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Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones
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A. TÍTULO DE LA BUENA PRÁCTICA O INICIATIVA DE MEJORA
Organización del juzgado y comunicación interna
B. DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN
Nombre del organismo: Juzgado de Ejecución en lo Penal N° 2
Fuero: Penal
Departamento Judicial: Mar del Plata
Titular: Sr. Juez Dr. Juan Sebastián GALARRETA
Dirección: Calle Alte. Brown Nº 2046 – Mar del Plata
Dirección oficial de correo electrónico: [email protected]
C. DATOS DE LOS RESPONSABLES
1. Responsable/s de la práctica o iniciativa implementada en la organización:
Dr. Juan Sebastián Galarreta.
2. Nombre/s y cargo/s de las personas que participan o intervienen en la iniciativa:
Integrantes del Juzgado de Ejecución N° 2
3. Datos de contacto:
Teléfono laboral/Fax: 0223 4956666 int. 278 y 366
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
2
D. AREA TEMÁTICA DE LA PRÁCTICA IMPLEMENTADA
Marcar con una X
1. Gestión de los procesos de trabajo jurisdiccionales
2. Atención al público
3. Información y comunicación al público
4. Participación del público
5. Gestión de los procesos administrativos y/o auxiliares
6. Planificación y monitoreo de la gestión
E. ORIGEN DE LA INICIATIVA
Experiencia anterior en Defensoría Oficial Nº 2 de Olavarría, Departamento Judicial Azul,
en virtud de trabajo realizado, convenio mediante, entre la Facultad de Ingeniería, Sede Olavarría
de la Universidad Nacional del Centro y la Procuración General de la Suprema Corte de Justicia de
la Provincia de Buenos Aires, y el auspicio del Senado de la Provincia de Buenos Aires. Además
material bibliográfico específico (PELAYO, Ariel Labrada, COURTADE, Carlos DE CARA, Ariel
“Manual de Gestión para el Servicio de Justicia”, Ed. Nova Tesis, Bs. As., 21/03/08; PELAYO,
Ariel Labrada “La motivación en los organismos judiciales”, Ed. Nova Tesis, Bs.As., 25/09/06;
PELAYO, Ariel Labrada, “El Factor Humano en los organismos judiciales”, Ed. Rubinzal Culzoni,
Santa Fe, 27 de abril de 2004; BERIZONCE, Roberto O. y FUCITO, Felipe “Los recursos humanos
en el Poder Judicial”, Ed. Rubinzal Culzoni, Santa Fe, 7/09/00).
F. OBJETIVO DE LA PRÁCTICA O INICIATIVA IMPLEMENTADA
1. Reuniones diarias de todo el juzgado:
Buena comunicación entre quienes integran el Juzgado, trabajo en equipo, participación en
las decisiones, evitar superposición de tareas, distribución equitativa de la tarea y economía de
gestión al evacuar dudas tanto administrativas como jurídicas en presencia de todo los integrantes
del Juzgado al inicio de la jornada de trabajo.
X
X
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
3
2. Reuniones trimestrales:
Trabajo en equipo. Evaluación cuantitativa y cualitativa del servicio que presta el Juzgado,
Fijación de acciones, evaluación y resultados en orden a la mejora constante de la respuesta del
Juzgado, con análisis de las distintas áreas (recursos y tiempos de respuestas) y nuevas ideas en
orden a los diversos procedimientos, adecuación y cambios tanto administrativa como
jurídicamente. Atención de problemáticas que trascienden el devenir diario (distribución o
redistribución de tareas, recursos humanos, estructura edilicia, procedimientos).
3. Estandarización de despachos:
Agilización en el tiempo de respuesta y economía procesal.
4. Organización y administración de la planta funcional existente:
Trabajo en equipo, distribución equitativa del trabajo de acuerdo a volumen, materia y
capacidades individuales.
G. DESARROLLO DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
1. Reuniones diarias de todo el juzgado:
� reunión todos los días a partir de la 8,20 con duración de entre 5 y 20 minutos promedio.
� agenda de trabajo (actividades particulares del día)
� evacuación de consultas, con deliberación y posterior decisión del Juez (administrativas y
jurídicas)
� aporte e intercambio de información jurídica (novedades)
� fijación de nuevos criterios jurídicos
Situación inicial: se implementó desde el inicio del Juzgado
Aspecto positivos y negativos: fluidez y mejora constante de la comunicación, participación
en las decisiones, agilización de trámites, eficiencia y economía procesal, como así también mejor
visualización y solución de cada problemática por intervención de los distintos operadores.
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
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Acciones o medidas durante el proceso de implementación: se estableció un horario de
inicio (8,20 hs.) para asegurar la presencia de todos y un tiempo de duración de entre 5 y 20
minutos de acuerdo a complejidad.
Problemas y debilidades: la atención de mesa de entradas impide al menos la presencia
permanente durante la reunión de uno de los agentes del Juzgado. La única solución rotación por
semana y retransmitir lo tratado y resuelto en la reunión al compañero.
El compromiso adquirido en forma paulatina y la obtención concreta de resultados.
2. Reuniones trimestrales:
� Un responsable fija fecha de reunión, confecciona el orden del día, con término
tentativo del tiempo en base a las propuestas y se encarga de la conducción de la
reunión.
� Propuestas en forma previa, una semana aproximadamente, por todos los integrantes
del Juzgado (vinculadas a objetivos y a problemáticas administrativas y jurídicas), las
que se colocan para su publicidad en una cartelera hasta 48 hs antes.
� El responsable fija el orden del día en base a las propuestas (unificando las que se
superponen) y se distribuye entre todos los integrantes del Juzgado 24 hs. antes de la
reunión.
La reunión se desarrolla a partir de las 14 hs., con un tiempo aproximado y promedio de
entre dos o dos horas y media.
Se trata en primer término información estadística acerca de la evolución cuantitativa y
cualitativa del trabajo del Juzgado (cantidad, recurribilidad de las resoluciones y revocación o
confirmación de segunda instancia y Tribunal de Casación).
� Se evalúa sobre incorporación de modificaciones anteriores en el trabajo y se resuelve
sobre su continuidad o rectificación
� Se analiza el resultado de gestiones externas vinculadas a la superación de
problemáticas administrativas o jurídicas del Juzgado, con información por sus
responsables.
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
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� Se debate las nuevas propuestas y como consecuencia de las mismas solución o
diligencias a realizar al efecto, con asignación de responsables.
� Se designa nuevo responsable para la próxima reunión (rotativo y con participación de
todos los integrantes del Juzgado).
� Lo tratado en las reuniones se vuelca en forma sintética e informal por el responsable en
el mismo orden del día.
La práctica se desarrolla desde el inicio de la puesta en marcha del Juzgado pero en forma
mensual.
Entre las acciones o medidas tomadas durante el proceso de implementación, se
establecieron y aprobaron estándares de gestión en orden a prácticas, resultados y evaluación se
redujeron temas a tratar y la necesidad consecuente de la ampliación de los tiempos entre cada
reunión.
En cuanto a los problemas y debilidades organizacionales encontradas, como se realizaba
fuera del horario ordinario del Juzgado, con previo acuerdo en general de la fecha (dentro del mes
o los tres meses, con posterioridad), y almuerzo de la totalidad de los integrantes (antes o durante
la reunión), no hubo dificultades de implementación y desarrollo.
3. Estandarización de despachos:
Se partió de los modelos suministrados por el Juzgado de Ejecución Penal Nº 1, que tenía
ya dos años de experiencia desde su puesta en macha, para después desarrollarlo y depurarlos
conforme la evolución, experiencias y criterios jurídicos propios
Se realizó en un tiempo aproximado de dos años y medio y con una cobertura aproximada
del 80 % de los despachos diarios. En la actualidad asciende a un número de 147 modelos entre
despachos, oficios y cédulas (se adjunta listados con el nombre de los modelos).
Estos despachos cuentan con variables que permiten mediante la carga automática con los
datos que surgen y que han sido consignados al momento del ingreso de la causa por cada
despachante, con control y supervisión del área de informática.
Entre los aspectos positivos de la implementación se destaca la agilización del trabajo con el
consecuente ahorro de tiempo y recursos.
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
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Las acciones y medidas tomadas durante el proceso de implementación permitieron la
formalización definitiva del modelo en reuniones diarias, aplicando como método de trabajo la
consulta con el titular del Juzgado, tratamiento y resolución por el titular en la reunión diaria.
El compromiso de los agentes y resultados obtenidos constituyeron los factores de éxito
principales de la experiencia instrumentada.
4. Organización y administración de la planta funcional:
Se estructuró en cuatro áreas que hacen a la actividades esenciales en relación a la trabajo
desarrollado por el Juzgado de Ejecución Penal: jurídica – administrativa – información jurídica –
informática y estadística.
En el área jurídica, comprende las actividades de despacho que van desde el primer
despacho hasta la finalización del proceso (conforme se describe en el diagrama de flujo que se
adjunta). En esta área no hay distinción o grupos por materias, cada despachante es responsable de
su causa, la cual puede resultar de un trámite de detenido como de un proceso de suspensión de
juicio a prueba. Las ventajas obtenidas en este proceso son las de la capacitación e incentivación
del agente, que se encuentra apto a cubrir cualquier requerimiento o reemplazar a un compañero
en su trabajo. En algunos casos se implemento progresivamente a efecto de lograr la capacitación
del personal, comenzando con el despacho de procesos sin detenidos.
Informática y estadística, se estable un responsable del suministro y elevación de la
estadística mensual y anual a la SCJBA. Desarrollando a su vez informes de evolución interna que
permiten planificar, estructurar y reformular o no el trabajo diario. Se procede al desarrollo de
gráficos e informes que encuentran su fuente en las estadísticas o listados del Lex-Doctor.
Información jurídica, es el mantenimiento actualizado de la jurisprudencia e informes
vinculados a la materia específica tanto de los organismos internacionales (Corte Interamericana
de DDHH, Comisión Interamericana de DDHH, Comité de Derechos Humanos de Naciones
Unidas) como local (CSJN, SCBA, TCP y CAGMdP), lo que se distribuye por organismo y Auxiliar
Letrado.
Mesa de Entradas, esta área se establece como un punto neurálgico del Juzgado,
estableciendo una división de física que permite dar respuesta tanto a la demanda exterior como
interior.
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
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Las causas se distribuyen en distintos anaqueles con carteles que permiten su rápida
identificación por trámite y la ubicación por número.
� Casillero de firmas de Juez y Letrados: ubicado en pasillo entre mesa de entradas y
oficinas de despacho.
� Casillero que esperan vencimiento: Cumpliendo pena; Penas en suspenso y
Suspensión de juicio a prueba.
� Casilleros de espera oficio: los expedientes esperan el agregado de algún informe,
cédula u oficio. Según la materia, espera oficio con detenido y espera oficio sin
detenido.
� Casilleros de movimiento: los expedientes en los cuales se dispuso algún pase a otra
dependencia u organismo.
� Causas de trámite especial: Amparos, Habeas Corpus o Capturas.
Asimismo se establece una división del trabajo con un responsable principal (conforme
experiencia y jerarquía) y las tareas consignadas en el gráfico se realizan en forma rotativa.
Los abogados y demás operadores cuentan en mesa de entradas con información sobre la
identificación de los integrantes del Juzgado como así también las responsabilidades y funciones
de cada uno. Asimismo y en relación a las causas cuentan con una computadora que la cual
pueden obtener la información actualizada del estado de la causa.
4.a. Situación inicial:
Se partió experiencia anterior (Defensoría Oficial Nº 2 de Olavarría) y desde el inicio,
adaptación mediante, de una estructura en tres áreas igual que las tres primeras actuales (área
jurídica, área administrativa y área de información jurídica y estadística), luego se debió desdoblar
la última y ampliar las actividades de cada una conforme le evolución en volumen y características
de las mismas (ver gráficos adjuntos).
4.b. Aspectos Positivos o Negativos:
Permitió un buen clima de trabajo, la agilización de los tramites (tiempo y forma), eficiencia
y economía en orden a las respuestas del servicio prestado. No se advirtieron aspectos negativos
de su instrumentación.
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
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4.c. Acciones o medidas tomas durante el proceso de instrumentación:
La adecuación permanente a los cambios producidos en orden al incremento del volumen
de trabajo, sus características y la incorporación paulatina de nuevos integrantes.
4.d. Problemas y debilidades organizacionales encontradas y modo de superarlas:
La resistencia al trabajo en equipo y los cambios en función a lo apuntado anteriormente. El
modo de superarlos fue a través del diálogo, la participación, seguimiento de la evolución y
resultados obtenidos. Al efecto resulto indispensable las reuniones periódicas, donde se planteaba
las nuevas problemáticas, se hacía un aporte de ideas, se resolvía, instrumentaba y se monitoreaba
los resultados. A su vez la adecuación flexible de la organización a los nuevos desafíos (ver
gráficos adjuntos).
4.e. Método de trabajo aplicado:
Relevamiento de datos, reuniones periódicas, debate de ideas, decisión e instrumentación,
evaluación y ratificación o rectificación.
4.f. Factores de éxito que incidieron, fortalezas y oportunidades:
i) información proveniente de proyecto similar en otro organismo por parte del titular del
Juzgado (Defensoría Oficial Nº 2 de Olavarría, Dto. Judicial Azul), ii) transmisión de la experiencia
del actual Oficial Mayor y Oficial Primero por su desempeño anterior en el Juzgado de Ejecución
Penal Nº 1, iii) la provisión de documentación por parte del titular del Juzgado de Ejecución Penal
Nº 1, iv) relevamiento de datos sobre actividades comunes (modalidad) de otros Juzgados (Ej.
sustitución de registros en soporte papel por soporte informático).
H. RESULTADOS ALCANZADOS
Las reuniones diarias permitieron una mayor y mejor interacción entre los integrantes del
Juzgado, la agilización y mejora de calidad en la respuesta a los requerimientos diarios del trabajo.
Por su parte, las reuniones trimestrales facilitaron la interacción entre los agentes, la
agilización de lo pasos procesales, agilización de trámites, estandarización de despachos, eficacia
en el cumplimiento de los plazos procesales y economía procesal, mayor y mejor calidad de las
resoluciones adoptadas por el Juzgado. Capacidad y anticipación de respuesta en actividades que,
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
9
aunque con rutinas, resultan dinámicas respecto de la evolución del trabajo tanto desde el punto
de vista cuantitativo como desde el punto de vista cualitativo, a partir de los estándares e
imperativos constitucionales (Ej: tiempos de resolución, oralidad de la ejecución, intervención en
los procedimientos de sanciones disciplinarias).
La estandarización de despachos propiciaron la unificación de criterios y el consecuente
ahorro de tiempo y recursos en orden a la respuesta diaria a la demanda de trabajo en casos
similares o reiterados (se adjunta listado de despachos estándar).
La organización de la planta funcional logró una mejora constante en el clima de trabajo,
motivación y capacitación por parte de los integrantes del equipo de trabajo, un consecuente buen
nivel de respuesta a la demanda del servicio (tiempo y forma) y alta capacidad de adecuación a la
dinámica de la actividad.
I. DESAFIOS DE LA EXPERIENCIA
� La instrumentación de un programa informático no adecuado a un organismo
jurisdiccional y particularidades específicas de la Ejecución Penal.
� El incremento de trabajo constante (sin equivalencia en los otros organismos del mismo
Departamento Judicial) y la ausencia de una correlativa ampliación del plantel que la
propia impronta organizacional (buena respuesta cuantitativa y cualitativa) revela
como necesaria.
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
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INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
Indicadores de control y evolución de causas
Comparativo de los años 2007 a 2011
1.- Ingreso de expedientes: 2.- Ingreso de incidentes:
0
200
400
600
800
1000
2007 2008 2009 2010 2011
0
100
200
300
400
500
600
700
2007 2008 2009 2010 2011
3.- Cuadro comparativo de ingreso de expedientes e incidentes:
0
200
400
600
800
1000
2007 2008 2009 2010 2011
Expedientes
Incidentes
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
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4.- Diagrama de flujo recepción de causas:
5.- Ingreso de causa: se establece un cuadro comparativo, tomando como parámetro la estadística anual.
2007 2008 2009 2010 2011 Efectivo cumplimiento 41 339 249 269 223
Ejecución condicional 21 177 153 133 169
S J P 73 454 269 281 262
Habeas corpus 0 26 28 41 52
Art. 25 inc. 3 del CPP 0 6 8 14 29
Amparo 3 8 11 6 8
Medida de seguridad 0 5 1 0 0
Otros 2 13 13 44 44
6.- Ingreso de incidentes:
2007 2008 2009 2010 2011 Libertad condicional 0 60 48 63 64
Libertad asistida 3 73 77 111 118
Salidas transitorias 2 44 81 95 110
Prisión domiciliaria 0 15 20 22 21
Apelación de sanción disciplinarias
0 16 34 65 231
Otros 1 24 37 68 95
Juzgado de Garantías
(6 Juzgados en total)
Juzgados Correccional
(5 Juzgados en total)
Tribunal Oral en lo
Criminal
(4 Tribunales en total)
Juzgado de Ejecución Penal
(2 Juzgados en total)
Departamento Judicial de Necochea (2 Juzgados
de Garantías, 1 Juzgado Correccional y 1
Tribunal Oral en lo Criminal)
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
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7.- Ingreso por tipo de proceso
0
50
100
150
200
250
300
350
2007 2008 2009 2010 2011
Efectivocumplimiento
0
50
100
150
200
2007 2008 2009 2010 2011
Ejecución
condicional
0
100
200
300
400
500
2007 2008 2009 2010 2011
Suspensión de
Juicio a Prueba
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
13
0
10
20
30
40
50
60
2007 2008 2009 2010 2011
Habeas Corpus
0
5
10
15
20
25
30
2007 2008 2009 2010 2011
Art. 25 inc. 3 del
CPP
0
2
4
6
8
10
12
2007 2008 2009 2010 2011
Amparo
0
1
2
3
4
5
2007 2008 2009 2010 2011
Medida deseguridad
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
14
0
10
20
30
40
50
2007 2008 2009 2010 2011
Otros
8.- Ingreso por tipo de Incidentes:
0
10
20
30
40
50
60
70
2007 2008 2009 2010 2011
LibertadCondicional
0
20
40
60
80
100
120
2007 2008 2009 2010 2011
Libertad Asistida
0
20
40
60
80
100
120
2007 2008 2009 2010 2011
SalidasTransitorias
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
15
0
5
10
15
20
25
2007 2008 2009 2010 2011
Prisión
Domiciliaria
0
50
100
150
200
250
2007 2008 2009 2010 2011
Apelación de
sanción
disciplinaria
0
20
40
60
80
100
2007 2008 2009 2010 2011
Otros
9.- Causas en trámite
Efectivo Cumplimiento41,7%
Ejecución Condicional21,2%
Suspensión de juicio aprueba 33,3%
Tareas comunitarias 3,8%
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
16
10.- Incidente en trámite
Concedidos 51,4%
Revocados 3,4%
Suspendidos 3,3%
Caídos en abstracto 0,8%
Pendientes 41,1%
11.- Control de plazos procesales:
Control de incidentes: se establece el tiempo trascurrido desde la formación del incidente y
la fecha de resolución del mismo. Las fluctuaciones en el grafico actúan como un llamado de
atención que nos lleva a detenernos en analizar las circunstancias que dieron lugar a dicha demora,
como por ejemplo tardanza en la elevación de los Informes del Departamento Técnico
Criminológico, retención del expediente en los distintos organismos como Fiscalía o Defensoría o
por un atraso en la agenda del Juzgado.
0
20
40
60
80
100
120
140
2008 2009 2010 2011
Los datos del presente de obtienen del control de la agenda mensual de incidentes por parte del área informática del Juzgado. Tomando los incidentes resueltos al mes evaluando su fecha de formación.
Control de primer despacho: se establece el plazo entre el día de ingreso de la causa al
Juzgado y el día en que es despachada por primera vez. Se lo clasifica según su proceso y se
determinan los factores externos e internos que pudieron llevar a los resultados que a continuación
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
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se expresan (comparación con los datos de los otros cuadros). Se parte de la suma de los días
obtenidos entre todos los procesos y se divide sobre el total de causas ingresadas.
Año 2012:
Enero:
Efectivo cumplimiento 3 días
Ejecución condicional
Suspensión de juicio a prueba
Febrero:
Efectivo cumplimiento 1,6 días
Ejecución condicional 47 días
Suspensión de juicio a prueba 33.6 días
Marzo:
Efectivo cumplimiento 2.43 días
Ejecución condicional 17.8 días
Suspensión de juicio a prueba 32.8 días
Abril:
Efectivo cumplimiento 2.5 días
Ejecución condicional 24.5 días
Suspensión de juicio a prueba 20.6 días
Mayo:
Efectivo cumplimiento 3.7 días
Ejecución condicional 6.5 días
Suspensión de juicio a prueba 8 días
Junio:
Efectivo cumplimiento 1.3 días
Ejecución condicional 0 día
Suspensión de juicio a prueba 2 días
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
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* cabe aclarar que en el mes de junio no se han cargado la totalidad de causas que refieren a los procesos sin detenidos por los que el
resultado es parcial y tomado sobre las causas ingresadas a la fecha (4 causa de ejecución condicional y 13 causas de suspensión de
juicio a prueba)
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
enero febrero marzo abril mayo junio
Efectivo cumplimiento
0
10
20
30
40
50
enero febrero marzo abril mayo junio
Ejecución condicional
0
5
10
15
20
25
30
35
enero febero marzo abril mayo junio
Suspensión de juicio a prueba
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
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ANEXO III - Formulario de Presentaciones
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