Oleh:Dr Yusman Syaukat

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PEMBANGUNAN DAERAH

SEKOLAH PASCASARJANA IPB

Topik 1Proses Perencanaan dan

Pengelolaan Proyek

MatakuliahPerencanaan & Pengelolaan Proyek

Pembangunan (Planning & Management of Development Projects)

Pertanyaan-pertanyaan

Apakah arti dari proyek & program?

Apakah proyek = program?

Bagaimana karakteristik proyek dan program?

Apa sajakah tujuan dan kendala suatu proyek?

Mengapa perencanaan proyek diperlukan?

Apa sajakah jenis-jenis perencanaan?

Bagaimana menentukan tujuan proyek?

Proyek & Program

Definisi Proyek:1.An investment activity in which financial resources are expected to create capital assets that produce benefits over an extended period of time

2.Kegiatan investasi yang menggunakan faktor-faktor produksi untuk menghasilkan barang & jasa dengan harapan menghasilkan manfaat/keuntungan pada suatu saat tertentu

Proyek & Program (2)

Definisi Program: Program is an ongoing development effort or

plan. Program merupakan perangkat (paket)

kegiatan yang diorganisasikan untuk mencapai sasaran/tujuan khusus Program merupakan kumpulan proyek-proyek. Proyek (kegiatan) merupakan ungkapan lokal dari program nasional secara luas & bukannya kegiatan tersendiri yang terpisah. Misal: program pengentasan kemiskinan. Apa bentuk-bentuk proyeknya?

Ciri-ciri Proyek

Misal: Proyek pembangunan jalan layang Kedung Badak - Yasmin

Memiliki titik awal dan titik akhir

Kegiatan dapat dikenali: kegiatan yang memiliki kaitan yang erat dalam pencapaian tujuan tertentu

Proyek dikatakan selesai jika telah menghasilkan output.

Keberhasilan proyek diukur dengan jumlah output yang ditargetkan dengan biaya dan waktu

Efisiensi proyek diukur dari rasio benefits & costs

Ciri-ciri Program

Tidak memiliki titik awal dan akhirTerkadang tidak direncanakan dan tidak memiliki target pencapaiannyaMerupakan seperangkat kegiatan untuk mencapai sasaran tertentuKeberhasilan tidak diukur dari output masing-masing kegiatanOutput kegiatan bisa bersifat berkelanjutan (misal program imunisasi)

Sasaran & Kendala Proyek

Biaya

Jadwal (Waktu) Mutu (Kinerja)

Gambar 1. Sasaran Proyek: Biaya, Jadwal dan Mutu

Jenis-jenis Proyek Pemerintah

Proyek pelayanan kepentingan umum: air minum, listrik, gas, bendungan, Proyek peningkatan teknologi dan pendapatan daerah terbelakang: irigasi, penyuluhan pertanianProyek pemenuhan kebutuhan spiritual: mesjid, gereja, Proyek penguasaan teknologi tinggi: tenaga atom, kedirgantaraan, industri komputerProyek pembangunan infrastruktur: jalan, jembatan, pelabuhanProyek peningkatan kesejahteraan: pengentasan kemiskinan

Perlunya Perencanaan

Perubahan (change): bagian tetap dari kehidupanOptions: - Bertahan menentang perubahan

- Penyesuaian dengan mengelola perubahanPerencanaan merupakan suatu proses “pro active”Proses pengelolaan proyek menawarkan cara-cara dinamis dalam mengelola & mengontrol perubahan secara efektifPerencanaan bertujuan untuk mempersiapkan suatu proses perbaikan guna mencapai tujuan yang telah ditentukan

Perencanaan

Perencanaan dapat didefinisikan sebagai fungsi pembentukan suatu tindakan (course of action) di muka, termasuk kebijakan & prosedur, untuk mencapai suatu tujuan tertentuPerencanaan = proses menyusun pertimbangan- pertimbanganPerencanaan meliputi pembuatan & pelaksanaan keputusan (making & taking decision)

Fungsi Perencanaan

Mengurangi/meminimumkan risiko & ketidakpastianPenentuan Standard of PerformanceMemberikan arahan bagi pelaksanaan pekerjaanMemberikan prosedur untuk melakukan kontrol secara efektifMemberi arahan guna pencapaian tujuan secara optimal

→ terdapat feed back terhadap proses-proses perencanaan selanjutnya

Jenis Perencanaan (1)

Jangka Waktu:Perencanaan Jangka Pendek:

RAPBN/RAPBD Perencanaan Jangka Menengah: RPJM Perencanaan Jangka Panjang: RPJP

Ruang Lingkup:Perencanaan KomprehensifPerencanaan Parsial

Arus Informasi/Inisiatif:Perencanaan Sentralistik (Top-down)Perencanaan Desentralistik (Bottom-up)

Jenis Perencanaan (2)

Dimensi Pendekatan:Perencanaan Makro: nasional dalam skala

makroPerencanaan Sektoral: persamaan ciri dan

tujuanPerencanaan Regional: lokasi kegiatan

Perencanaan Mikro: tahunan dan rinciKeluwesan:

Perencanaan Indikatif: luwesPerencanaan Imperatif: sesuai komando

negaraAlokasi Sumberdaya:

Perencanaan FisikPerencanaan Keuangan

Perencanaan & Proyek

Perencanaan proyek harus bersifat operasional & harus didasarkan pada kebijakan lembagaPerencanaan harus disusun melalui prosedur yang sederhana & lugasProyek yang baik sejak perencanaan dan operasionalnya dilakukan secara bottom up & partisipatif memberi peluang bagi masyarakat lokal untuk berinvestasi & berprestasi (how to help them to help themselves)

Cakupan Perencanaan Proyek

Struktur organisasi

Analisis sosial ekonomi

Sistem pembelajaran (feed back)

Perimbangan antara efficiency & equity

Komponen Perencanaan Proyek

Komponen utama perencanaan proyek: Penentuan tujuan yang diharapkan Penentuan strategi pencapaian tujuan Penentuan waktu - kapan tujuan mesti dicapai Penentuan budget - sumberdaya yang

dibutuhkan Penentuan milestone pada suatu waktu

tertentu Struktur organisasi & kebijakan pemberdayaan Penentuan prosedur kontrol dan komunikasi Penentuan standard of performance &

measurement

Bagaimana jika tanpa perencanaan?

Bahan Bacaan

Kunarjo. 2002. Perencanaan dan Pengendalian Program Pembangunan. UI Press, Jakarta.

Young, Trevor L. 1993. Planning Projects: 20 Steps to Effective Project Planning. Pelanduk Publications, Selangor Darul Ehsan, Malaysia. (Chapter 1).

Bryant, Coralie dan Louise G. White. 1982. Manajemen Pembangunan untuk Negara Berkembang. LP3ES, Jakarta. (Bab VI)