Kursus fail meja

Pusat Kemajuan PengurusanPusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

MANUAL PROSEDUR PROSEDUR KERJA DAN KERJA DAN FAIL MEJAFAIL MEJA

Oleh:

Hjh Sarengah bt Mohamad Sam

Email :[email protected]



KONSEP MANUAL PROSEDUR KERJAKONSEP MANUAL PROSEDUR KERJA

DOKUMEN RUJUKAN UNTUK PERINGKAT JABATAN/PEJABAT.

MEMBERI GAMBARAN MENYELURUH MENGENAI ORGANISASI.

MEREKODKAN CARA BEKERJA SECARA SISTEMATIK.

KETUA-KETUA BAHAGIAN PERLU ADA MPK.



KONSEP FAIL MEJAKONSEP FAIL MEJA

PANDUAN TERPERINCI MENGENAI TUGAS YANG DIJALANKAN.

DOKUMEN RUJUKAN UNTUK SETIAP PEGAWAIDALAM MENJALANKAN TUGASNYA.

FAIL MEJA HENDAKLAH DILETAKKAN DI ATAS MEJA PEGAWAI



KEBAIKAN MPK/FMKEBAIKAN MPK/FM

MEREKODKAN PROSEDUR DAN PERATURAN KERJA SEBAGAI RUJUKAN RASMI

KESERAGAMAN SISTEM/KAEDAH KERJA

MENENTUKAN PERATURAN DIPATUHI

MENGURANGKAN KESILAPAN

SEBAGAI ALAT LATIHAN INFORMAL



MENYENANGKAN PERTUKARAN PEKERJA – PROSES AMBIL ALIH TUGAS

MEMUDAHKAN KAJIAN MENGENAI SISTEM KERJA

MENGURANGKAN ARAHAN SECARA LISAN

MENJELASKAN KUASA DAN HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI LAIN



MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

Berasaskan fungsi dan bidang tugas

jabatan

Berasaskan fungsi dan bidang tugas

jabatan

Dokumen rujukan

Peringkat jabatan

Dokumen rujukan

Peringkat jabatan

Satu MPK untuk satu jabatan

Satu MPK untuk satu jabatan

Satu FM untuk satu jawatan

Satu FM untuk satu jawatan

Berasaskan tugas &Tanggungjawab

individu

Berasaskan tugas &Tanggungjawab

individu

Dokumen rujukanperingkat individu

Dokumen rujukanperingkat individu

Mengandungi maklumat/ panduan untuk kendali tugas yg. ditetapkan bagi satu-satu jawatan

Mengandungi maklumat/ panduan untuk kendali tugas yg. ditetapkan bagi satu-satu jawatan

Mengandungi maklumat

menyeluruh mengenai

semua aktiviti jabatan

Mengandungi maklumat

menyeluruh mengenai

semua aktiviti jabatan

MANUAL PROSEDUR

KERJA

MANUAL PROSEDUR

KERJA

FAILMEJA

FAILMEJA



KANDUNGAN FAIL MEJA

file:///tt/file_convert/54bdcc5a4a7959a67d8b45de/document.ppt



FAIL MEJA

Objektif/Kementerian Jabatan

Peraturan-peraturanpentadbiran

Senarai semak

Senarai JK yangdianggotai

Carta organisasi Kementerian/Jabatan

Senarai borang yang digunakan

Senarai undang-undangdan peraturan

Carta aliran kerja

Objektif Bahagian/UnitSenarai tugas harian

Norma kerja

Proses kerja

Senarai tugas, kuasa danhubungan

FAIL MEJA



OBJEKTIF OBJEKTIF KEMENTERIAN/JABATANKEMENTERIAN/JABATAN



TUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF KEMENTERIAN/JABATANTUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF KEMENTERIAN/JABATAN

MEMBERI HALACARA YANG JELAS KEPADA JABATAN SUPAYA SEGALA USAHA YANG DIJALANKAN ADALAH SELARAS DENGAN MATLAMAT IANYA DITUBUHKAN.

MENJADI ASAS PERANCANGAN & PEMBANGUNAN PROGRAM, PROJEK DAN AKTIVITI YANG DIJALANKAN OLEH SESEBUAH JABATAN SUPAYA MEMENUHI KEPERLUAN PELANGGAN.

MENJADI ASAS PENILAIAN KEBERKESANAN JABATAN BAGI TUJUAN MENINGKATKAN LAGI PRESTASI JABATAN.

MEMBERI TUNJUK ARAH DI MANA OBJEKTIF KEMENTERIAN/JABATAN MENJADI ASAS BAGI PEMBENTUKAN OBJEKTIF YANG LEBIH KHUSUS DAN TERPERINCI PADA PERINGKAT BAWAH DALAM JABATAN/PEJABAT.

MENETAPKAN KEUTAMAAN-KEUTAMAAN JANGKA PANJANG JABATAN/PEJABAT.

Pusat Kemajuan Pengurusan


CONTOH 1

OBJEKTIF KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN.

“ MEMBINA SATU MASYARAKAT BELIA YANG BERSATUPADU, BERDISIPLIN, BERAKHLAK TINGGI DAN BERGERAK MAJU DALAM BIDANG EKONOMI DAN SOSIAL SERTA MEMBINA SATU MASYARAKAT YANG SIHAT, CERGAS DAN BERBUDAYA SUKAN KE ARAH PERPADUAN DAN PEMBANGUNAN NEGARA”

CONTOH 2

OBJEKTIF BAHAGIAN PENCEN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

“MEMBAYAR FAEDAH PERSARAAN DAN FAEDAH TAMAT PERKHIDMATAN DENGAN TEPAT MENGIKUT JADUAL MASA YANG DITETAPKAN KEPADA YANG LAYAK MENERIMANYA DI BAWAH UNDANG-UNDANG PENCEN”



OBJEKTIFOBJEKTIFBAHAGIABAHAGIAN /UNIT




TUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF BAHAGIANTUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF BAHAGIAN

PEMBAHAGIAN DAN PENGUMPULAN AKTIVITI DENGAN ADANYA UNIT/SEKSYEN/BAHAGIAN.

MENUNJUKKAN RANGKAIAN PERINTAH YANG MENUNJUKKAN PERINGKAT HIERAKI, KUASA DAN TANGGUNGJAWAB.

MENJADI ALAT PERANCANGAN UNTUK SAIZ ORGANISASI DAN KAKITANGAN.



CONTOH 1

OBJEKTIF BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN.

“ UNTUK MEMBINA PERKHIDMATAN SOKONGAN YANG CEKAP DAN BERKESAN MELALUI PEMBENTUKAN STRUKTUR PERJAWATAN KEMENTERIAN YANG OPTIMA, PENGURUSAN PERSONEL YANG CEKAP DAN BERKUALITI SERTA MENINGKATKAN KEMAHIRAN DAN PENGETAHUAN MELALUI LATIHAN DAN PEPERIKSAAN”

CONTOH 2

OBJEKTIF UNIT OPERASI PROSESAN FAEDAH TERBITAN BAHAGIAN PENCEN “MEMPROSES FAEDAH TERBITAN KEPADA TANGGUNGAN YANG BERKELAYAKAN MENGIKUT JADUAL MASA YANG DITETAPKAN DENGAN CEPAT, CEKAP DAN TERATUR”



CARTA ORGANISASI CARTA ORGANISASI KEMENTERIAN/ JABATANKEMENTERIAN/ JABATAN



CARTA ORGANISASI /KEMENTERIAN/JABATANCARTA ORGANISASI /KEMENTERIAN/JABATAN

CARTA ORGANISASI PEJABAT MENGGAMBARKAN STRUKTUR YANG MENUNJUKKAN FUNGSI, AKTIVITI DAN HIERAKI DI DALAM SESEBUAH JABATAN/PEJABAT.

CARTA ORGANISASI JABATAN/BAHAGIAN YANG MELIBATKAN INDIVIDU/PEKERJA PERLU DISEDIAKAN.

KEDUDUKAN INDIVIDU DALAM CARTA ITU PERLU DITANDAKAN (DILOREKKAN).

JELASKAN MENGENAI AKTIVITI YANG DILAKSANAKAN OLEH BAHAGIAN/UNIT

SIAPA RAKAN SEJAWAT YANG BOLEH MEMBANTU MENGAMBIL ALIH TUGASNYA SEMASA KETIADAANNYA

PEGAWAI ATASAN YANG BOLEH DIRUJUK DALAM MELAKSANAKAN TUGAS

DI MANA JAWATAN/PENYANDANG DITEMPATKAN DI BAHAGIAN/ UNIT



KEGUNAAN CARTA ORGANISASIKEGUNAAN CARTA ORGANISASI

ASAS PENAMBAHAN/PENGURANGAN KAKITANGAN

MEMBERI GAMBARAN MENGENAI FUNGSI-FUNGSI JABATAN/PEJABAT

PERANCANGAN LATIHAN PEGAWAI/KAKITANGAN

SUMBER MAKLUMAT PENGURUSAN



CONTOH CARTA CONTOH CARTA ORAGANISASIKEMENTERIAN/JABATANKEMENTERIAN/JABATAN


CONTOH

CARTA ORGANISASI BIRO BANTUAN GUAMAN

KETUA PENGARAH

TIM.KETUA PENGARAHCIVIL

TIM. KETUA PENGARAH

SYARIAH

BAHAGIAN

CIVIL

BAHAGIAN KEWANGA

N

BAHAGIAN SUMBER MANUSIA

UNIT MEDITASI

UNIT

PEGUAM PANEL

UNIT

SYARIAH

NEGERI

DAERAH



CONTOH CARTA ORAGANISASI CONTOH CARTA ORAGANISASI BAHAGIAN/UNITBAHAGIAN/UNIT



CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PEMBANGUNAN KEPAKARANPENGARAH

(J52)

KETUA PENOLONG PENGARAH

(J48)

CAWANGAN PENYELARASAN

KETUA PENOLONG PENGARAH

(J48)

CAWANGAN PEM. PAKAR

KETUA PENOLONG PENGARAH (J48)

CAWANGAN

PEM.KEKOMPETENAN

PENOLONG PENGARAH KANAN(J44)

PENGARAH(J52)

CAWANGAN PENYELARASAN

PENOLONG PENGARAH (J41)





PEM.TADBIR(S/U)(N17)

PEMBANTU TADBIR(N17)

PEMBANTU AM PEJABAT(N1)

PEMBANTU TADBIR RENDAH

(N11)

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN SUMBER MANUSIA

KETUA PENGARAH

TIM. KETUA PENGARAH

CIVIL

CAWANGAN TATATERTIB KPP (SM)1

BAHAGIAN SUMBER MANUSIA PENGARAH

BAHAGIAN

CAWANGAN PERKHIDMATAN

KPP (SM)2

PTD GRED M41

PP(SM)1

CAWANGAN PRESTAS1

KPP(SM)3

CAWANGAN LATIHAN

KPP(SM)4

PT(P/O)TT1

PT(P/O)TT2

PT(P/O)P2

PT(P/O)P1

PT(P/O)PN1

PT(P/O)PN2

PT(P/O)3

PT(P/O)L1

PT(P/O)L2

PT(P/O)L3

PTD GRED M41

PP(SM)2

PTD GRED M41

PP(SM)4

PTD GRED M41

PP(SM)3



SENARAI TUGASSENARAI TUGAS

SENARAI TUGAS IALAH SENARAI YANG MENJELASKAN DENGAN TEPAT DAN TERPERINCI MENGENAI TUGAS, TANGGUNGJAWAB DAN KUASA SESEORANG PEGAWAI UNTUK MENJALANKAN TUGAS-TUGASNYA.



CONTOH SENARAI TUGASCONTOH SENARAI TUGAS

SENARAI TUGAS

NAMA : NORMALA BINTI SHAMSUDIN

JAWATAN : PENOLONG PENGARAH

BERTANGGUNGJAWAB KEPADA : KETUA PENOLONG PENGARAH

1. Menguruskan pengambilan dan pengisian jawatan-jawatan kosong

2. Menguruskan pengesahan dan perlanjutan tempoh perkhidmatan pegawai dan kakitangan meliputi:

2.1. Pengesahan lantikan

2.2. Pengesahan dalam perkhidmatan

3. Menguruskan kemasukan ke dalam jawatan berpencen

4. Menguruskan permohonan semua jenis elaun, urusan elaun tanggung kerja, elaun memangku, elaun pakaian panas, bayaran perubatan dan permohonan pinjaman perumahan

5. Menyemak dan menandatangani Penyata Perubahan bagi pergerakan gaji tahunan, pelarasan gaji,,pertukaran, kenaikan pangkat, elauan tanggung kerja dan lain-lain yang melibatkan penyediaan penyata perubahan

6. Tugas-tugas lain yang diarah dari masa ke semasa

SENARAI TUGAS

NAMA : ZUNAINI BIN ALIAS

JAWATAN : TIMBALAN KETUA AUDIT DALAM (AUDIT)

BERTANGGUNGJAWAB KEPADA: KETUA AUDIT DALAM

1. Mengetuai tugas pemeriksaan audit kewangan ke atas Jabatan dan Bahagian di dalam Kementerian

2. Mengetuai pemeriksaan audit pengurusan ke atas Jabatan dan Bahagian di dalam Kementerian

3. Mengetuai Mesyuarat Entrance/Exit Audit mewakili Ketua Audit

4. Memastikan laporan Audit Kewangan dan Pengurusan telah disediakan setelah selesai menjalankan tugas audit.

5. Membantu Ketua Audit Dalam bagi urusan pembentangan kertas kerja Laporan Audit Dalam untuk mesyuarat Jawatankuasa Audit.

6. Membantu Ketua Audit Dalam bagi mengendalikan kursus-kursus audit

7. Membantu Ketua Audit Dalam dalam hal pentadbiran pejabat

8. Tugas-tugas lain yang di arah dari masa ke semasa


SENARAI TUGAS, KUASA DAN SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN

PEGAWAI-PEGAWAI LAINPEGAWAI-PEGAWAI LAIN

Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti




KEPENTINGAN SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN KERJA DALAM FM

DAPAT MENJELASKAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SESEORANG PEGAWAIMEMUDAHKAN PIHAK PENGURUSAN MERANCANG KURSUS YANG SESUAI UNTUK SESEORANG PEGAWAIMEMUDAHKAN PEGAWAI MENGURUSKAN TUGAS YANG DIPERTANGGUNGJAWABKAN MEMBOLEHKAN PEGAWAI MENGETAHUI HAD-HAD KUASA YANG DIPERUNTUKKAN KEPADANYA MENJELASKAN HUBUNGAN KERJA DI ANTARA SEORANG PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN



KUASAKUASA

KUASA YANG DIBERIKAN KEPADA SESEORANG PEGAWAI PERLU DIMAKLUMKAN KEPADA PEGAWAI BERKENAAN UNTUK MEMUDAHKAN BELIAU BERTINDAK DAN MEMBUAT KEPUTUSAN MENGIKUT HAD YANG DIBENARKAN.



HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI LAIN

HUBUNGAN KERJA PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN PERLU DIKETAHUI UNTUK MEMBANTU PEGAWAI BERKENAAN MENYELESAIKAN SESUATU TUGAS.

HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI ATASAN.HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI BAWAHAN.HUBUNGAN KERJA DENGAN RAKAN SEJAWAT.HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI DARI AGENSI-

AGENSI LUAR.


CONTOH SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN

PEGAWAI LAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN, MAMPUJAWATAN : PEMBANTU TADBIR( O)

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan

Tugas dan Tanggungjawab

Kuasa Yang Diberi

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta

Jenis Hubungan PEN. PENGARAH PENTADBIRAN Semua perkara mengenai perkhidmatan, perlantikan, pengesahan dalam jawatan, kemasukan dalam jawatan, penanggungan kerja dan sebagainya.

1. Mengurus perlantikan,

pengesahan dalam jawatan berpencen, kenaikan pangkat/ pemangkuan dan laian-lain.

2. Mengurus rayuan

penyelarasan dan pengubahsuaian gaji

3. Menyediakan Penyata

Bulanan/suku Tahun mengenai kedudukan perjawatan/pertukaran dan laian-lain.

Menerima laporan sulit semua pegawai Mengambil fail-fail sulit untuk tindakan.

PEMBANTU TADBIR 1. PT (O), Urusan Pengendalian

Buku Perkhidmatan Kerajaan dan merekodkan setiap perubahan pegawai/staf.

2. (PT(O) Urusan Fail

Persendirian dan mengambil tindakan perlu.




Kuasa Yang Diberi


Jenis Hubungan PEGAWAI-PEGAWAI MAMPU Minta butir-butir mengenai maklumat peribadi, kelulusan dan alamat untuk Rekod Perkhidmatan PENOLONG PEGAWAI TADBIR Semua perkara mengenai pengesahan dalam jawatan, pelantikan dan lain-lain. KETUA PEMBANTU TADBIR Semua perkara mengenai perkhidmatan, pelantikan, pengesahan pemangkuan dan lain-lain.

4. Mengurus penyediaan

laporan sulit tahunan, penyata perkhidmatan dan lain-lain.

5. Mengurus tindakan

tatatertib 6. Lain-lain tugas yang

diarahkan.

PTR Menaip surat-surat berkaitan PAP Membuat fotostat salinan-salinan yang perlu HUBUNGAN LUAR PT(O) Bahagian Perkhidmatan di Jabatan Perkhidmatan Awam.

Sambungan Sambungan


CONTOH SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN

PEGAWAI LAIN BAHAGIAN PENGURUSAN DAN KUALITIJAWATAN : PEGAWAI PROJEK KANAN



Kuasa Yang Diberi


Jenis Hubungan KETUA KAMPUS INTENGAH Mentadbir keseluruhan perjalanan kampus INTENGAH termasuk latihan, domestik, kewangan dan pengurusan kampus Penyelaras Program Kanan Mentadbir, menyelaras semua perjalanan kursus Bahagian Pengurusan dan Kualiti

1. Menyedia dan

menguruskan kursus bengkel dan seminar di INTAN dan diluar INTAN.

2. Memberi syarahan

untuk kursus-kursus di INTAN dan diluar INTAN

3. Menyediakan brochure

dan program kursus/bengkel dan seminar yang hendak dijalankan

4. Membantu Penyelaras

Program Kanan mengemaskini bahan-bahan latihan

Memilih peserta, mengugurkan nama-nama peserta yang gagal mematuhi syarat-syarat. Memilih penceramah bagi kursus dalaman dan luar

Penyelaras Program kanan 1. Mendapatkan khidmat nasihat

dan input Setiausaha Kursus

1. Menentukan persediaan alat-alat dan bahan-bahan keperluan kursus

2. Menaip surat-surat berkaitan dengan kursus

Penolong Pegawai Domestik/cetak dan Grafik 1. Memberi khidmat sokongan

seperti penyediaan makan minum, penginapan, percetakan dan grafik.

Hubungan luar 1. Ketua-ketua Jabatan

PERATURAN-PERATURAN PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP PENTADBIRAN BAGI SETIAP

AKTIVITIAKTIVITI






PERATURAN PENTADBIRAN PERATURAN PENTADBIRAN UNDANG-UNDANGUNDANG-UNDANG

SETIAP AKTIVITI MEMPUNYAI BEBERAPA PERATURAN PENTADBIRAN UNDANG-UNDANG YANG HARUS DIKETAHUI DAN DIPATUHI OLEH PENGURUSAN DALAM MENJALANKAN AKTIVITI SESEBUAH JABATAN.

CONTOH PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRANCONTOH PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

AKTIVITI : URUSAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN:

1. PENGESAHAN DALAM JAWATAN MENGAMBIL MASA 1HINGGA 3 TAHUN DARI MULA BERKHIDMAT SEKIRANYA ANGGOTA BERKENAAN TELAH MEMENUHI SYARAT-SYARAT YANG DITETAPKAN

2. SEMUA URUSAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN MESTILAH DISERTAI DENGAN SURAT PERAKUAN DARI KETUA JABATAN

3. PERLANJUTAN TEMPOH PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DIPERLUKAN SEKIRANYA ANGGOTA TIDAK LULUS SEMUA PEPERIKSAAN YANG DISYARATKAN DAN DIBUAT KEPADA PIHAK BERKUASA MELANTIK.


AKTIVITI : URUSAN PERMOHONAN ELAUN TANGGUNG KERJA

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN:

1. ELAUN TANGGUNG KERJA HANYA BOLEH DIPERAKUKAN KEPADA ANGGOTA YANG TELAH DISAHKAN DALAM JAWATAN ATAU SEKURANG-KURANGNYA TELAH BERKHIDMAT SELAMA SATU TAHUN

2. ELAUN TANGGUNG KERJA MESTILAH BERTERUSAN SELAMA 28 HARI TERMASUK HARI CUTI MINGGUAN ATAU HARI KELEPASAN AM

3. PEMBAYARAN ELAUN TANGGUNG KERJA TERHENTI APABILA SESEORANG ANGGOTA MENINGGALKAN PERKHIDMATANYA SELAMA 14 HARI TERMASUK HARI CUTI MINGGUAN DAN CUTI KELEPASAN AM.





AKTIVITI: MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR

1. PENGALAMAN BEKERJA SEKURANG-KURANGNYA 1 TAHUN;

2. BERTUGAS SEBAGAI TENAGA PENGAJAR ATAU PEGAWAI PENILAI DI PUSAT BERTAULIAH YANG DIIKTIRAF OLEH JPK;

3. BERUMUR TIDAK MELEBIHI 50 TAHUN PADA TARIKH KURSUS BERMULA;

4. MEMPUNYAI PPRESTASI KERJA YANG BAIK DAN MEMPUNYAI MINAT DENGAN PROGRAM-PROGRAM YANG DIJALANKAN.

5. PERMOHONAN DISOKONG DAN DISAHKAN OLEH KETUA JABATAN.





1. BUKU PROGRAM KURSUS HENDAKLAH DISEDIAKAN SEKURANG-KURANGNYA 2 MINGGU SEBELUM TARIKH KURSUS BERMULA

2. TIDAK BOLEH MEMASUKKAN TAJUK BARU TANPA BERUNDING DENGAN PENYELARAS PROGRAM KANAN TERLEBIH DAHULU

3. TEMPOH KURSUS TIDAK BOLEH DIPINDA TANPA KELULUSAN PENYELARAS PROGRAM KANAN

4. BUKU PROGRAM KURSUS HENDAKLAH DIEDARKAN KEPADA PENGARAH WILAYAH. PENYELARAS-PENYELARAS PROGRAM, PENOLONG PENDAFTAR, PENGURUS DOMESTIK,PEGAWAI PERPUSTAKAAN DAN SENMUA FASILITATOR-FASILITATOR SEBELUM TARIKH KURSUS.

AKTIVITI: MENYEDIAKAN PROGRAM KURSUS

PROSES KERJAPROSES KERJA




PROSES KERJA

PROSES KERJA IALAH RANGKAIAN TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL SECARA BERTURUTAN MENGIKUT PERATURAN YANG DITETAPKAN BAGI MELAKSANAKAN SESUATU AKTIVITI.

SETIAP AKTIVITI MESTI DISEDIAKAN PROSES KERJA. MAKLUMAT YANG PERLU ADA DALAM FORMAT PROSES KERJA INI IALAH JAWATAN DAN PROSES.




TINDAKAN-TINDAKAN DALAM TINDAKAN-TINDAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJAMENYEDIAKAN PROSES KERJA

SEMAK SENARAI AKTIVITI BAGI MENGENAL PASTI JENIS-JENIS AKTIVITI YANG MEMERLUKAN PROSES KERJA.

SEDIAKAN URUTAN TINDAKAN UNTUK MELAKSANAKAN AKTIVITI TERSEBUT.

MULA DENGAN PERKATAAN “PERBUATAN” BAGI MENYENARAIKAN SETIAP PROSES.

SENARAIKAN JAWATAN PEGAWAI YANG PERLU MENGAMBIL TINDAKAN KE ATAS LANGKAH-LANGKAH YANG BERKENAAN

SENARAIKAN UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS BERKENAAN.




PROSES KERJA BAGI URUSAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN

Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk

Bil Seksi Undang-undang/Peraturan

Teliti daftar perkhidmatan tiap-tiap bulan dan pastikan pegawai-pegawai yang belumdisahkan dalam jawatan.

Semak fail peribadi dan Buku Perkhidmatanpegawai-pegawai. Sekiranya memenuhi syarat boleh diperakukan

a)Berkhidmat dalam tempoh 1 hingga 3 tahunb) Lulus peperiksaan JPA dan Jabatanc) Hadir dengan jayanya kursus Induksi Sediakan surat beserta dokumen yang perlu dihantar dalam tiga salinan :

a) Borang Perakuan Pengesahanb) Salinan kenyataaan Perkhidmatanc) Perakuan lulus peperiksaand) Borang Opsyen KWSP/Pencen

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Perlantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan PerkhidmatanP.U.(A)176/2005

1.

2.

3.




Pembantu Tadbir/Pengarah Bahagian

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir/KPT/PPT

Pembantu Tadbir


Hantar borang Perakuan kepada ketua jabatan untuk mendapatkan sokongan dan tandatangan

Hantar surat pengesahan yang telah lengkap ke SPA

Terima surat pengesahan dua salinan dari SPA dan kandung satu salinan dalam fail dan serah satu salinan kepada pegawai berkenaan

Sediakan Penyata Perubahan (Kew.8) dalam lima salinan dengan mencatatkan rujukan, nama, nombor kad pengenalan, jawatan, nombor gaji, tarikh pengesahan

Dapatkan tandatangan daripada dua orang pegawai yang diberi kuasa

Catat dalam Buku Rekod Perkhidmatan

4.

5.

6.

7.

8.

9.





Tulis surat dan dapatkan tandatangan daripada Penolong Pengarah untuk mengemukakan Penyata Perubahan

Hantar Penyata Perubahan bersama surat ke:

1 salinan ke JPA 1 salinan ke SPA 1 salinan ke pusat Rekod JPA 1 salinan dikandungkan dalam fail peribadi 1 salinan ke bahagian Gaji

Simpan fail ke Bahagian Pentadbiran

10.

11.

12.


PROSES KERJA BAGI URUSAN TANGGUNG KERJA



Menerima permohonan daripada BahagianJabatan

Dapatkan fail Peribadi atau fail tanggung kerja

Semak permohonan lengkap/tidak lengkap seperti berikut:--surat arahan tanggung kerja-Kenyataan cuti-Salinan buku perkhidmatan

Sediakan Memo dan dokumen yang lengkap untuk mohon kelulusanKSUKumpulan pengurusan dan profesionalTKSUKumpulan sokongan

Terima keputusan dan maklumkan kepada BAHAGIAN/JBSN/IKBNKementerian Sediakan penyata perubahan (Kew.8)JBSN/IKBNSediakan surat kelulusan kepada pemohonRekodkan dalam buku perkhidmatan pemohon

1..

2.

3.

4.

5.

6.

KPSU/PSU/KPT

Pembantu Tadbir

KPSU/PSU

PSU/PT

KPSU/PSU/PT

Pembantu TadbirPembantu Tadbir

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007


PROSES KERJA BAGI URUSAN PERSARAAN WAJIB (UMUR 55/56/58 TAHUN)


Pembantu Tadbir/Ketua

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir/ KPT/PPT


Teliti senarai pegawai yang akan bersara wajib (umur 55/56/58 tahun)

Dapatkan fail peribadi

Sediakan surat kepada pegawai berkenaanmemaklumkan mengenai tarikh dan Persaraan dan hantar borang:

a) Borang JPA.BP.SPPP.B01ab) Borang JPA.BP.SPPP.B03c) Borang JPA.BP.SPPP.B04d) Borang JPA.BP.UMUM B01e) Borang JPA.BP. UMUM B02f) Borang JPA.BP.UMUM B04

Minta pegawai kemukakan

a) 3 salinan kad pengenalanb) 2 keping gambar saiz pasportc) 2 salinan sijil nikahd) 2 salinan kad pengenalan

isteri/suamie) 2 salinan sijil beranak/kad

pengenalan anak umur 21 tahun kebawah

1.

2.

3.

4.

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2003

Panduan Pengurusan Pejabat Pekeliling perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007




Semak dan dapatkan tandatangan pegawai

Terima dokumen dan maklumat daripada bakal pesara

Semak dokumen-cuti sakit- laporan tatatertib

Sediakan surat untuk tandatangan pegawai

Kemukakan dokumen ke Bahagian Pencen

Terima kelulusan daripada Bahagian Pencen

Sediakan Penyata Perubahab bagi bakal Pesara di Kementerian

Buat surat maklumkan kelulusan kepada Jabatan Negeri dan pesara

Catat dalam Buku Perkhidmatan

Sediakan sijil penghargaan

5.

6.

7.

8.

9.

10

11

12.

13.

14.

Pembantu Tadbir/PPT/PP

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir/PPT/PP

Pembantu Tadbir/ KPT/PPT

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

PROSES KERJA BAGI URUSAN PERSARAAN WAJIB (UMUR 55/56/58 TAHUN)


PROSES KERJA MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR DAN BAHAN PEMBELAJARAN

SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL.

Proses KerjaPegawai Yang

Meluluskan/Dirujuk

- Garis Panduan Pelaksanaan PPK-Surat Arahan Perkhidmatan - Pekeliling Perkhidmatan-Surat Arahan Perbendaharaan- Pekeliling Perbendaharaan- Minit Mesyuarat JK Penyelarasan PPK-Borang Analisis Keperluan Latihan

BilSeksi Undang-undang/Peraturan

Kaji keperluan latihan jabatan

Sediakan memo dalaman untuk edar kepada kepada semua pegawai.

Dapatkan tandatangan Pengarah Pembangunan Kepakaran.

Edar memo bersama-sama Borang Analisis

Keperluan Latihan kepada semua pegawai teknikal jabatan.

Dapatkan maklumbalas keperluan latihan pegawai.

Buat ringkasan keperluan latihanberdasarkan :a) nama pegawaib) jenis latihanc) kandungan latihan, d) kos latihan,e) penyedia latihan f) tempat latihan.

Bentang dalam mesyuarat latihan untuk kelulusan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Pengarah/Ketua penolong Pengarah Bahagian

Penolong Pengarah

Jawatankuasa Latihan

Bahagian Kewangan KSM

Penyedia Latihan



BilSeksi Undang-undang/Peraturan


SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL

Mohon kelulusan pakej hotel kepada Bahagian Kewangan KSM.

Semak status permohonan kelulusan pakej hotel di Bahagian Kewangan KSM.

Rancang perlaksanaan program

Hubungi penyedia latihan bagi pengesahan tarikh dan butiran lengkap mengenai program/kursus.

Sediakan perkara berikut:a)Surat tawaran kepada pesertab) Surat lantikan penyedia latihanc)Surat/memo lantikan urusetia / penceramah / fasilitatord) Surat pengesahan hotel jika ada

Dapatkan tandatangan Ketua Bahagian

Bahagian Kewangan KSM

Jawatankuasa Latihan

Penyedia Latihan

Pengarah Bahagian

8.

9.

10.

11.

12.

13.




Edar semua surat kepada yang berkaitan.

Dapatkan maklumbalas kehadiran.

Jalankan kursus seperti yang ditetapkan

Sediakan sijil kehadiran kepada peserta kursus.

Dapatkan tandatangan Ketua Pengarah

Terima dan semak laporan kursus.

Urus tuntutan bayaran yang berikut: Tuntutan perjalanan peserta kursus- Fasilitator/Penceramah- Penyedia latihan- Hotel tempatan jika ada

Semak status pembayaran di Bahagian Kewangan Jabatan

Serah sijil kursus ke Bahagian Pentadbiran untuk direkodkan.

Buat penilaian pasca kursus.


SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

Pembantu Am Pejabat

Penolong PengarahUrusetia/Penyedia Latihan

Urusetia/Penyedia Latihan

Pengarah Bahagian

Penolong Pengarah

Penolong Pengarah

Bahagian Kewangan

Bahagian Pentadbiran

Ketua Bahagian/Unit


CARTA ALIRAN KERJA






CARTA ALIRAN KERJACARTA ALIRAN KERJA

BAGI MAKSUD FAIL MEJA, CARTA ALIRAN KERJA YANG PERLU DIMASUKKAN KE DALAM FAIL MEJA SESEORANG PEGAWAI IALAH CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI YANG TERDAPAT DALAM MPK YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS PEGAWAI BERKENAAN. LANGKAH-LANGKAH DALAM AKTIVITI YANG MELIBATKAN PEGAWAI BERKENAAN HENDAKLAH DITANDAKAN (DILOREKKAN).


CARTA ALIRAN KERJA

CARTA ALIRAN KERJA IALAH GAMBARAN SECARA GRAFIK ATAU GAMBARAJAH KE ATAS TINDAKAN-TINDAKAN YANG TERLIBAT DALAM SESUATU AKTIVITI ATAU PROSEDUR.

SIMBOL-SIMBOL YANG DIGUNAKAN:-

TINDAKAN ( LANGKAH ) DALAM PROSES KERJA

ALIRAN

PILIHAN/KEPUTUSAN( DECISION MAKING )

TINDAKAN SERENTAK

PENYAMBUNG


CONTOHCONTOH

CARTA ALIRAN KERJA BAGI URUSAN PERSARAAN WAJIB 55/56/58

Teliti senarai pegawai dan kakitangan yang akan bersara wajib (umur 55/56/58 tahun)

Dapatkan fail peribadi

Sediakan dokumen-dokumen persaraan

Hantar draf untuk ditaip.

Hantar untuk tandatangan Pegawai

Hantar ke Bahagian Pencen Jabatan Perkhidmatan Awam. Dapatkan fail pegawai berkenaan

Terima kelulusan daripada Bahagian Pencen

Dapatkan fail pegawai berkenaan

Buat pembetulanSemak

TIDAK

Semak butiran dalam buku Perkhidmatan

Lengkap

Rujuk pada pegawai berkenaan/bahagaian

Sediakan Penyata Perubahan (Kew.8) dan rekod dalamBuku Perkhidmatan

Sediakan Sijil Persaraan


CONTOHCONTOH

CARTA ALIRAN KERJA BAGI PERATURAN PERMOHONAN MEMBAWA MASUK BURUH ASING UNTUK BEKERJA DI SEKTOR LADANG DAN PEMBINAAN DI MALAYSIA

Terima permohonan daripada Jabatan Imigresen untuk ulasan.

Teliti permohonan dan minta pemohon asal kemukakan bukti mengenai usaha bagi mendapatkan pekerja tempatan seperti berikut:

(a) Keratan iklan di akhbar.

(b) Poster.

(c) Surat pengesahan daripada Penghulu.(d) Laporan daripada Pejabat Tenaga Rakyat.

Terima dokumen-dokumen berkaitan daripada pemohon asal

Semak samada permohonan lengkap.

Sediakan syor ke atas laporan dan serahkan kepada Ketua Pengarah untuk keputusan.

Buat keputusan permohonan berdasarkan syor.

Serahkan keputusan permohonan kepada pegawai untuk tindakan pemberitahuan.

Maklumkan keputusan permohonan kepada Jabatan Imigresen

Kembalikan dokumen kepada pemohon asal untuk dilengkapkan dan salinkan kepada Jabatan Imigresen

LengkapYA

TIDAK


CONTOHCONTOH

CARTA ALIRAN KELULUSAN ELAUN TANGGUNG KERJA

Terima permohonan daripada Jabatan.

Semak borang permohonan lengkap/tidak lengkap.

Sediakan Penyata Perubahan (Kew 8)

Tidak lulus.

Sediakan Memo dan format yang berkaitan untuk kelulusan KSU/TKSU.

Kemukakan ke Bahagian Kewangan.

Rekod dalam buku Rekod Perkhidmatan

Maklumkan keputusan kepada Jabatan

Kembalikan dokumen kepada Jabatan untuk dilengkapkan

Lengkap

Lulus

TIDAK


CARTA ALIRAN KERJA : MENYEDIAKAN KURIKULUM KURSUS

Rujuk laporan kajian keperluan latihan jika ada

Bincang dengan Penyelaras Program mengenai rangkadan konsep

Kumpul semua maklumat berkaitan

Tentukan jenis kursus dan kumpulan sasaran

Tentukan kaedah latihan untuk mencapai objektif kursus

Kemukakan draf kertas konsep kepada Penyelaras Program untuk ulasan dan komen

SETUJUTIDAK

Siapkan laporan

Bentang dalam mesyuarat Jawatankuasa PembangunanKurikulum

Lulus untuk jalankan kursus

Buatpindaan


MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL

TIDAKBuat pembetulan dan pindaan yang berkaitan

YA

TIDAK

YA

Buat pembetulan dan pindaan yang berkaitan

Kaji keperluan latihan pegawai dengan menggunakan Borang Analisis Keperluan Latihan

Buat ringkasan keperluan latihan pegawai berdasarkan jenis latihan, kos latihan, nama pegawai, penyedia latihan dan lain-lain yang berkaitan.

Kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Latihan

Memohon kelulusan pakej hotel dengan Bahagian Kewangan

Hubungi penyedia latihan bagi mendapatkan tarikh dan butiran lengkap yang berkaitan program yang dirancang

Semak status permohonan dengan Bahagian Kewangan

Sediakan perkara berikut:i) Surat tawaran kepada pesertaii) Surat lantikan penyedia latihaniii) Surat/memo lantikan penceramah/fasilitatoriv) Surat pengesahan hotel jika adav) Surat lantikan urusetia kursusvi) Pesanan kerajaan

Dapatkan tandatangan Ketua Bahagian


Dapatkan maklumbalas kehadiran peserta kursus dan cari penganti bagi mana-mana pegawai yang tidak dapat hadir

Jalankan kursus seperti yang ditetapkani) Masa/Tarikh/Tempatii) Senarai kehadiraniii) Dokumen latihan yang berkaitaniv) Peralatan latihan yang berkaitan

Sediakan sijil kehadiran kursus

Edar surat kepada individu berkaitan

Dapatkan kebenaran Ketua Pengarah bagi urusan pengeluaran sijil kehadiran kepada peserta kursus

Terima laporan kursus, Borang Maklumbalas Kursus & Sijil




Serahkan sijil kursus ke Bahagian Pentadbiran untuk direkodkan dalam Buku Perkhidmatan Pegawai

Buat penilaian pasca kursus

Semak status pembayaran

TIDAKBuat pembetulan dan pindaan yang berkaitan

Urus tuntutan bayaran yang berikut: i) Tuntutan perjalanan peserta kursusii) Fasilitator/Penceramahiii) Penyedia latihaniv) Hotel tempatan jika ada

Semak laporan kursus



TeraturTIDAK

Lengkap dan kemaskinikan


TERIMAAN MELALUI PERBANKAN INTERNETTERIMAAN MELALUI PERBANKAN INTERNET

Debit terus

Log masuk ke portal bank

Pilih jenis dan kaedah bayaran

Sekiranya bayaran di buat melalui Debit terus/kad kredit

Berjaya

Pilih akuan bank dan lakukan transaksi

TIDAKRujuk arahan portal bank

Cetak akuan pembayaran dari paparan portal

Cetak /muat turun LUH

Kemaskini rekod Kewangan


Ada perbezaan

Sediakan penyata pemungut

Maklumkan kepada Bank

Semak LUH dengan Penyata Bank

Pindahan wang ke Akaun Terimaan Kerajaan




SENARAI SEMAK






SENARAI SEMAK/ CHECKLISTSENARAI SEMAK/ CHECKLIST

CHECKLIST IALAH SATU DOKUMEN YANG MENYENARAIKAN LANGKAH ATAU KERJA YANG PERLU DIAMBIL TINDAKAN SECARA TERSUSUN DAN RAPI BAGI MENGELAKKAN TERTINGGAL PERKARA-PERKARA PENTING.

CHEKLIST BERFUNGSI SEBAGAI PELAN TINDAKAN DALAM MELAKSANAKAN SESUATU AKTIVITI.

MEMBERI PERINGATAN DAN SEMAKAN KE ATAS TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL.




KEPENTINGAN SENARAI SEMAK/ CHECKLIST

MENGELAKKAN DARIPADA BERLAKUNYA KECUAIAN, LUPA, KESILAPAN DAN LAIN-LAIN.

MENJADI ASAS KEPADA KAWALAN KESELAMATAN TERUTAMA AKTIVITI TEKNIKAL SEPERTI JADUAL PERJALANAN UDARA, LAUT DAN SEBAGAINYA.

SEBAGAI ALAT PENGAWASAN YANG MUDAH DIRUJUK DALAM MENENTUKAN TAHAP PENCAPAIAN KERJA, MENGESAN KELEWATAN DAN LAIN-LAIN.


CONTOH CONTOH SENARAI SEMAK: MENGURUSKAN PENDAFTARAN KURSUSSENARAI SEMAK: MENGURUSKAN PENDAFTARAN KURSUS

Tindakan Tandakan( / ) Catatan

1. Menentukan kakitangan yang terlibat dengan pendaftaran

2. Menentukan perkara-perkara berikut ada di meja pendaftaran - Fail yang mengandungi program - writing pad - pensil/ pen - borang data peribadi - Tag nama - Senarai nama peserta - Buku resit pembayaran

3. Menentukan petunjuk/pandu arah ke tempat kursus telah dibuat dan diletak di tempat sesuai

4. Menentukan tempat pendaftaran dan petugas

5. Tentukan kaedah pendaftaran kursus

6. Maklumkan mengenai yuran pendaftaran

7. Taklimat INTAN dan kursus



SENARAI SEMAKMENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENYELARASAN

1. Tentukan perkara berikut dengan pengerusi mesyuarat: - Tarikh mesyuarat - Tempat mesyuarat - Agenda mesyuarat

2. Sediakan surat/memo jemputan menghadiri mesyuarat bersama borang maklumbalas kehadiran.

3. Edar surat/memo jemputan mesyuarat.

4. Dapatkan maklumbalas kehadiran mesyuarat.

5. Sediakan perkara berikut untuk persiapan mesyuarat: - Minit mesyuarat lepas - Ringkasan maklumbalas mesyuarat - Senarai kehadiran





SENARAI SEMAKMENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENYELARASAN

6. Pastikan perkara berikut semasa mesyuarat - Tempat mesyuarat dan peralatan - Makanan & minuman - Dokumen berkaitan - Rekod kehadiran

7. Sediakan draf minit mesyuarat dalam masa 3 hari dan buat semakan bersama Ketua Bahagian.

8. Dapatkan pengesahan Pengerusi Mesyuarat.

9. Edarkan minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat dalam tempoh 7 hari selepas mesyuarat.

10. Dapatkan maklumbalas tindakan susulan

11. Sediakan ringkasan laporan maklumbalas tindakan susulan daripada ahli mesyuarat.



SENARAI SEMAK URUSAN PERSARAAN WAJIB 55/56/58SENARAI SEMAK URUSAN PERSARAAN WAJIB 55/56/58


1. Semak senarai pegawai yang akan bersara wajib

2. Dapatkan fail peribadi

3. Sediakan surat kepada pegawai berkenaan memaklumkan tarikh persaraan dan borang- borang yang perlu dikemukakan a) Borang JPA.BP.SPPP.B01a

b) Borang JPA.BP.SPPP.B03

c) Borang JPA.BP.SPPP.B04

d) Borang JPA.BP.UMUM B01

e) Borang JPA.BP. UMUM B02

f) Borang JPA.BP.UMUM B04

CONTOHCONTOH


SENARAI SEMAK URUSAN PERSARAAN WAJIB 55/56/58SENARAI SEMAK URUSAN PERSARAAN WAJIB 55/56/58


3. Minta pegawai berkenaan mengemukakan a ) 3 salinan kad pengenalan b) 2 keping gambar saiz pasport c) 2 salinan sijil nikah d) 2 salinan kad pengenalan isteri/suami e) 2 salinan sijil beranak/kad pengenalan anak umur 21 tahun ke bawah

4. Semak dan dapatkan tandatangan pegawai

5. Terima dokumen dan maklumat daripada bakal pesara

6. Semak dokumen, cuti sakit dan laporan tatatertib

7. Sediakan surat untuk tandatangan pegawai dan kemukakan

dokumen ke Bahagian Pencen

8. Terima kelulusan daripada Bahagian Pencen

9. Bagi bakal pesara di Kementerian sediakan penyata

Perubahan dan bagi negeri buat surat maklumkan kelulusan

10. Catat dalam Buku Perkhidmatan

11. Sediakan sijil penghargaan


MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRANMENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR) SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKALBAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR) SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL


1. Kaji keperluan latihan jabatan dengan mengedarkan perkara berikut kepada semua kakitangan jabatan: a)Memo dalaman b)Borang Analisis Keperluan latihan

2. Dapatkan maklumbalas keperluan latihan kakitangan.

3. Buat ringkasan keperluan latihan jabatan berdasarkan: a)Jenis & kos latihan b)Nama pegawai c) Penyedia latihan

4. Bentang dalam Mesyuarat Jawatankuasa Latihan.

5. Mohon kelulusan Bahagian Kewangan Kementerian bagi pakej hotel.

6. Rancang perlaksaan program dengan menghubungi:a)Penyedia latihan / hotel tempatanb)Penceramah / Fasilitator




7.Keluarkan surat tawaran dan lantikan kepada: a) Peserta kursus b) Penyedia latihan c) Penceramah / fasilitator d)Urusetia kursus

8.Dapatkan maklumbalas kehadiran peserta kursus.

9. Laksana program seperti yang ditetapkan: a)Tarikh/Tempat/Masa kursus b)Pesanan kerajaan c)Senarai kehadiran d)Peralatan AVA jika ada (Komputer/LCD) e)Alat tulis yang berkaitan

9.Senarai nama peserta kursus untuk penyedia latihan atau hotel jika ada.

10.Sediakan sijil kehadiran kursus.

11. Dapatkan kebenaran Ketua Pengarah bagi urusan pengeluaran sijil kursus.




12. Terima dan semak laporan kursus yang dikemukakan oleh urusetia kursus atau penyedia latihan.

a)Senarai kehadiran b)Borang tuntutan perjalanan c)Pesanan kerajaan dan invois d)Laporan kursus e)Borang penilaian kursus f) Borang maklumbalas kursus / Sijil kursus

13. Urus tuntutan bayaran yang berikut: a)Tuntutan perjalanan peserta kursus b)Fasilitator/Penceramah c)Penyedia latihan d)Hotel tempatan jika ada

14. Sediakan ringkasan laporan yang merangkumi: a)Kos kursus b)Bilangan peserta c)Keberkesanan kursus

.




15. Serah sijil kehadiran peserta dalaman kepada Bahagian Pentadbiran untuk direkodkan dalam Buku Perkhidmatan Pegawai.

16. Semak status pembayaran di Bahagian Kewangan.

17. Buat penilaian pasca kursus selepas tiga (3) bulan dengan mendapatkan Borang Penilaian Pasca Kursus daripada pegawai atasan pegawai dalaman yang berkursus.


SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI






SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

SENARAI JAWATANKUASA YANG PERLU ADA DALAM FAIL MEJA ADALAH SEMUA JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI OLEH PEGAWAI SEKURANG-KURANGNYA TELAH WUJUD DALAM TEMPOH 6 BULAN

TUJUAN SENARAI INI ADALAH MEMBOLEHKAN PEGAWAI MEMBUAT PERSEDIAAN DAN PERANCANGAN AWAL SEBELUM HADIR KE MESYUARAT TERSEBUT DAN MEMBOLEHKAN PEGAWAI BARU YANG MENGAMBIL ALIH TUGAS MENGETAHUI JAWATANKUASA YANG PERLU DIANGGOTAINYA.

JAWATANKUASA PORTAL KMK INTAN - AHLI JAWATANKUASA

JAWATANKUASA PERTANDINGAN KMK - AHLI JAWATANKUASA

JAWATANKUASA KUALITI - AHLI JAWATANKUASA

JAWATANKUASA KEBERKESANAN KMK - AHLI JAWATANKUASA

KELAB KEBAJIKAN DAN SUKAN INTAN - SETIAUSAHA

MAJLIS BERSAMA INTAN - WAKIL INTENGAH

CONTOHCONTOH

SENARAI KEAHLIAN JAWATANKUASA/PANEL YANG DIANGGOTAI OLEH PEGAWAI PROJEK KANAN


SENARAI UNDANG-UNDANG YANG DIPERLUKAN






SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN

SENARAI UNDANG-UNDANG YANG DIPERLUKAN ADALAH PETIKAN KECIL DARI ARAHAN-ARAHAN RASMI YANG PERLU DIRUJUK OLEH PEGAWAI SEMASA MENJALANKAN TUGAS YANG MEMBOLEHKAN :

SESUATU AKTIVITI ITU DILAKSANAKAN DENGAN SAH.

MENJIMATKAN MASA MENGESAN ARAHAN-ARAHAN YANG DIPERLUKAN YANG BIASANYA DISIMPAN DIPELBAGAI BAHAGIAN/UNIT

MEMUDAHKAN STAF LAIN MEMBUAT RUJUKAN APABILA DIPERLUKAN.

1) Peraturan-peraturan Pegawai Awam(perlantikan, kenaikan pangkat dan penamatan perkhidmatan – PU.(A)176/2005

2) Perintah Am Bab B,C,E,F,G

3) Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib – PU.(A)396

4)Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 -Panduan Pengurusan Pejabat 5) Arahan Perbendaharaan

6) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007

7) Pekeling Kemajuan Pentadbiran Awam

8) SPP Bil 11/70 – Sukatan Peperiksaan Baru bagi Perkhidmatan Dalam dan Luar Negeri dan Perkhidmatan Tadbir Am

CONTOHCONTOHSENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN-PERATURAN YANG DIPERLUKAN OLEH PT(O) PERKHIDMATAN


SENARAI BORANG YANG BERKAITAN






SENARAI BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS

PEGAWAI

SENARAI BORANG-BORANG DALAM FAIL MEJA ADALAH BERTUJUAN MEMBANTU PEGAWAI BERKENAAN MENGETAHUI BORANG-BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGASNYA.

CONTOHCONTOH

SENARAI BORANG LATIHAN DAN KURSUS YANG DIGUNAKAN

1. Borang JPA(L)LDP1A962. Borang JPA(L)LDP1B96 3. Borang Analisis Keperluan Latihan Pegawai 4. Borang Mengikuti Program Pembangunan Kemahiran5. Borang Penilaian Kursus 6. Borang Laporan Perbelanjaan Program Pembangunan Kemahiran7. Borang Penilaian Pasca Kursus 8. Borang Maklumbalas Latihan9. Borang Tuntutan Perjalanan10. Borang Permohonan Cadangan Perolehan Terus Kerja/Bekalan Barang-barang dan Perkhidmatan11. Borang Elaun Pakar12. Borang Permohonan Untuk Menjalankan Tugas Sebagai Pensyarah/Penceramah

Sambilan Atau Pensyarah/Penceramah Sambilan Pakar


NORMA KERJA






NORMA KERJANORMA KERJA

NORMA KERJA IALAH JANGKA MASA ATAU LAIN-LAIN PENGUKURAN PRESTASI YANG TELAH DITETAPKAN BAGI MENYIAPKAN SESUATU KERJA. IA BOLEH MENJADI PANDUAN KEPADA PEKERJA SUPAYA TAHAP PRESTASI YANG DIHARAPKAN DAPAT DICAPAI SEPENUHNYA.




LANGKAH-LANGKAH LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN NORMA KERJAMEWUJUDKAN NORMA KERJA

DAPATKAN NORMA KERJA BAGI JAWATAN YANG BERKENAAN ATAU YANG BERSAMAAN DARI SUMBER-SUMBER YANG BOLEH DIGUNAKAN SEKIRANYA ADA DAN SESUAIKAN DENGAN JAWATAN, PERALATAN DAN MESIN DI PEJABAT.

JIKA BELUM ADA, WUJUDKAN DARI SUMBER-SUMBER LAIN, ATAU JALANKAN KAJIAN PENGUKURAN KERJA.




TEKNIK PENGUKURANTEKNIK PENGUKURANCONTOH PENGUKURAN

MENGHANTAR SURAT - MENAIP SURAT SERTA SAMPUL - MEMASUKKAN SURAT DALAM SAMPUL DAN LEKATKAN GAM - MASUKKAN SURAT DALAM PETI SURAT

PERINGKAT INI ADALAH MENENTUKAN MASA DAN KADAR MENJALANKAN TUGAS YANG MUNASABAH PADA TAHAP PRESTASI YANG DITENTUKAN, GUNAKAN CARA:

“ OBSERVED TIME” - MASA YANG DIAMBIL UNTUK MENJALANKAN SESUATU KERJA “ PEKERJA “ - PEKERJA MAHIR “ RATING TECHNIQUE” - UNTUK MENDAPATKAN KAEDAH YANG STANDARD IAITU DIBERI

SKEL 100 “ BASIC TIME “ - MASA YANG DIKEHENDAKI UNTUK MENJALANKAN TUGAS

PENGIRAAN : BASIC TIME = “OBSERVED TIME” X “OBSERVED RATING” STANDARD RATING

CONTOH : JIKA SESUATU TUGAS MENGAMBIL MASA 20 SAAT UNTUK DILAKSANAKAN DAN KADAR PEKERJA MENJALANKAN TUGASNYA 90 SAAT BASIC TIME IALAH :

BASIC TIME = 20 X 90 = 18 SAAT 100

CONTOH CONTOH

BIL

JENIS KERJA MASA YANG

DIAMBIL

JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIPROSES DALAM SEMINGGU

1. Mengurus pelantikan

115 minit 17 unit

2. Mengurus pengesahan dalam jawatan

151 minit 13 unit

3. Mengurus kemasukan ke dalam jawatan berpencen

195 minit 10 unit

4. Mengurus kenaikan pangkat

95 minit 21 unit

5. Mengurus pemangkuan

155 minit 13 unit

NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG DIIJALANKAN OLEH PT(P/O) PERKHIDMATANDIIJALANKAN OLEH PT(P/O) PERKHIDMATAN


NONORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG RMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG DIJALANKANDIJALANKAN

BIL

JENIS KERJA MASA YANG

DIAMBIL

JUMLAH UNIT YANG

BOLEH DIPROSES

DALAM SEMINGGU

1 Pengeluaran waran kepada agensi

5 hari 30 dokumen

2 Menguruskan Mesyuarat JK Penyelarasan

20 hari 4 kali setahun

3 Laksana Program Pembangunan Kemahiran

60 hari 20 dokumen


SENARAI BORANG TUGAS HARIAN






SENARAI TUGAS HARIANSENARAI TUGAS HARIAN

SENARAI TUGAS HARIAN IALAH FORMAT BAGI MENGINGATI DAN MERANCANG AKTIVITI UTAMA YANG PERLU DILAKSANAKAN PADA HARI BERKENAAN.

BOLEH DISEDIAKAN SAMA ADA DI SEBELAH PETANG ATAU SEWAKTU MULA BEKERJA DI SEBELAH PAGI.


CONTOH SENARAI TUGAS CONTOH SENARAI TUGAS HARIANHARIAN

NAMA : Siri Neng Buah

JAWATAN : Penolong Pegawai Kebudayaan

TARIKH : 16 Jun 2007

TUGAS SAYA HARI INI

CATATAN1. Mengaturkan perbincangan pameran Mistik di Galeri

2. Menyediakan draf ucapan KP bagi majlis perasmian pameran

3. Menyediakan draf surat jemputan kepada syarikat

Akan dipengerusikan oleh PP 1 Bilik Wau Tg. 5 jam 9.00 pg

Disiapkan sebelum 5 ptg hari ini

Akan ditandatangani oleh TP. Hendaklah diedarkan hari esok


BIL KANDUNGAN MUKA SURAT

1. Objektif Jabatan 1

2. Objektif Bahagian 2

3. Carta Organisasi Jabatan. 3

4. Carta Organisasi Bahagian 4

5. Carta Organisasi Kedudukan Pegawai 5

6. Senarai Tugas 6

7. Senarai Tugas, Kuasa Dan Hubungan 7

8. Peraturan-peraturan Pentadbiran

8-12

9. Proses Kerja 13,16,17

10. Carta Aliran Kerja

14,18

11. Senarai Semak 15,19

12. Senarai Undang-undang & Peraturan

20

13. Senarai Borang Yang Digunakan

21

14. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

22

15. Norma Kerja 23

16. Senarai Tugas Harian. 24

Kursus fail meja

Text of Kursus fail meja

Fail Meja Pra

Fail Meja Rafidah

FAIL MEJA KMS.docx

FAIL MEJA 2012

fail-meja rbt

Fail Meja Gmp

Contoh Fail Meja

Fail Meja n1

Fail Meja Pemandu

FAIL MEJA DISIPLIN.doc

Fail Meja n1_new

Fail meja pemulihan

Fail meja-pss

Fail Meja Ptm

Fail Meja GB.pdf

FAIL MEJA GMP.doc

Fail Meja Hkm

Divider Fail Meja

Fail Meja prasekolah

Fail Meja GPK.doc

fail meja biasiswa.docx

Fail Meja Pt

Format Fail Meja

Fail Meja 3k

kursus fail meja

Fail Meja Gpm

Panduan Fail Meja

Fail meja pk

Fail Meja Disiplin

FAIL MEJA - perbendaharaan.terengganu.gov.myperbendaharaan.terengganu.gov.my/images/pnt/failmeja/fail meja abd... · kandungan fail meja jawatan: pen. pegawai kewangan negeri (teknologi

Documents

Kursus fail meja

Text of Kursus fail meja