordic Tankers A/S, Rationel Vinduer A/S, Sund og Bælt Holding A/S, Velfac A/S


HR-assistent Noomi Channette Igel: ”HRMEasy kunne nemt tilpasses til vores specialønsker”

PBJ BrøndByKornmarksvej 6

2605 Brøndby

PBJ aarhusSindalsvej 308240 Risskov

PBJ A/S har i mere end 25 år leveret HR-løsninger til danske virksomheder og offentlige institutioner. Vi hjælper vores kunder med at gøre HR til en synlig og konkret del af deres hverdag. Det gør vi bedst ved at fungere som en aktiv spar-ringspartner både før, under og efter implementering. Selv er vi først tilfredse, når vores kunder har oplevet synlige resultater.

Sådan får du det bedste HR-overblikMed Epos HR har du alle dine medarbejderoplysninger samlet ét sted. Både HR, ledere og medarbejdere kan tilgå løsningen, der er brugervenlig og taler sammen med diverse løn- og ERP-løsninger.

Epos HR består af undermodulerne Basis, Dialog, Kompetence og Kursus.

Besøg os på www.pbj.dk eller ring på telefon 43 62 74 00. Så giver vi en gratis og uforpligtende gennemgang af Epos HR.


...om HR-systemer


Vækst og kunde-portefølje fortæller alt

Der findes i dag en skov af e-rekrutteringsværktøjer, men ingen i markedet

har haft samme succes og vækst som HR Manager, der på kort tid er

blevet udbyder af det mest anvendte system ’Talent Recruiter’ på det

danske arbejdsmarked.

Af Nikolaj Henum, VirkKom

Opskriften er enkelIfølge HR Managers administrerende direktør Nikolaj Petersen er der en meget enkel forklaring på, at HR Manager har haft så stor succes.

"Jeg tror, at vores succes i me-get stort omfang kan tilskrives de værdier, som vi arbejder efter hos HR Manager. Når vi taler om kun-deforståelse og service, så ligger der implicit heri, at vi holder, hvad vi lover – at vi sætter os ind i kundens behov og ikke prøver at sælge dem alt muligt, som de ikke har behov for – eller nogensinde vil få implemen-teret i organisationen," siger Nikolaj Petersen og tilføjer:

"En anden af vores værdier er ’at være innovative’. Det er utrolig vigtigt for os, at den værdi ikke bare bliver bygget op af luftkastel-ler. Vi har en stor udviklingsafdeling, der sikrer, at vi hele tiden udvikler systemet i forhold til markedet og vores kunders behov. Og det sikrer naturligvis, at vores kunder altid får de mest optimale løsninger inden for e-rekruttering."

Stigende behov for digitalise-ring i rekrutteringsprocessenHR er i de senere år blevet kædet mere og mere sammen med bran-ding og den profil, som virksomhe-den tegner af sig selv i markedet. Når kandidater søger job i en virk-somhed, er det vigtigt, at processen er strømlinet og ens, så det ikke påvirker virksomhedens image.

"Vi har i de senere år oplevet, at der først var stor mangel på arbejdskraft, og senere at der generelt var mange ansøgere til de få stillinger. Og virk-somheder har derfor – kombineret med de stigende behov for digitali-sering – prioriteret rekrutteringspro-cessen meget højt. Virksomheder er i den grad blevet opmærksom på deres brand og dets betydning, ikke mindst i rekrutteringsprocessen. Og netop et e-rekrutteringsværktøj gør, at der ikke falder ansøgninger ned mellem to stole, at nogle bliver glemt eller eventuelt behandlet på en uhensigtsmæssig måde," fortæller Nikolaj Petersen.

Individuelt tilpassetMange af de systemer, der findes på markedet i dag, er bygget op om et

grundmodul. Sådan er det også med Talent Recruiter. Men her ophører lig-heden – for ikke to systemer er ens, ligesom ingen virksomheder er ens.

"Det er vigtigt for os, at virksom-hederne føler, at det er deres eget system, som de arbejder i til daglig, hvor organisationsstrukturen desig-nes efter de brugerrettigheder og roller, som findes i virksomheden. Arbejdsgangene skal tilpasses virksomhedens forretningsprocesser og sprog," fortæller Nikolaj Petersen og tilføjer:

"Nogle virksomheder vælger at anvende Talent Recruiter uafhængigt af deres eksisterende systemer. Mens andre vælger at lade systemet blive integreret til HR -, økonomi-, personlighedssystemer eller andet. Da vores system er en webbas-seret løsning, betyder det, at det i høj grad er kompatibelt med andre systemer, hvilket gør integrationen langt mindre kompliceret."

Time to market i fokusNår man er i overvejelserne om valg af e-rekrutteringssystemer, er der en række faktorer, der skal tages


...om HR-systemer


højde for – ud over, hvordan det kan integreres i de eksisterende syste-mer. Blandt andet skal man belyse brugervenlighed, fleksibilitet, tid og ikke mindst muligheden for løbende justeringer og tilpasninger.

"Brugervenligheden, fleksibiliteten og den tidsbesparelse, man opnår ved implementering af et e-rekrut-teringsværktøj, skal naturligvis være på plads, men også de løbende ju-steringer og tilpasninger skal kunne foretages i løbet af et splitsekund, ellers mister man værdien af syste-met. Når der eksempelvis opstår et behov for, at man kan søge et job som et akutjob – eller hvis den pågældende virksomhed indgår et samarbejde med en ny jobportal, så skal det kunne tilpasses lynhurtigt. Og netop tilpasninger og løbende ju-steringer har vi i HR Manager meget fokus på. Vores samarbejdspartnere skal ikke vente længe, før de får opfyldt deres ønsker, hvad enten der er justeringer, der er påkrævet i forhold til lovgivningen eller bygger på interne beslutninger," fortæller Nikolaj Petersen.

Høj kundetilfredshedHos HR Manager er det vigtigt, at kunderne altid er i fokus, og at man hele tiden har fingeren på pulsen i forhold til kundetilfredshed.

"Vi befinder os i et marked med meget høj konkurrence, og det er vigtigt, at vi hele tiden er opmærk-somme på vores kunder. Derfor gennemfører vi løbende tilfredsheds-undersøgelser blandt vores mere end 200 kunder. Seneste måling vi-ste en tilfredshed med vores ydelser på 97 procent, og det er vi meget stolte af. Vi er dog også meget opmærksomme på, at vi skal holde momentum og hele tiden sikre, at vores kunder er tilfredse med vores ydelser," siger Nikolaj Petersen.

Kundernes udsagn lyver ikke:Hos HR Manager vægter man kun-dernes udsagn højt. Nedenfor findes en række udsagn fra kunder, der dagligt gør brug af Talent Recruiter:

"Ønskedrømmen for alle, der arbejder med rekruttering. Enkelt og overskueligt."Jan Erik Karlsen, HR Nordic Specialist, Nordea

"Som en rekrutteringsvirksomhed er det vores erfaring, at HR Manager Talent Recruiter er et fremragende værktøj, når der skal følges op på vores kandidater. Det er let at give feedback og holde styr på, hvordan en rekruttering udvikler sig, fordi systemet organiserer informationerne på ét sted. Hvad vi virkelig sætter pris på med HR Manager, er det faktum, at de er så fleksible. De lytter virkelig til kunderne og giver feedback og justeringer hurtigt."Christelle Haug Dehli, forsker, AIMS International

"Det har været en fordel for os at arbejde i HR Manager, da det var muligt at arbejde decentraliseret med rekrutteringer i kommunen. Vi har mange afdelingsledere, der selv opretter stillinger og behandler an-søgninger, uden at vi skal involveres. Muligheden for at stille målrettede screeningsspørgsmål til kandidaten inden en samtale betyder utroligt meget i forhold til udvælgelsespro-cessen. Systemet medvirker til opti-mering af vores rekrutteringsproces-ser, og vi er glade for samarbejdet med HR Manager og det løbende arbejde med udvikling og forbedrin-ger af systemet."Susan Nielsen, personalefuldmægtig, Vallensbæk Kommune

Forretningsudviklingschef Julie Maja Nielsen instruerer kommende brugere om features og funktionaliteter på HR messen 2013

Nikolaj Petersen, administrerende direktør, HR Manager


...om HR-systemer


"Det har været en glidende proces at implementere systemet i vores butikker i fem lande. Det er ledernes erfaring, at systemet er bruger-venligt, og de arbejder i det uden problemer – selv uden uddannelse. Vi sætter pris på, at det er en lille virksomhed, som vi kan føle os tætte med. De lytter altid til os. Der er efter vores mening et stort ud-viklingspotentiale med HR Manager som vores leverandør."Maria Wiik, HR Manager, Glitter International

"For os er det helt afgørende, at vi har et af de allerbedste værktøjer på markedet. Vi var i 2010 ude i en omfattende udbudsrunde og valget faldt på Talent Recruiter, fordi mo-dulerne kan sammensættes, så vi får opfyldt vores behov. Eksempelvis havde vi brug for et system, der kunne integreres i vores eksiste-rende system. Vi har et stort orga-nisationshierarki, der skulle passe ind i rekrutteringssystemet, og den opgave har HR Manager været rigtig gode til at løse. I dag ’fodrer’ vores HR System (PeopleSoft) automatisk HR Manager med virksomhedsstruk-turen, så vi ikke skal taste en leder ind manuelt, hver gang vi har en rekrutteringsopgave. Det gør blandt andet, at vi sparer en masse tid."Sussie Munch, HR-konsulent, TDC

"I 2004 implementerede vi for første gang et e-rekrutterings-system i Alm. Brand. Men da systemet ikke længere kunne opfylde vores behov i forhold til vores forretning, besluttede vi i 2010 at skifte til Talent Recruiter, der udbydes af HR Manager, og fra første dag fungerede sam-arbejdet helt fantastisk. Vi fik tilknyttet en meget kompetent konsulent, der omgående satte sig ind i vores forretning og behov."Dorte de Paoli, HR Partner, Alm. Brand

HR Manager • blev etableret i 2003

• er udbyder af Talent Recruiter, som i dag er det mest

anvendte e-rekrutteringssystem i Danmark i såvel

den offentlige som private sektor

• bliver udviklet og tilpasset løbende af HR fagfolk

• arbejder struktureret og målrettet efter

fire kerneværdier:

o professionalisme

o kundeforståelse og -service

o menneskelige ressourcer

o innovation

• har direkte Integration til jobnet.dk, jobindex.dk,

stepstone.dk, jobzonen.dk og de fleste andre

elektroniske medier i Danmark (dags dato er der

etableret over 70 forskellige medieintegrationer)

• Brugerunderundersøgelse: 97 procent udtaler, at

de er tilfredse med Talent Recruiter

G4SSOS InternatIOnal

KøbenhavnS lufthavne

POSt DanmarK

DSbtryG fOrSIKrInG

hOfOr

It unIverSIty

hK DanmarK

alm. branD

DOnG enerGy

SeaS-nvetDCJySKe banK

reGIOn hOveDStaDen

StatenS ereKrutterInG

aSSenS KOmmune

rema 1000mfl.

uDvalG af KunDenavne hOS hr manaGer:

LESSOR A/S • Gydevang 46 • 3450 Allerød

Med en løsning fra LESSOR får I et brugervenligt og fleksibelt værktøj til at understøtte en lang række opgaver og processer; fra håndtering af medarbejderoplysninger over rekruttering og kompetenceplanlægning til styring af tid og udbetaling af løn. Vi sammensætter en løsning, der matcher jeres behov.

Med det rigtige HR-system kan I nemt og effektivt løse de administrative personaleopgaver. Struktur og overblik er med til at optimere jeres processer og synliggøre værdien af HR-arbejdet.

Så har LESSOR en løsning, der er udviklet til at understøtte HR-funktionen.

EN LØSNING DER LETTERADMINISTRATIONEN

Læs om jeres muligheder på lessor.dk eller kontakt os på telefon 48 16 60 00

Vil I have struktur, overblik og effektive arbejdsgange?

...om HR-systemer


Inhouse Services – få sat system i dine vikarløsninger med dit eget rekrutteringsfirma

Randstad Inhouse

Services er den

fremtidssikrede

vikarløsning til

virksomheder, der

ønsker en fleksibel

medarbejderstab,

hvor der er

mulighed for

at justere

personale-

omkostningerne

dag for dag.

Af Nikolaj Henum

Foto: Randstad

Mange vil mene, at vikarløsninger ikke har udviklet sig i de seneste mange år. At vikarbegrebet i et eller andet omfang er det samme, som vi altid har set det – blot med det forbehold, at der er kommet en ny vikarlov på banen 1. juli 2013 – samt at vikarer i dag også har bevæget sig over i andre brancher end produktion og manuelt hårdt fysisk arbejde.Men det er ikke umiddelbart virkelig-heden, for vikarbranchen har udviklet sig – eksempelvis udbyder Randstad i dag et Inhouse Service-koncept, som flere og flere virksomheder ser fordele i at anvende.

Eget rekrutteringsfirma med egen Process ManagerRandstad Inhouse Services er et koncept fra Holland, som er et af de lande i verden med størst succes inden for brugen af vikarløsninger. Konceptet går meget forenklet ud på, at vikarvirksomheden opstiller nogle processer og placerer en afdeling i virksomheden, hvor den rekrutterer og administrerer de daglige opgaver med vikarerne. Virksomheden får endvidere tilknyttet en Proces Ma-nager. Proces Managerens opgave er hele tiden at sikre den optimale sammensætning af vikarer samt at skabe LEAN-personaleløsninger og reducere spild i HR-processen.


...om HR-systemer



Louise Gro Hansen, Process Manager i Randstad Inhouse Services

”Vi oplever tydeligt en stigende interesse for Randstad Inhouse Service-løsningen, hvor virksomhederne i høj grad får optimeret og tilpasset deres vikarer til virksomheden. Ved blandt andet at rekruttere fra lokaler i virksomhederne og ved hele tiden at tænke optimering af processerne ind i den samlede løsning får virksomhederne en full service-ydelse,” fortæller Louise Gro Hansen, Process Manager i Randstad Inhouse Services.

Et strategisk valgNår man vælger en Inhouse Service-løsning, er det ensbetydende med, at man vælger at arbejde strategisk med brugen af vikarer.

”Rigtig mange virksomheder bruger vikarer i dag, fordi der opstår et behov nu og her, eller fordi en medarbejder i en given periode skal erstattes. Og netop den løsning kan være tilstræk-kelig for mange virksomheder. Andre virksomheder derimod vælger at arbejde strategisk og langsigtet med rekruttering af vikarer og tænker disse ind i forhold til den samlede medar-bejderstab. Ved at bruge vikarerne i strategisk øjemed opnår virksomhederne den fulde effekt – ikke mindst i forhold til per-sonaleomkostningerne,” siger Louise Gro Hansen.

LEAN-modelBegrebet LEAN er en forretningsfilosofi udviklet på Toyota-fabrikkerne tilbage i 1960’erne, hvor man overordnet arbejdede med at forenkle og effektivisere produktionsprocesserne. LEAN har i de senere år vundet mere og mere frem i virksomhederne, og netop Randstads Inhouse-løsning kan sidestilles med en LEAN-løsning, når det gælder brugen af vikarer.


...om HR-systemer


”I vores daglige arbejde tager vi udgangspunkt i tankesættet omkring LEAN, ligesom vi som Proces Managers har en bag-grund inden for det område. Vores tankesæt og hensigt med LEAN-modellen har dog vist sig at være meget populær blandt vores kunder. Eksempelvis opsætter vi KPI’er (Key Performance Indicators, red.) på baggrund af dybdegående analyser tilpas-set den enkelte kunde. Dette synliggør udviklingspotentialer og resultater af de løbende forbedrings tiltag,” siger Louise Gro Hansen.

Oplagte steder at gøre brug af Inhouse ServicesMange virksomheder har taget Inhouse Service-løsningen til sig. Men den mest optimale effekt får man, hvis der er en vis volumen i brugen af vikarer.

”Vi får naturligvis mange henvendelser på konceptet, men det er klart, at dér, hvor man får det største udbytte, er dér, hvor der er en stor volumen af vikarer i den daglige produktion.I et kontaktcenter eller en produktionsenhed er Inhouse Service en fantastisk løsning. Det er typisk her, vi har haft stor succes med at optimere processerne,” fortæller Louise Gro Hansen.

Inhouse-koncept gør en forskelScandinavian Brake Systems (SBS) er Danmarks og verdens førende inden for blandt andet produktion af bremseklodser til motorcykler. Virksomheden har flere afdelinger i Danmark og har valgt at gøre brug af Randstad Inhouse Services. SBS har altid brugt vikarer, men implementeringen af LEAN gjorde blandt andet, at virksomheden blev opmærksom på, hvor vigtigt det er at sikre, at man også bevarer en god medarbejderkultur, når man gør brug af vikarer.

”Jeg bliver naturligvis kontaktet af rigtig mange vikarbureauer dagligt og har også – inden jeg fik kontakt til Randstad – brugt flere forskellige gennem årene. Jeg blev præsente-ret for Randstads Inhouse Service-løsning, og den stemte rigtig godt overens med, hvordan vi gerne vil arbejde med vikarer i SBS,” siger Per Ditlevsen, produktionschef i SBS og tilføjer:

”Med Randstad Inhouse Service-løs-ningen forsøger vi at komme tættere på vores helt store målsætning: At man ikke skal kunne kende en vikar fra en af de fastansatte og omvendt. Forstået på den måde, at når vi bru-ger vikarer, så bevarer vi vores gode medarbejderkultur.”

Dansk Erhverv: Et spændende konceptHos Dansk Erhverv er man yderst positiv over for konceptet, som i mange år har fungeret med stor succes i udlandet.

”Det er utrolig spændende med dette koncept, som jo også har været en stor succes i udlandet. Siden det blev implementeret for et par år tilbage i Danmark, er der allerede sket en stor udvikling – blandt andet med henblik på, at vikarbureaet i dag tilknytter en Proces Manager til virk-somhederne. Det vidner om, at vikarbegrebet i langt højere grad i dag er blevet et strategisk værktøj,” siger Jakob Tietge, chefkonsulent i Dansk Erhverv og sekretariatschef for Vikarbureauernes Brancheforening.

I vores daglige arbejde tager

vi udgangspunkt i tankesættet

omkring LEAN, ligesom vi som

Proces Managers har en baggrund

inden for det område

Louise Gro Hansen, Process Manager i Randstad Inhouse Services


...om HR-systemer


Randstad Inhouse Services

Randstad Inhouse Services er et koncept, der

er skræddersyet til at levere en høj volumen

af dygtig fleksibel arbejdskraft og forbedre

arbejdstagernes fleksibilitet, fastholdelse,

produktivitet og effektivitet hos virksomhe-

derne. Konceptet giver et komplet sortiment

af HR-processer fra rekruttering og udvæl-

gelse, introduktion, planlægning og styring af

arbejdstagere gennem levering af detaljerede

ledelsesrapporter. Unikt for Randstad Inhouse

Services er processtyring. Højtuddannede

Proces Managers skaber LEAN-personale-

løsninger og reducerer spild i HR-processen.

Konceptet er altid håndteret på kundens loka-

tion af et dedikeret account-team, der udeluk-

kende arbejder for én kunde.

Process Managerens pri-

mære ansvarsområde er

rådgivning af virksomheder

og medarbejdere om organi-

sering, optimering og hånd-

tering af deres bemandings-

strategi. Med udgangspunkt

i LEAN-tankegangen udar-

bejdes business-analyser om

blandt andet:

Proces-/værdistrøms-

analyser

Workload-analyser

Arbejdsmarkeds-analyser

Kompetencematrix

Funktions- og

arbejdsplads-analyse

Job- og

kompetenceprofiler

Process Manager


...om HR-systemer

Få styr på WorkforceManagement

– og få både en lean-organisation og glade medarbejdere

Af Mikkel Fahnøe, systemkonsulent, Real Data A/S

Anvendelse af professionelle værktøjer til at optimere virksomhedens planlægning og arbejdsgange samt strukturering af tid og fravær kan være til gavn for mange moderne virksomheder.

Bruges det rigtigt, kan tidsregistrering anvendes som professionelt værktøj for både medarbejder, HR-afdeling og ledelse til eksempelvis at skære ned på uproduktive timer, optimere arbejdsgange, lette planlægningen og ikke mindst styrke medarbejdertilfredsheden i form af fleksibel arbejdstid og opretholdelse af en tilfredsstil-lende ”work-life balance”.

Tidsregistrering som begreb dækker over langt mere end blot simpel ”stempelurs-registrering”, og de data, tidsregistreringen giver, kan anvendes til langt mere i virksomheden, end de fleste forventer. Med avanceret tidsregistrering kan data anvendes på mange områder i organisationen og være medvirkende til at skabe en lean-organisation. Et system til avanceret tidsregistre-ring frigør tid og ressourcer, som kan skabe værdi for virksomheden og dens medarbejdere.

Når tiden bliver uproduktivEn undersøgelse foretaget af konsulentvirksomheden Proudfoot Consulting, baseret på interviews med 816 virksomhedsledere i 11 europæiske lande, viste, at ca. 84 dage om året pr. medarbejder gik med uproduktive aktiviteter. Dette udgør ca. 37 % af den samlede mulige produktive tid.

30 % af den uproduktive tid skyldtes manglende ledelse og overblik, og hele 45 % af den uproduktive tid, skyld-tes manglende planlægning og opfølgning. Tallene er graverende, og hvilken erhvervsleder ønsker ikke disse tal bragt ned, hvis blot de havde de rette professionelle værktøjer, som kunne anvendes til dette?Avanceret tidsregistrering indeholder værktøjer til bl.a. planlægning, workforce management m.m., som kan være med til at afhjælpe ovenstående. Samtidig kan medarbejdere få adgang til at følge med i egne data samt være med til at planlægge sin egen arbejdstid.


• 30 % af den uproduktive tid skyldes manglende ledelse og overblik.

• 45 % af den uproduktive tid skyldes manglende planlægning og opfølgninggning.

All great achievements

require time

– Maya Angelou


...om HR-systemer

Når virksomheden begraves i korrektions-blanketter Når det kommer til ferieanmodninger, sygdomskor-rektioner, overtidsanmodninger m.m., skal disse ofte igennem mange led for endeligt evt. at blive godkendt og viderebehandlet. I et typisk forløb vil medarbejderen udfylde en korrektionsblanket og aflevere den til sin foresatte. Denne afstemmer datoer med medarbejderen, hvorefter afdelingslederen forelægges anmodningen til godkendelse.

Afdelingslederen informerer så medarbejderen og den-nes foresatte om evt. godkendelse af fraværet og sen-der samtidig anmodningen videre til løn- og personale-afdelingen. Løn- og personaleafdelingen sørger evt. for, at fraværet lægges ind i et lønsystem og sørger samtidig for, at anmodningen arkiveres.

En traditionel manuel korrektion som denne tager i gennemsnit ca. 19 minutter. En medarbejder foretager i gennemsnit anmodninger om 7 ferie- eller fridage, 2 sygdomskorrektioner, 2 overtidsanmodninger samt 10 øvrige korrektioner – i alt 21 anmodninger, der skal behandles. Dette giver altså sammenlagt et tidsforbrug på ca. 399 minutter – eller knap 7 timer, som kunne være brugt på langt mere produktive områder, hvis blot arbejdsgangene for korrektioner blev strømlinet.

Med et system med workflow kan sådanne arbejds-gange reduceres markant, til en brøkdel af tiden for manuelle korrektioner.


Knap syv timer årligt pr. medarbejder går

med arbejdsgange som er medført af

manuelle korrektions-blanketter

”Tiden er den klogeste

af alle rådgivere”

Sådan formulerede Perikles det.

Oldtidens grækere havde to ord for tid.

Kronos, en kvantitativ betegnelse for den

kronologiske og sekventielle tid, og Kairos,

den kvalitative form, som betegnede

det rigtige, mulige, ultimative øjeblik.

At være virksomhedsleder i dag

kræver både evner for at holde trit med og

styr på Kronos, men ikke mindst

at kunne gribe og udnytte Kairos.

Tiden har mange facetter – og

anvendes den korrekt, kan den både være

et værktøj og en læremester. Når der er styr

på Kronos, kan det give virksomheden

mulighed for at gribe Kairos og handle

korrekt på det rigtige tidspunkt.


...om HR-systemer

Kronofobi – angst for tidRegistrering af tid er imidlertid desværre stadig et under-vurderet værktøj af mange og sidestilles ofte fejlagtigt med en form for overvågningsværktøj. Nogle virksomhe-der ønsker fx ikke at registrere medarbejdernes tid, da medarbejderne selvfølgelig er til at stole på. Denne udta-lelse støder man ofte på i branchen for tidsregistrering, og tanken bag kan umiddelbart være fuldt forståelig. Hvorfor investere i et tidsregistrerende overvågnings-system og skabe uro blandt medarbejderne? Især da medarbejdere som hovedregel selvfølgelig er ærlige mennesker, som gør, hvad de skal.

Den moderne virksomhed stoler selvfølgelig på sine medarbejdere, og de af dem, som vælger at indføre tidsregistrering, gør det ikke for at kunne overvåge sine medarbejdere. Tiden er for længst løbet fra dette, og virksomheder med en mistroisk indstilling overfor sine medarbejdere ville grundlæggende ikke kunne eksistere særlig længe i dag. For moderne virksomheder har det aldrig været hensigten at anvende tidsregistrering til overvågning. Det er virksomhederne slet ikke interes-serede i. Moderne systemer til avanceret tidsregistre-ring giver dem heldigvis også muligheder, som er langt vigtigere end overvågning af medarbejdere.

Her må det imidlertid også bemærkes, at udtalelsen oftest skyldes dels den forvirring, som tidsregistrering som begreb giver (grundet sin vidtfavnende bredde), og dels manglende information om netop, hvad tidsregi-streringens data kan anvendes til.

Med avanceret tidsregistrering er vi langt ude over, hvorvidt ledelsen stoler på sine medar-bejdere eller ej – dette er slet ikke pointen med moderne registreringen af tid. I dag anvender virksomheder og organisationer ikke tidsregi-strering til kontrol, men i stedet som et bredt favnende værktøj til bl.a. at give medarbejde-ren en fleksibel arbejdstid, så medarbejderen kan være med til eksempelvis at planlægge sin egen arbejdstid og opretholde en tilfredsstil-lende ”work-life balance”. Ikke mindst anvendes tidsregistrering også til at afhjælpe områder som administration, planlægning, fravær, sikkerhed og meget andet. Systemer til tidsregistrering anven-des med andre ord i dag som både HR-redskab, administrationsredskab, planlægningsredskab og ikke mindst som et personalegode.

I dag er vi med tidsregistrering langt ude over det traditionelle stempelur.

Cloud og tidCloud-løsninger (SaaS) har vundet frem blandt de danske virksomheder, myndigheder og organi-sationer. Ifølge Danmarks Statistik brugte 34 % af alle danske virksomheder med mere end 100 medarbejdere cloud computing i 2012, hvilket er en stigning på hele 21 % på kun ét enkelt år fra 2011 til 2012.

Denne store stigning skyldes i særdeleshed de mange muligheder, cloud computing giver virksomheder i form af fx sparede penge og res-sourcer. Ved at outsource drift og vedligehold af IT-systemer skabes overskuelighed og forudsige-lighed ved en fast lav udgift uden større investe-ringer og afskrivninger.

Med cloud undgår virksomheden at binde kapital i dyre servere samt at have IT-specialiseret perso-nale til at vedligeholde systemet.

Tidsregistrering findes også som cloud-baserede løsninger, så virksomheden slipper for store inve-steringer og dyrt IT-udstyr og personale.


...om HR-systemer

Se mere om Real Datas løsninger inden for tidsregistrering og adgang påwww.realdata.dk

Med skalérbare og modulopbyggede systemer for avanceret tidsregistrering, enten som cloud eller in-house-løsning, dækker Real Data virksomhedens specifikke behov.

KontaktTlf. 45 66 11 [email protected]

Om Real Data A/S


Den moderne virksomhed stoler

selvfølgelig på sine medarbejdere,

og de af dem, som vælger at ind-

føre tidsregistrering, gør det ikke

for at kunne overvåge sine med-

arbejdere. Tiden er for længst

løbet fra dette, og virksomheder

med en mistroisk indstilling over-

for sine medarbejdere ville grund-

læggende ikke kunne eksistere

særlig længe i dag

Rekruttering og onboarding i ét online system

NEMT &

effektivtHR -system

Med et HR-system sparer I tid på jeres rekrutteringer og får den nyansatte hurtigt i gang

DProfessionel og enkel rekruttering

DFrigiver tid fra administration

DData fra rekruttering overføres til onboarding

DAlle onboardingopgaver automatiseres og løses til tiden

DHurtigere nytteværdi af nyansatte

DGiver medarbejderen en rigtig god start

Læs mere på xafir.dk/start eller ring til os på 86 98 57 22

X A F I R A / S • T R O N H O L M E N 3 • D K - 8 9 6 0 R A N D E R S S Ø • T E L . ( + 4 5 ) 8 6 9 8 5 7 2 2 • I N F O @ X A F I R . D K • W W W . X A F I R . D K

H V A D E R X A F I R ?

Xafir A/S udvikler enkle HR-systemer, der fungerer i praksis. Ingen overflødig funktionalitet og selve interaktionen er designet til at være så intuitiv som muligt.

X A F I R T I L B Y D E R H R - S Y S T E M E R T I L :

• Rekruttering

• Onboarding

• Stamdata

• APV

• Lederevaluering

• Medarbejderudviklingssamtaler

• Strategisk kompetenceudvikling

• Talent management

• Performance management.


...om HR-systemer


OveRBlIkkeT ligger i Skyen

Hvad har en verdens førende hightech-virksomhed, en

udkantskommune og en rekrutteringsvirksomhed tilfælles?

Deres rekrutteringsstrategi er del af en vækstplan og

bygger på sociale netværk, deling og dataknusning på

rekrutteringsplatformen HR-Skyen.

Af Jette Westerdahl, Journalist

”Vi runder en omsætning på 140 millioner kroner i år, og målet er en milliard i 2017. Så vi er lige midt i en kæmpe strategiproces for at finde ud af, hvordan vi når det mål,” forklarer HR Manager Tina Torntoft fra en af Danmarks mest innovative og prisvindende vækstvirksomheder, Universal Robots, en fynsk virksom-hed, der hvert år har fordoblet sin omsætning og på få år er vokset fra 10 til 95 medarbejdere. Repræsen-teret i mere end 50 lande, med dat-terselskaber i New York og Shanghai og med et produkt, så selv den mindste virksomhed kan træde ind i robotalderen, er virksomheden kåret til intet mindre end årets Game Changer af Silicon Valley’s Robotic Business Review.

Design er altid et budskab – det skal være intelligent”Jeg har siden vi startede i 2010 klaret rekrutteringen selv med hjælp fra internationale bureauer. Sidste år voksede vi fra 35 ansatte til 95 i år – til næste år forventer jeg at skulle ansætte 45 mere.” For et år siden landede alle ansøgninger i Tinas mailboks, og hun brugte en stor del af sin arbejdsdag på at besvare e-mails og sortere cv’er.

Men målet for Tina Torntoft var ikke bare at finde en automatiseret assistent – hun ville have en rekrut-teringsplatform og bygge en rekrut-teringsstrategi. Og hun lægger ikke skjul på, at hun stiller store krav til design, hvilket har krævet justeringer

Kæden hopper jo af

vores brand, hvis vi

møder guldansøgere

med et rekrutterings-

univers, der signalerer,

at vi ikke orker at

gøre det ordentligt

Tina Torntoft, HR Manager, Universal Robots


...om HR-systemer


undervejs: ”Altså HR-Skyen var et meget ungt produkt, da jeg beslut-tede at vælge det som platform for et år siden, men det betyder også, at de har været befriende lette at arbejde med. De er lynhurtige til at tilpasse et design, også selvom det er efter klokken 16 på en fredag,” griner Tina Torntoft og fortsætter: ”Vi er nødt til at ansætte de bedste – vores vækstmål er nærmest lodret med over 60 % om året. Vi er globalt førende på vores teknologi, og vores robotdesign har vundet priser. Kæden hopper jo af vores brand, hvis vi møder guldansøgere med et rekrutteringsunivers, der signalerer, at vi ikke orker at gøre det ordentligt. Vi skal leve vores brand og være professionelle i alt, hvad vi gør.”

Vi kan ikke sælge ineffektivitet Direktør i rekrutteringsvirksomheden Effektiv Rekruttering Michael Folmanner enig: ”Vi kunne have heddet Folmann Recruitment eller sådan noget, men når man kalder sig Effektiv Rekruttering skal man også opleves som sømløst effektive på alle kontakt-felter; kunderne, kandidaterne og som arbejdsplads.”

Virksomheden har travlt; den besæt-ter et trecifret antal stillinger årligt, både ledere og specialister, lokalt og globalt på tværs af organisationer og brancher. Kunderne spænder lige fra mindre lokale til store globale virksomheder. ”Når vi får opgaverne haster det altid; vi har typisk kun 4-6

uger, fra vi får en opgave, til kunden skal bruge en underskrevet kontrakt med den rette kandidat. Vi kan ikke spilde tid på håndtering.”

Den globale økonomi har sagtnet farten, men alligevel er der globalt 20 % flere rekrutteringer i år i forhold til sidste år. ”Man kan altid høste; hvis marken står under vand, må man så ris. Der er mange dygtige ledige derude. Men paradoksalt nok oplever vi ikke, at det har gjort vores arbejde lettere, for virksomhederne vil jo kun have de bedste. Før krak-ket i Lehman Brothers kunne man nærmest ansætte en puls – nu er enhver stilling uddybet i en stram kravspecifikation, og derudover skal kandidaten selv have noget

Tina Torntoft, HR Manager, Universal Robots:”Med HR-Skyens statistik kan jeg målrette annonceringen og se, hvor de kvalificerede kandidater kommer fra, hvad konverteringsgraden fra annonce til ansøgning og jobsamtale er og dermed, hvor vi finder de bedste. Uundværligt for at rekruttere mere strategisk.”


...om HR-systemer


afgørende at tilbyde virksomheden. Der er typisk tre kandidater i slut-spurten, og kun én vinder som be-kendt. Men de to andre er jo fuldt ud lige så kvalificerede, og dem gælder det altså ikke kun om at gemme, men om at kunne bruge hurtigt til en anden stilling,” siger Michael Folmann. Med HR-Skyen håndterer hver kon-sulent selv hele processen omkring en ansættelse: ”Vi har lige fundet en kanon dygtig kandidat i Beijing for en stor udenlandsk kunde; hele processen kørte gennem HR-Skyen; kommunikationen med kandidaten og hans referencer, kundens løben-de kommentarer og vores kommen-tarer internt, alt samlet et sted. Det betød, at vi kunne bruge vores ressourcer på at komme i dybden med kandidatens profil i forhold til stillingen og kunden. HR-Skyen sætter os i stand til at fokusere hele indsatsen på det, der skaber værdi for kunderne og kandidaterne. Vores kunder overlader de indledende faser af rekrutteringen til os, således at de selv kan fokusere på driften og udviklingen af deres organisation.”

Automatiser processerne og brug krudtet på at finde den rigtige Frigørelse af ressourcer var også målet for HR-chef Kirsten Markvard-sen i Odsherred Kommune: ”Vi er en udkantskommune. Mange kender os måske kun som dér, Lammefjords- grøntsagerne kommer fra, men vi har altså en 150 kilometer lang kyststrækning og et landskab så unikt, at vi er en Geopark. Vi skal profilere os langt skarpere i forhold til de kandidater, vi gerne vil trække til kommunen.”

Ligesom andre udkantskommuner er det særligt de højtuddannede akademikere, det kniber med at få fat på, så for halvandet år siden besluttede kommunen sig for en ny kompetencestrategi: ”Vi fandt ud af, at det ikke kun haltede med at tiltrække de rigtige – vi var også for dårlige til at forstå, hvad det var, vi havde brug for fremadrettet, særligt

på lederposterne i kommunen. Når en leder forlod en stilling, så gen-besatte vi den ofte uden at foretage en grundig analyse af, hvor området var på vej hen, og hvilke kompeten-cer det ville kræve. Men det er dyrt at ansætte den forkerte leder.”

Kirsten Markvardsen valgte HR- Skyen for at frigøre ressourcer til at sikre, at de fik de rigtige ledere og medarbejdere til de rigtige stillinger: ”Jeg kan ikke fortælle dig, hvor meget jeg har sparet, men det er rigtig mange ressourcer på hver stilling fra publicering af annoncer i diverse kanaler til håndtering af an-søgninger, deling med ansættelses-udvalg, screening, autobekræftelse, arkivering – for slet ikke at snakke om det kæmpe copy-paste-arbejde, når vi skulle sende afvisninger ud. Vi ansætter over 100 om året, så vi har brugt en del timer på administration.”

Ved at have alt relateret til en stil-ling samlet i ét view betyder det, at ansættelsesudvalget kan læse og vurdere ansøgningerne løbende og have et konstant overblik. ”Når vi mødes i et ansættelsesudvalg nu, så er udvalget langt bedre forberedt, de har nemlig kunnet læse og rate ansøgningerne løbende og har ikke skullet forholde sig til 100 profiler på en weekend.” I udvalgene bliver

det hurtigt klart undervejs, hvilke der er favoritprofilerne, og de bliver så diskuteret løbende på platformen. ”En leders vigtigste opgave er at ansætte de rigtige, men førhen tog de ikke rigtig opgaven alvorligt. Med den nye kompetenceafdækning og den nye platform har ansæt-telsesudvalgene fået et overblik og nogle muligheder, der har øget engagementet markant.”

Social rekruttering er vejen fremRekrutteringsopgaven er under forandring, og det gælder om at være til stede og i dialog dér, hvor kandidaterne er på sociale medier, det er alle tre chefer enige om. Direktør Michael Folmann spår: ”Der er ingen tvivl om, at vi i stadigt stigende grad vil udnytte de mange data på de sociale medier til at screene både aktive og passive kandidater frem for blot at forlige os på den slaviske proces med annoncering og ansøgninger. For at blive gearet til dette har det været afgørende for os, at den løsning, vi bygger vores rekrutteringer på, både havde den nødvendige fleksibilitet og samtidig var skalérbar. I mine ni år i denne her branche har jeg aldrig oplevet et mere effektivt værktøj end HR-Skyen.”

Jeg kan ikke fortælle dig, hvor meget jeg har

sparet, men det er rigtig mange ressourcer på

hver stilling fra publicering af annoncer i diverse

kanaler til håndtering af ansøgninger, deling med

ansættelsesudvalg, screening, autobekræf-

telse, arkivering – for slet ikke at snakke om det

kæmpe copy-paste-arbejde, når vi skulle sende

afvisninger ud

Kirsten Markvardsen, HR-chef, Odsherred Kommune


Fakta om

Nøglefeatures:

√ Automatisk svar på modtagelse og samlet afslag

√ Publicér gratis og automatisk på de store jobportaler

√ Annoncér i trykte aviser og blade i én og samme arbejdsgang

√ Integration med sociale medier som fx Linkedin og Facebook

√ Statistik over henvisninger, ansøgninger og konverteringer

√ Sømløs mail- og kalenderintegration via et iCalender-format

√ Definér egne automatiske processer, filtre, screeningskriterier

√ Al korrespondance, dokumenter, kommentarer og rating samlet et sted

√ Ubegrænset antal afdelinger, brugere, skabeloner, sprog mv.

Data og sikkerhed:

√ Kører på et af Europas sikreste datacentre med daglig backup

√ Al data er til rådighed i et åbent format, der kan bruges på andre platforme

Support:

√ Leveres fra Odense af samme stab, som har udviklet systemet – gratis

Opstart:

√ Kan startes op fra dag til dag – en opstart tager typisk mellem 1-14 dage

Pris:

√ Fast årlig pris baseret på forventet antal rekrutteringer (950 kr. per rekruttering)

√ Aftale kan opsiges med 14 dages varsel og fuldt dataejerskab

√ Opstart, introduktion og al support er gratis

HR-Skyen

Kontakt:

Kontakt HR-Skyen, hvis du har spørgsmål eller ønsker en live-demonstration: [email protected] eller tlf. 71 99 07 27 Læs mere på www.hr-skyen.dk

HR-Skyen sætter os

i stand til at fokusere

hele indsatsen på det,

der skaber værdi

for kunderne og

kandidaterne…

I mine ni år i denne

her branche har jeg

aldrig oplevet et mere

effektivt værktøj.

Michael Folmann, Direktør, Effektiv Rekruttering

...om HR-systemer


Fra viden til bedre ledelseUnderstøt lederne i deres arbejde og udvikling som lederMed en adgang til Leading Capacity får ledere og HR-ansvarlige den

teoretiske og praktiske viden og de rette værktøjer til dette arbejde.

Leading Capacity giver:

• Værktøjer, cases og artikler inden for mere end

50 ledelsesemner

• Materiale udarbejdet af anerkendte danske forfattere,

forskere og fagfolk samt kvalitetssikret af eksperter

• Personligt læringsmiljø skræddersyet til at matche egne

interesser og behov

• Vidensdeling og erfaringsudveksling gennem fælles læringsmiljø

• Viden tilpasset skandinavisk ledelsesstil

For nærmere info eller køb: W: www.danskhr.dkT: 86 21 61 11 E: [email protected]

Enkeltbruger–adgang:

2800 kr./år ekskl. moms (normalpris

er 3.600 kr./år excl. moms)

Flerbruger–adgang:

2100, kr./år/person ekskl. moms

Som medlem af DANSK HR kan du nu få adgang til portalen til ekstra favorable priser:

Scan og læs mere!

GUIDEN

leverandør& produkt

eConscribi International ApS

eConscribi International ApS udvikler moderne ”down the shelf - out of the box” SaaS-løsninger inden for e-rekruttering og HR til det internationale marked.

eConscribi eRecruitment er den mest fleksible og kon-figurérbare Løsning på markedet, hvilket gør Løsningen særdeles anvendelig i alle typer af organisationer og brancher.

eConscribi eRecruitment er udviklet med fokus på såvel det europæiske som det amerikanske marked, hvilket gør Løsningen ideel for såvel lokale virksomheder som virksomheder, der opererer på tværs af landegrænser.

Læs mere på www.e-conscribi.net

Emply Recruitment – rekruttering og annoncedistribution i ét systemEmply Recruitment er verdens mest fremtidssikrede løs-ning med unik funktionalitet og fokus på brugervenlig-hed og effektivitet.

• Alt-i-én rekrutteringsproces: Rekruttér og annoncér i samme system – og få adgang til flere hundrede medier i Ofir jobunivers

• Fleksibilitet: Markedets mest konfigurérbare løs-ning – skræddersy løsningen til din virksomhed

• Tilgængelighed: En ægte online løsning – på computer, iPad eller andre tablets

• Overblik: Få et komplet overblik over alle rekrutteringer og kandidater

• Sikkerhed: Overholder alle gældende regler i datalovgivningen

Læs mere på www.ofir.dk/emply

– hent inspiration til spændende produkter og ydelser inden for HR-systemer

Emply Recruitment – fokus på udvikling og nærhed til vores kunderPå kort tid er Emply Recruitment blevet store internatio-nale virksomheders foretrukne værktøj til rekruttering af nye medarbejdere.

• ”Emply Recruitment er intuitivt, fleksibelt og kan anven-des globalt”. Jacob Gehlert, Semco Maritime

• ”Emply understøtter et professionelt rekrutterings-forløb og sparer mange ressourcer”. Helle Mølleskov, Høje-Taastrup Kommune

• ”Vi oplever altid en hurtig og kompetent support”. Lone Nielsen, Orbicon

Vores kunder omfatter desuden: Mærsk Supply Service, Haldor Topsøe, Oticon, Unicef, Bang & Olufsen, Trust-pilot, Odense Kommune, Dansk Sygeplejeråd m.fl.

Læs mere på www.ofir.dk/emply

GUIDEN


HR Manager leverer i dag det mest anvendte rekrutte-ringssystem i Danmark og er ydermere den største leve-randør inden for den offentlige sektor. HR Manager leve-rer et fleksibelt og brugervenligt system, hvor systemet tilpasses til virksomhedens behov.

HR Manager har mere end 400 kunder, nationalt og internationalt, både i den offentlige og private sektor.

Her ses et udvalg af HR Managers kunder: DONG, Alm. Brand, Yousee, Berlingske, Noa Noa, Alka Forsikring, HK Danmark, Forsvaret, TDC, DSB, POST DK, ISS, Nordea, Tryg, Jyske Bank, Københavns Energi, Roskilde Kommune, Vallensbæk Kommune, Assens Kommune, Den Danske Stat, Region Hovedstaden, Region Syddanmark, Rema1000, Alectia, TORM, Gjensidige, Krifa, ATP, Glitter, b.Young mfl. Få mere information på www.hr-manager.dk

Fra viden til bedre ledelseUnderstøt lederne i deres arbejde og udvikling som lederMed en adgang til Leading Capacity får ledere og HR-ansvarlige den

teoretiske og praktiske viden og de rette værktøjer til dette arbejde.

Leading Capacity giver:

• Værktøjer, cases og artikler inden for mere end

50 ledelsesemner

• Materiale udarbejdet af anerkendte danske forfattere,

forskere og fagfolk samt kvalitetssikret af eksperter

• Personligt læringsmiljø skræddersyet til at matche egne

interesser og behov

• Vidensdeling og erfaringsudveksling gennem fælles læringsmiljø

• Viden tilpasset skandinavisk ledelsesstil

For nærmere info eller køb: W: www.danskhr.dkT: 86 21 61 11 E: [email protected]

Enkeltbruger–adgang:

2800 kr./år ekskl. moms (normalpris

er 3.600 kr./år excl. moms)

Flerbruger–adgang:

2100, kr./år/person ekskl. moms

Som medlem af DANSK HR kan du nu få adgang til portalen til ekstra favorable priser:

Scan og læs mere!

GUIDEN


… gør rekruttering lettere

HR-Skyen er udviklet i Danmark af fagfolk med indsigt i dansk lovgivning, praksis og erfaringer. Det bygger på den nyeste cloud-teknologi og kan tilpasses, skaleres og integreres sømløst:

√ Jobannoncering på egen hjemmeside√ Gratis publicering på de store jobportaler√ Annoncering i trykte aviser og blade √ Integration med Linkedin, Facebook√ Statistikker for visninger, konverteringer√ Sømløs mail- og kalenderintegration√ Definér egne processer, spørgsmål, filtre√ Ubegrænset antal, brugere, roller, sprog√ Enkel pris baseret på 950 kr. per rekruttering

Bestil demo: tlf. 71 99 07 27, [email protected] eller hr-skyen.dk

… gør rekruttering lettere

HR-Skyen er en ny generation e-rekruttering. I kan alle-rede i dag komme i gang med at annoncere og håndtere hele rekrutteringen elektronisk – kræver blot internetad-gang.

"Systemet er fleksibelt og har stort set ingen begrænsnin-ger," Tina Torntoft, HR-Manager, Universal Robots A/S.

"Med HR-Skyen har vi effektiviseret vores rekrutterings-processer," Annette Bach Laursen, Group HR Director, KOMPAN A/S.

"Vores medarbejdere har hurtigt taget HR-Skyen til sig," Kirsten Markvardsen, HR-og Personalechef Odsherred Kommune.

Bestil demo: tlf. 71 99 07 27, [email protected] eller hr-skyen.dk

Hurtig og effektiv rekruttering

JobNext er et online rekrutteringssystem, som under-støtter rekrutteringsprocessen fra start til slut. Systemet sparer ikke blot tid, men tilfører også rekrutteringerne ekstra kvalitet og forøger chancen for at finde den rette kandidat.

JobNext er et tidssvarende og innovativt system med mange funktioner, man ikke normalt finder i rekrutte-ringssystemer. Funktioner, som har været afgørende for, at virksomheder som BabySam, EG, Blue Water Ship-ping, Lærerstandens Brandforsikring og KPMG har valgt at anvende JobNext.

Læs mere på www.jobnext.dk eller kontakt os på 7025 7770.

INNOMATE HR – fleksibelt og effektivt HR-system

INNOMATE®HR understøtter virksomhedens HR-pro-cesser gennem hele medarbejderens ansættelsescyk-lus – fra rekruttering, onboarding, over MUS, kompeten-cestyring, karriereudvikling og kursusadministration til medarbejderundersøgelser, fratrædelse og meget mere.

Via indbygget workflowstyring automatiseres, standardi-seres og overvåges jeres HR-processer bl.a. via udsen-delse af mødeindkaldelser, beskeder, påmindelser og tjeklister. Dermed sparer I tid, kvalitetssikrer HR-arbejdet og opnår dokumentation for HR-indsatsen.

www.innomate.com

S O F T W A R E T I L H R

GUIDEN


APV-løsning fra PBJ

Workcyclus fra PBJ er et webbaseret værktøj til arbejds-miljøvurdering og komplet styring af APV og handlings-planer. Løsningen understøtter lovkrav til dokumentation af APV-kortlægninger, handlingsplaner, arbejdsmiljødrøf-telse, organisation og eventuelt påbud.

Ved at overholde kravene til APV – og måske yderligere udarbejde en trivselsmåling – forbedres din virksom-heds interne kommunikation og medarbejdernes trivsel. Det vil sige, at har din virksomhed styr på APV, lever den ikke alene op til lovens krav, men arbejdsmiljøet og trivslen i virksomheden forbedres væsentligt.

Læs mere på www.pbj.dk

HR hele vejen

PBJ er en af Danmarks førende leverandører af HR- og lønløsninger, udvikling af HR- og ledelsesprocesser samt optimeringsprocesser i øvrigt. Vi hjælper med at gøre HR til en synlig og konkret del af hverdagen i din virksomhed – til glæde for både medarbejdere, ledere og bundlinje.

Løsningen hedder Epos og består af moduler inden for HR, løn og rekruttering. Epos er udviklet påbaggrund af mere end 25 års erfaring og er blandt de mest fleksible og brugervenlige løsninger inden for sit felt.

Læs mere på www.pbj.dk

LESSOR udvikler effektive og fleksible IT-løsninger til administration af LØN, TID, HR og Vagtplan. Med et brugervenligt HR-system kan I nemt og effektivt løse de administrative personaleopgaver. Struktur og overblik er med til at optimere jeres processer og synliggøre vær-dien af HR-arbejdet.

Med en løsning fra LESSOR får I et fleksibelt værktøj til at understøtte en lang række opgaver og processer; fra håndtering af medarbejderoplysninger over rekruttering og kompetenceplanlægning til styring af tid og udbeta-ling af løn. Vi sammensætter en løsning, der matcher jeres behov.

www.lessor.dk

Modtag alle dine ansøgninger, samlet på ét sted. Glem alt om at skrive breve eller e-mails til jobansøgerne. Det klarer it-systemet nemlig.

Når du annoncerer din stilling på din hjemmeside, jobportaler som Stepstone, Jobindex eller jobnet.dk, så sætter du et link ind, hvor jobansøgeren skal søge stillingen. Dette link leder ansøgeren hen på en ansøg-ningsformular, hvor han/hun indtaster sine personlige oplysninger og vedhæfter sin ansøgning og CV. Det modtager du i din indbakke på job-response.com.

Her kan du så administrere samtlige indkomne ansøg-ninger. Uanset hvilken portal, de kommer fra.

42 58 31 11www.job-response.com

GUIDEN


Markedsledende global leverandør af HR teknologi 360° Talent Management

Rekruttering - Introduktion - Udstationering Performance - Læring - Fratræden

2000 kunder i alle størrelser - udvalg af de mere kendte eBay, Accenture, L’Oréal, McAfee, Manpower, Citrix, Morgan Stan-ley, Galeries Lafayette, Boeing, Singapore Airlines mfl.

IDC skriver om SilkRoad’s markedsledende applikation RedCarpet: "SilkRoad’s flagship onboarding offering is… the benchmark in the industry”

Ring på 3841 6889 eller skriv til [email protected] for mere inspiration

www.silkroad.com

Vælg den målrettede løsning i jagten på den nye medarbejderVikar- og rekrutteringsbureauet Randstad rekrutterermedarbejdere til alle niveauer. Randstad er opdelt i treoverordnede forretningsområder:

• Randstad Inhouse Services er løsningen til virk-somheden, der har et strukturelt behov for fleksibel arbejdskraft og som ønsker øget produktivitet og reducerede omkostninger

• Randstad Professionals er løsningen til virksom-heden, der skal rekruttere ledere og specialister inden for teknik og IT

• Randstad Staffing er løsningen til virksomheden, der ønsker vikar- og rekrutteringsydelser på opera-tionelt niveau

Vores rekrutteringskonsulenter har relevant faglig bag-grund inden for deres speciale, og det gør dem yderst kompetente til at bedømme en kandidats kvalifikationer. Kontakt Randstad og find den model, der egner sig bedst til din virksomhed.www.randstad.dk – www.professionals.randstad.dk

SUPERSystems.dk er etableret i 1998 og er en engageret og professionel samarbejdspartner, når din virksomhed skal indføre forretningskritiske IT-systemer. Vi har mere end 10 års erfaring med implementering af HR-systemer hos en lang række virksomheder i Skandinavien og Europa.

HRMEasy er et af markedets mest fleksible og bruger-venlige HR-systemer. HRMEasy tilbyder funktionalitet til alle HR-opgaver og procedurer, og kan integreres til de fleste løn- og administrative systemer.

HRMEasy leveres som en hosted løsning, eller på din virksomheds egne servere.

Læs mere på www.hrmeasy.dk

Real Data A/S (tidligere Interflex Tidssystemer A/S) er specialiserede i detaljeret og avanceret tidsregistrering samt adgangskontrol. Siden 1980 har Real Data udeluk-kende beskæftiget sig med levering af systemer til store danske virksomheder og organisationer.

Fra 2013 tilbyder Real Data, udover sine in-house løs-ninger, også sine løsninger som cloud baserede (SaaS) løsninger – som standard eller brugertilpassede løs-ninger. Real Datas løsninger er modulopbyggede og skalérbare, så de kan tilpasses den enkelte virksom-heds ønsker og krav. www.realdata.dk

GUIDEN


Thomas International – verdens størsteudbyder af personlighedstest

Vi leverer daglige ledelsesværktøjer, der hjælper lederenmed at optimere performance fra teams og medarbejdere– værktøjer, som øjeblikkeligt leverer resultateri organisationen.

Vi hjælper vores brugere med at rekruttere, fastholde,udvikle og lede deres medarbejdere.

Thomas International er anderledes, fordi vore assessments er lige til at forstå, hurtige at anvende og giver hurtige resultater.

www.thomasinternational.net

HR guide nr. 1 2014 udkommer ultimo marts.Her får du inspiration til leDeRUDvIklING

Xafir HR er et enkelt og fleksibelt HR-system til styrin-gen af alle HR-processer. Xafir HR bygger på et solidt HR-grundlag og anvendes både nationalt og globalt.

www.xafir.dk

HR AdministrationHR StamdataIntegrationOnboardingRekrutteringSelvbetjening

HR Udvikling MUS LUS GRUSKompetenceprofilerKompetenceudviklingKompetenceevalueringCV- og Kursusregistrering

HR MålingAPVTrivselsmålingLederevalueringKollegaevalueringProjektlederevaluering

Performance ManagementRapporteringTalentudviklingMålnedbrydningPerformancestyringStrategiimplementering

På gensyni 2014

Glæd dig til HR guiden i 2014, hvor

vi vender tilbage med fire nye

højaktuelle og inspirerende temaer.

Online tidsregistrering til markedets bedste priser.

Hvorfor TimeMap?• Det er nemt og enkelt at bruge• Stempel-, fleks- og projekttider registreres• Løn inkl. tillæg beregnes på få sekunder• Sikrer korrekte lønudbetalinger jv. overenskomster • Fakturering kan udføres på basis af timeforbruget• Adgang overalt til det webbaserede system – 24 timer i døgnet• Mulighed for registrering via mobiltelefon/

smartphones/tablets med sms eller apps• Ingen investering i software og servere• Sparer tid i administrationen• Ingen opstartsudgifter

Kontakt TimeMap på [email protected] og få en gratis prøveadgang.

Documents

HR Guide nr. 4 2013